目前我國檔案管理方式創(chuàng)新探究

邢豐月

[摘 要]隨著我國社會主義經(jīng)濟制度和政治制度的完善，檔案管理工作也成為人們越來越重視的工作之一，做好檔案管理工作，可以對我國人才進行有效管理。隨著科技信息的發(fā)展，我國檔案管理方式也有了新的創(chuàng)新。本文就我國檔案管理方式的創(chuàng)新的重要性以及意義進行具體的探究。

[關鍵詞]檔案管理;方式;創(chuàng)新;探究

一、檔案管理方式創(chuàng)新背景

檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展是有一定的背景，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。

（一）傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增多的檔案資源

我國傳統(tǒng)的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱為主要方式，對所有的檔案資料進行統(tǒng)計、管理。隨著我國高校擴招的不斷發(fā)展，高校畢業(yè)生以及就業(yè)人數(shù)的不斷擴大，我國檔案資源越來越多。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創(chuàng)新極為重要。

（二）我國信息技術的發(fā)展

我國信息技術的發(fā)展為我國檔案管理方式的創(chuàng)新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業(yè)普遍都應用網(wǎng)絡檔案管理軟件進行檔案管理，這種網(wǎng)絡化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對網(wǎng)絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也要做相應的改進、創(chuàng)新。

二、檔案管理方式創(chuàng)新途徑

檔案管理方式的創(chuàng)新是社會發(fā)展的要求。檔案管理方式的創(chuàng)新途徑也是多種多樣的，具體表現(xiàn)如下：

（一）利用網(wǎng)絡技術來管理檔案

“ 把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。”因此，面對繁多的檔案資料，面對冗雜的檔案內(nèi)容，如何通過有效的管理方式來進行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網(wǎng)絡技術管理資源是進行檔案管理的重要的創(chuàng)新方式。利用網(wǎng)絡技術的系統(tǒng)性和人文性，通過計算機來整合相關的資源，繼而得出檔案管理的結果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。

（二）簡化檔案管理程序

傳統(tǒng)的檔案管理程序比較復雜，通過人工將所有的檔案進行歸檔、分類以及審核、轉(zhuǎn)遞甚至借閱，每個程序都有每個不同人在辦，需要各個部分的簽字。這種檔案管理程序比較復雜，在每個程序上都需要主要負責人進行簽字。因此，在今后檔案管理發(fā)展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責任誰擔負”的方式讓管理員進行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。

（三）檔案管理人員管理水平與素質(zhì)的提升

檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質(zhì)是關系到檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)也是當前檔案管理方式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。要讓檔案管理人員進一步認清檔案管理工作的重要性，將傳統(tǒng)意義上的慵懶的工作作風摒棄，以一種認真負責的心態(tài)對待檔案管理工作，同時積極參加各項培訓學習，以提升檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)。

（四）檔案管理范圍的創(chuàng)新

就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務員或者大型的國有企業(yè)，外資企業(yè)以及我國中小私營企業(yè)用到檔案的地方不是很多。而實際上隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，外資企業(yè)以及我國中小企業(yè)對我國市場經(jīng)濟的發(fā)展起著越來越重要的作用，已經(jīng)逐漸成為市場經(jīng)濟發(fā)展的主要組成部分。“越來越多的人加入到外企和私企的建設發(fā)展中去，這些企業(yè)的員工的檔案管理也顯得極為重要。”一個人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進行創(chuàng)新可以使得檔案資源成為一個人經(jīng)歷的有效見證。

三、檔案管理方式創(chuàng)新意義

檔案管理方式的創(chuàng)新對我國檔案管理的發(fā)展具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）提高了檔案管理的效率

檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的效率。通過對檔案管理人員素質(zhì)以及水平的培訓，使得他們認識到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時因為受到專業(yè)培訓的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。

（二）提高了檔案管理水平

檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的水平。通過網(wǎng)絡檔案管理工具的應用，能夠使得檔案管理更加系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，通過計算機系統(tǒng)對檔案資源的分析獲得具體詳細的數(shù)據(jù)，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。

（三）完善了檔案管理制度

檔案管理方式的創(chuàng)新有助于完善檔案管理制度。我們可以在對檔案管理工具、檔案管理程序以及檔案管理人員等方面的創(chuàng)新的過程中，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題。在這個發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的過程中，就是不斷完善檔案管理制度的過程。只有在日常的工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，才會在理論上不斷完善檔案管理制度。

檔案管理方式的創(chuàng)新是社會發(fā)展的需要，也是做好我國檔案管理工作的需要。因此檔案管理人員在日常的工作中，要做好自己的本職工作，要認真對待檔案管理工作，注重工作方式，通過積極有效的創(chuàng)新手段來做好檔案管理工作，提高檔案管理水平與效率，完善檔案管理制度，為我國的檔案管理事業(yè)做出貢獻。□ （編輯/穆楊）