淺談如何做好新形勢下企業(yè)辦公室工作

摘 要：辦公室工作是企業(yè)決策的參謀部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企業(yè)的“中樞”、“耳目”和“窗口”，因此，做好企業(yè)辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率具有十分重要的意義。如何搞好企業(yè)辦公室工作，作為一名從事辦公室工作的負責人，本人感受頗深，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作，為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。作者就結(jié)合淮北勘探工程公司辦公室管理工作實際談些體會。

關(guān)鍵詞：企業(yè)" 辦公室" 接待工作

一、做好辦公室工作，需要仔細研究辦公室的各項職能

辦公室是一個企業(yè)不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導、參謀咨詢、信訪等多項職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對企業(yè)及其他部門的全局工作有著直接的、重要的影響。管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人，辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計算機網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。根據(jù)辦公室實際工作的要求，辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過硬的隊伍。辦公室人員要不斷學習，提高自身素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)新形勢下辦公室工作的需要。

二、如何履行辦公室工作的各項職能

要履行好辦公室工作的各項職能，應(yīng)做到“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。“一實”，即求實。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發(fā)，實事求是。就是工作人員作風要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實事求是。“一快”，即辦事要快捷利索，好中要快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責任心。切實做到日事日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領(lǐng)導交辦的、職工要辦工作。

“一博”，即博學。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識及各項法規(guī)政策。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學苦練，博采眾長，使自己成為復合型人才。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底扎實了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。還要做到“三心”，即耐心、專心、細心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿意。做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去。平時工作中還要細心，多觀察，多思考，自覺找工作中的不足，以不斷改進工作服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平。

三、要有“超前”意識，有效發(fā)揮參謀助手作用

強化參謀助手作用，履行參政議政職能是衡量辦公室工作水平的重要標志。領(lǐng)導者經(jīng)常要面對復雜的矛盾和難解的問題，辦公室工作人員就要積極發(fā)揮參謀助手作用，盡力為領(lǐng)導排憂解難，就是凡事要想在先、干在前。“想在先”，就是要立足當前謀長遠，想在領(lǐng)導構(gòu)思之先，謀在領(lǐng)導決策之前，要通過調(diào)查研究、收集整理各方面的意見，為領(lǐng)導決策提供信息和建議。“干在前”，就是要善于圍繞領(lǐng)導的工作意圖，對工作中暴露出的問題及時進行總結(jié)，提出補充調(diào)整意見，幫助領(lǐng)導理順關(guān)系，化解矛盾和問題，對看準了問題，要敢于向領(lǐng)導提出建議，當好參謀搞好服務(wù)。只有這樣，辦公室的各項工作才能從無序走向有序，從被動中贏得主動。工作要超前，就必須認真做好信息、調(diào)研等工作。一是及時、準確地向領(lǐng)導提供信息。要堅持為生產(chǎn)經(jīng)營、為改革發(fā)展、為領(lǐng)導決策服務(wù)的思想，認真開展信息工作，負責信息工作的同志，要留心聽、留心看、留心記，了解掌握方方面面的情況，準確靈敏反饋信息，當好“耳目”。二是扎扎實實開展調(diào)研。要關(guān)注“熱點”，開展專項調(diào)研，瞄準“亮點”，開展典型調(diào)研，跟蹤“難點”，開展系統(tǒng)調(diào)研，圍繞“重點”，開展決策調(diào)研。通過信息收集和調(diào)查研究，對全局工作做到心中有數(shù)，對常規(guī)工作要提前考慮安排，讓工作緊跟領(lǐng)導的工作思路。因此，“超前”既是效率的體現(xiàn)，更是領(lǐng)導科學決策的前提。

四、處理好關(guān)系到辦公室工作的“四個關(guān)系”

（一） 處理好“專”與“博”的關(guān)系，既要成為辦公室自身業(yè)務(wù)的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝。

企業(yè)辦公室多數(shù)是黨、政合一辦公室。這種情況下辦公室的“專”，是說自身業(yè)務(wù)，諸如在公文寫作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計等方面應(yīng)是相對的專家，應(yīng)在本單位起主導和咨詢中心的作用。說“博”，是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識，諸如預算管理、人力資源管理與企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當門外漢。某種意義上說，辦公室人員的“博”本身就相當于職能部門的“專”。這樣，才能達到辦公室工作不僅僅是服務(wù)功能，而且是全才。

