高職院校系級教學檔案管理研究

高新娟

摘要：在高職教學檔案的主體和核心就是系級的教學檔案，它是對高職院校中各系對教學管理和教學質量進行評估的重要依據。所以，積極研究高職院校各系中教學檔案的內容和作用，正確的認識系級教學檔案在管理中所產生的問題及其產生的原因，從而為我們今后對高職院校中系級教學檔案管理的加強和探索是十分重要和必要的。

關鍵詞：高職院校；系級教學檔案；對策

高職院校中的檔案主體是教學檔案，它對高職院校對系級教學檔案收集、整理、保存以及利用的重要部分。可是，由于眾多因素的長期影響和制約, 高職院校中的系級教學檔案卻工作十分的薄弱, 長期以來高職院校在系級教學檔案管理工作當中, 系級的教學檔案沒有引起高職院校相關領導的重視, 在日常的實踐工作當中高職院校往往只是對文書檔案給予一些重視，從而忽略了對系級教學檔案的收集和整理工作，導致了系級教學檔案的內容不全，品質不高以及管理分散等現象。由此致使這些系級教學檔案殘缺不全不能夠較好地反映出高職院校的教學活動和管理的工作全貌。因此，如何增強高職院校系級教學檔案的管理工作，促進高職院校教學評估工作順利的進行以及提高高職院校的教學質量，已成為我們目前高職院校教學檔案管理工作中所面臨的重要課題。

一、目前系級教學檔案工作存在的主要問題

1. 有關人員的檔案意識淡薄

首先，高職院校對教學檔案的重視不夠，缺乏專業性的指導。在我國各高職院系中，對系級的教學檔案進行收集和整理的工作一般都會由系教學秘書來進行承擔。但是，一般的教學秘書在檔案意識方面并不是很強，再加上對檔案管理專業知識的掌握不足，常常會把教學檔案管理工作想當然的認為成“故紙”的整理和裝訂，把教學檔案的管理工作認為成額外的附加工作，從而應付了事。其次，具體的工作人員對檔案管理的意識淡薄。部分教師對檔案管理的意識較為淡薄，從而使得檔案的資料收集工作變得相當困難。大多數的教學和教研人員對教學檔案的管理工作認識不夠，把備好課和教好書作為自己的職責，認為其他的事情與自己無關，甚至還會對教學檔案歸檔的工作產生抵觸的態度。

2. 缺乏規范性和程序化

由于系級檔案的管理工作并不十分成熟，相關的管理人員往往會忽視工作中的程序和規范化，使得教學檔案的管理工作缺乏科學性。甚至有時還會錯誤地認為檔案不會帶來直接的經濟效益，也不能發揮多大社會效益，從而將教學檔案的管理工作當成了可有可無的一項工作。還有一些高職院校對教學檔案的管理工作在整個學校教學、管理和研究中的作用理解不足，沒有制定出相應的規章制度或是實施的具體細則，基本都在靠工作人員主觀的理解去進行工作。這就造成了部分原始資料，或是沒有結論，或是沒有過程，或是沒有總結，甚至有些干脆就沒有材料等等。

3. 教學管理事務性與檔案管理專業性的矛盾

在高職院校中教學的管理工作具有事務性和綜合性的特點。目前我國各高職院校中系級的檔案管理人員多數由教學秘書來進行兼任，他們一般身兼數職，每天都有繁忙日常事務，再加上許對檔案管理業務知識的不熟，使得他們不會有很多的精力去顧及檔案的管理工作。系級教學檔案保存目前有兩種方法：其一是由系級的相關人員自行進行保存；其一則是在學校檔案人員的指導下進行管理。目前各高職院校對檔案管理并沒有統一的要求，所以，這兩種檔案保存方法都是可以的。但是，我們也要清楚的認識到，這種沒有統一管理的方式，很容易就會造成檔案的部分流失，使檔案的完整性得不保證。

二、加強高校院系教學檔案管理的主要措施

1. 強化檔案意識

首先，領導的重視是高職院校做好系及教學檔案管理工作的關鍵。所以，在進行系級檔案管理工作時，務必要爭取到各院系領導的重視和支持，把各院系的檔案管理工作納入到各院系的教學工作計劃中來。其次，要強化各院系中教學、科研以及管理人員對教學檔案管理的意識。他們對教學檔案管理工作的意識強弱，直接會影響檔案形成和歸檔的完整性。因此，一定要對他們的檔案管理意識進行強化，使他們真正的明確自身所承擔的檔案歸檔義務和依法對檔案進行利用的權利。

2. 健全檔案管理制度

檔案管理的制度是開展檔案管理工作的行為準則和依據。沒有有效的、科學的檔案管理制度，就不會有主要的、完整的院系級檔案，同時高職學院中個院系的檔案工作也會存在欠缺。因此，我們要制定或完善高職院校的檔案歸檔制度，明確檔案歸檔的范圍、時間和手續等。讓系級檔案制度內容更具體、更明確、更細致，從而讓教學、科研以及管理人員都能明確的知道哪些資料擁有保存和利用的價值。

3. 提高檔案人員的素質

高職學院中的各系要設立專職的教學檔案管理工作人員。目前，我國各高職院校中各個院系的檔案人員多數都由教學秘書進行兼任，可他們卻對檔案知識一知半解，對教學檔案的收集、歸類和整理等都較為隨意。因此，要做好高職院校中系級教學檔案的管理工作，就要努力的提高教學檔案管理人員的自身在檔案管理工作方面的素質。只有這樣一方面加強檔案管理專業知識的學習，另一方面加強案管理知識的專業培訓。才能不斷的取長補短，集合眾長，從而提高高職院校系級檔案管理工作的水平。

4. 做好教學檔案管理的監管和服務工作

高職院校中的教學督導人員和行政管理部門對教學檔案的管理狀況要特別的注意，要及時的對高職院校中系級教學檔案管理中的成績和不足進行評議，要對系級檔案管理工作中的不足提出具有針對性地整改意見，從而逐步的提高高職院校系級教學檔案的管理水平。于此同時，我們還要用積極的態度開展系級檔案管理的服務工作，并不斷的提高管理服務工作的水平。而高職院校中教務檔案的管理人員還要樹立期為第一線教學工作服務的信念。不斷地完善要為教學一線服務的具體辦法。

結論：

綜上所述，高職院校中系級的教學檔案管理工作，已經成為了整個高職院校教學管理工作中重要組成部分。所以，做好高職院校系級教學檔案的管理工作, 認真地為高職院校教學活動服務，對加強高職院校教學的管理、質量的提高以及教學研究的開展，都有著十分重要的積極意義和作用。

參考文獻

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