關于高校教材管理和核算的思考

葛明鈞

教材是高校進行教學活動的基本工具，教材管理也是高校財務管理的重要組成部分。隨著教育體制改革的不斷深化與完善，高校近些年得到了長足的發展，截至2009年，全國在校本專科學生已達2144萬人，教材經費的核算在財務管理中的任務越來越重。如何使教材經費核算管理規范化、制度化、科學化，也是我們財務工作者要考慮的問題。

筆者近期在參與高校財務檢查中，發現教材管理中依然存在著不少問題。本文從財務管理的角度，針對如何做好高校教材經費的管理和會計核算，結合教材流轉程序提出相關的會計處理方法，和廣大同仁商榷。

一、高校教材管理中存在的問題

1.入庫出庫手續不科學

教材在到達庫房時，應辦理入庫手續。很多學校在教材辦理入庫手續時，不科學，不及時。有的學校僅僅對已經完成付款手續的教材進行入庫，或者在與書商結算教材款時方辦理入庫手續、未付款的教材不辦理入庫手續，甚至出現先出庫后入庫的奇怪現象。

2.庫存教材賬實不符

財務部門的教材庫存賬面數和教材管理部門的實際庫存數不符，價值也賬實不符，財務部門沒有能夠做到實時的監督和控制。一種情況是，財務部門對教材僅做代管處理，不進行教材庫存管理，收到學生教材款增加代管科目金額，與書商進行教材款的結算，減少教材款代管科目。二是財務部門設教材庫存科目，但僅僅在年底進行庫存盤點，財務部門以盤點數調整教材庫存數。

3.與書商的債權債務核算不清晰

很多學校在代管款項中核算教材，收到學生教材款增加代管款項，支付書商書款減少代管款項，真正與書商的債權債務在會計賬務上沒有直接體現，而是通過教材管理部門內部設置明細賬管理，與書商之間的債權債務關系很不清晰。

4.與學生結算教材款難度大

現階段高校一般執行的是預收書費，到學年結束時結算。由于欠費、學生學籍變動等原因，教材管理部門很難與每個學生進行教材款結算，一般都是結算到班級。

二、高校教材管理程序和核算方法

1.學生教材入庫

目前學生教材一般都是經過招投標后統一由中標書商提供教材，開學初提供教材，實際付款時提供教材款發票，財務部門據此付款。為了使學校和書商之間的債權債務關系能夠清晰在學校賬務中體現，在教材進入書庫時，不管有無教材發票，教務部門應核對采購合同單位提供的教材清單和教材，驗收教材的數量和質量，準確填寫《教材入庫單》，登記庫存教材明細賬，同時提供一聯給財務部門，財務部門根據《教材入庫單》，借記庫存教材科目，貸記應付貨款或者現金等科目。

2.學生領取教材

學生領取教材分兩種情況，一是零星購買，二是集體領取。零星購買只能在財務部門繳納教材款，嚴禁教材庫房管理人員直接收取教材款項。學生憑教材庫房人員開具的購書清單和《教材出庫單》到財務部門繳納教材款，財務部門收取教材款后蓋章確認，留一聯《教材出庫單》作賬務處理，借記代管教材科目，貸記庫存教材科目。教材庫房管理人員根據財務部門確認的出庫單發放教材并登記庫存教材明細賬。集體領取，一般以班級為單位到教材庫房管理部門領取教材，由教材庫房管理人員出具《教材出庫單》，由學生清點領取教材后簽字確認，在學期初教材發放工作后，教材庫房管理人員根據所有班級《教材出庫單》整理出出庫清冊，清冊必須提供每個學生的領取教材清冊和金額，連同《教材出庫單》提供財務部門，財務部門據此作賬務處理，借記應收教材款科目，貸記庫存教材科目。

3.學生繳納書本代辦費

高校一般實行年度繳費注冊制度，一學年繳納一次學費及代辦費，繳費時間為9月。新生入學按統一教材款預繳數收取，借記銀行存款等科目，貸記預收教材款科目；9月份老生按照教材管理部門提供上一學年度領取的教材款繳納，在教材款入賬時，借記銀行存款等科目，貸記應收教材款科目。這樣就保證每個學生在新學年開始時始終預繳一定數量的教材款。

4.學生辦理結余教材款

學生中途退學，應由教材管理部門提供學生當學年領取的教材清冊和《教材出庫單》，財務部門據此和其他相關文件辦理教材款的結算手續，如果領取教材大于入學初預繳數，則補交差額，借銀行存款等科目和預收教材款科目，貸記庫存教材款科目；如果領取教材小于入學初預繳數，則清退差額，借預收教材款，貸記銀行存款等科目和庫存教材科目。學生畢業辦理結余教材款結算，則根據最后一學年領取教材清冊和《教材出庫單》，賬務處理和中途退學一致。

5.支付書商教材款

由于所有書商欠款都通過應付貨款等科目進行核算，所以，支付書商貨款時，借記應付貨款，貸記銀行存款等科目。

6.教材庫存盤點

教材管理部門應定期對庫存教材進行盤點，掌握庫存教材情況，編制月（季）度庫存教材清冊和盤盈盤虧教材清冊。如月（季）度教材為盤虧，則教材管理部門應編制正式教材盤虧申請表，經主管部門審核批準后送財務部門進行賬務處理，財務部門根據盤虧表，借支出科目，貸庫存教材等科目；如月（季）度教材為盤盈，則編制教材盤盈申請表，財務部門借記庫存教材，貸記收入科目或者沖銷支出科目。同時，教材管理部門應對庫存教材進行清理，合理補充教材庫存，及時清理過時、毀損教材。清理教材應貸記現金、銀行存款、收入等科目，貸記庫存教材。

7.教材折扣處理

教育部2006年6月30日下發通知，明確規定“嚴禁各高校在教材和圖書采購活動中違反國家規定收受回扣、手續費或其他利益；為學生代購教材或訂購圖書產生的折扣收益，應讓利于學生。”教材的折扣應按此規定將教材折扣扣除必要的開支后全部返還給學生。一般現在高校都進行集體招標，折扣率基本統一，在進行會計核算時，可以按一定比例提取一定的金額作為教材采購的必要支出專款專用，按教材的碼洋價（定價）減去碼洋價乘以折扣率和學校提取率作為教材的入庫價格，按實付金額與書商結算。

三、結束語

高校教材應對教材管理制定嚴格的操作規程和制度并嚴格執行。教材管理部門應公開招投標采購教材，設專人管理教材庫，利用計算機加強對庫存教材的管理，建立嚴密的出、入庫手續，真正做到賬賬相符、賬實相符。財務部門應嚴格執行收支兩條線，加強教材款的統一管理，設置相關科目進行教材的會計核算，正確反映教材的購置、使用、出入庫和庫存情況，采取一定的方法對教材的折扣款進行會計處理，在減去必要的開支后應全部返還學生。另外，教材部門和財務部門要緊密合作，協調互動，使教材的管理和核算規范化、制度化。