（二） 處理好“動”與“靜”的關(guān)系。大家都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實寫照。人常說“先做人后做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要學會在“動”中干事，在“靜”中總結(jié)進步，使自己的知識、方法、性格、能力、品格素質(zhì)適應(yīng)新形勢下辦公室工作要求。學會做人，做事就可能事半功倍，的效果；反之，事倍功半，出力不討好，還可能招惹是非。

（三）處理好“虛”與“實”的關(guān)系，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西。作為企業(yè)辦事機構(gòu)，承擔黨務(wù)、行政、指導職工組織開展有關(guān)活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得職工群眾的理解和支持。如去年公司發(fā)生的職工上訪情況，我們?nèi)鐚嵓o錄辦理，做好疏導工作，平息了不該發(fā)生的風波。

（四）處理好“忙”與“閑”的關(guān)系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。忙與閑都是相對的，辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應(yīng)是一條張弛有度的曲線。首先要加強工作的預見性，每年的工作會、職代會的材料可以預知的，其它工作盡量避免和可以預見的工作。平時多觀察、多積累，有事就不用臨時抱佛腳。其次要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，同時處理好大量的一般性事務(wù)性工作。

五、如何把辦公室工作做得錦上添花

（一）注重效率和質(zhì)量，不斷提升自身素質(zhì)

要想提高辦公室工作效率和質(zhì)量，就需要從以下幾方面努力：一是要加強機關(guān)效能建設(shè)。一定要養(yǎng)成今日事今日畢，急事急辦，特事特辦的習慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作質(zhì)量與標準。辦公室工作從內(nèi)部來說面對的是領(lǐng)導、部門和員工，從外部來說面對的是公司往來單位、各部門，其工作和服務(wù)質(zhì)量的好壞不僅影響領(lǐng)導、部門、基層工作的運轉(zhuǎn)，而且影響到企業(yè)的形象乃至企業(yè)整體的正常運轉(zhuǎn)。因此，我們努力把辦公室的每項工作做到又好又快。三是要加強工作作風建設(shè)，辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴格按各項管理制度、按規(guī)矩和程序辦事，不能自作主張，自行其事。

（二）要營造舒暢和諧的工作氛圍

公司辦公室綜合事務(wù)多、人員少、壓力大，工作比較繁重，長期如此，必然會身心俱疲 ， 不僅損害身體健康，工作效率也會下降。因此，堅持勞逸結(jié)合，工作時全身心投入，休息時盡情放松，營造一種舒暢和諧的工作氛圍，也是做好辦公室工作的重要因素。定期組織部門職工舉行交心談心、學習交流等活動，通過活動增進了彼此溝通，融洽了彼此關(guān)系，促進了和諧部門的建設(shè)。實踐證明，職工在這樣一種和諧氛圍中工作，更利于調(diào)動工作的積極性，激發(fā)創(chuàng)造性，增強團隊協(xié)作意識 ， 工作效率會更高。

（三）銳意進取，不斷加強自身學習，努力提高業(yè)務(wù)能力 辦公室人員素質(zhì)。辦公室工作人員，是公司領(lǐng)導的左膀右臂，直接影響到領(lǐng)導的工作效率。不僅工作態(tài)度要好，善于處理各方面的關(guān)系，而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員，首先要發(fā)揮主動性和積極性，不要像個鬧鐘，扭一下，轉(zhuǎn)一下，有問題要自己尋求答案；其次要有較強的組織和表達能力，多思考，說話、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。辦公室工作很繁雜，可以說是千頭萬緒。比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學習，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）堅持不斷創(chuàng)新，逐步完善工作機制，反對因循守舊 創(chuàng)新是辦公室工作的持久動力。辦公室工作要善于找到和找準全局工作的突破口，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象，信訪企業(yè)和諧工程，規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等，制高和創(chuàng)新點很多，關(guān)鍵是要不斷解放思想，勤于思考，勇于實踐。

六、結(jié)語

總之，辦公室管理人員只有加強學習，進一步提高對辦公室工作特點和規(guī)律的認識，自覺圍繞中心工作努力創(chuàng)新管理機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高工作效率，才能真正做好辦公室工作，才能為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營多做貢獻，才能為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。

參考文獻：

[1]王曉敏，淺談如何做好企業(yè)辦公室工作，《企業(yè)導報》2011、8

[2]張曉林 ，淺談怎樣做好企業(yè)辦公室的管理工作《中國科技縱橫》2011、11