施工企業會計電算化存在的問題與改進

詹 敏 章瑞文

一施工企業會計電算化的現狀和趨勢

1.施工企業會計電算化的現狀

自從財政部1994年發布《會計電算化管理辦法》以來，許多企業都逐步實施了會計電算化，取得了成效和不少經驗。但是由于施工企業財務管理的粗放性、財會人員文化程度低等多種困難，總體上會計電算化不能發揮應用的作用，對財務管理信息技術的采用明顯落后于其它行業。具體表現為：①只有少部分大型施工企業實施了會計電算化，采用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，并對會計信息進行分析、預測、決策，大大提高了企業財會管理水平和經濟效益；②大部分施工企業在運用電腦記賬、算賬等方面較為成熟，但對會計信息系統的使用不充分，或只是停留在財務管理系統的表面形式；③還有部分施工企業還處于會計電算化的啟動階段甚至觀望階段。

2.施工企業會計電算化的趨勢

首先，近年來許多施工企業因分公司、項目部點多面廣、流動性強，財務信息得不到很好的傳遞和收集；工程成本和財務風險得不到有效控制，產生種種經濟糾紛和債務，度日艱難甚至瀕臨破產，他們迫切需要實施會計電算化以加強企業財務管理的有效和效率。再者，國家建設部在“十五”重點實施技術中將信息技術列為第一位；積極推行施工企業電算化的實施。另外，施工企業的上級主管部門和相關方要求的各種報表都要求施工企業有一個良好的會計電算化環境。

由上述分析可知，施工企業的會計電算化既來之企業財務管理的自身需求，也來之政府、上級主管部門和相關方的要求和推動，因此施工企業會計電算化是一項亟待解決的而且十分艱巨的任務。

二、施工企業會計電算化存在的問題

1.施工企業會計電算化來之項目部、分公司的阻力

施工企業往往有很大部分分公司和項目部采用經濟承包制模式，尤其是民營施工企業，這些分公司或項目部不愿意投入一定的資金和精力來實施會計電算化，因為畢竟會計電算化需要添置計算機、開通網線和配置專門的人員，對于微薄的利潤來說也是一項不小的開銷。另外，部分項目經理在多個施工企業承包施工業務，處于“臨時”狀態，對會計電算化缺乏一個長期的打算。因此，施工企業在會計電算化的推行過程往往會受到下屬分公司和項目部的較大阻力。

2.施工企業會計電算化受到信息不對稱習慣勢力的影響

會計電算化的關鍵作用是對財務信息的收集、加工和處理以加強財務管理和風險防范。對于自營的分公司、項目部來說，公司層面（尤其總經理）需要及時獲得分公司、項目部的財務信息，對項目實施有效控制，因此對會計電算化很有積極性；但項目部卻不愿意公司對項目的工程成本和計量款支付以及現金使用等信息過多過細地掌握，認為這樣會失去項目經理的自主權而消極對待甚至有抵觸情緒；分公司層面認為對項目部實施會計電算化有利于對項目部財務狀況的掌控和財務風險防范，但卻又不愿意受公司的過多控制，處于矛盾之中。因此這種信息不對稱習慣勢力嚴重影響施工企業會計電算化的正常開展。對于經濟承包的分公司、項目部，他們認為會計電算化很可能會泄露原先招投標過程的一些商務機密，也不愿意公司過多了解和掌控施工過程的一些財務信息，因此他們對會計電算化的推行持消極態度。

3.施工企業在會計電算化上的認識不足

首先，對會計電算化工作內容的估計不足，認為會計電算化只是會計軟件的使用，只是財務管理人員和計算機技術人員的事，缺乏對基層財會人員的配置和培訓，致使會計電算化工作浮于表面不得深入開展。再者，對會計電算化的工作量認識不足，會計電算化涉及預算管理、成本管理、風險管理、財務管理等，在成本管理中又包括人工費、施工機械費和材料費，施工工地涉及的建筑材料種類繁多（多達數百種），數據的收集和輸入工作相當繁重，并且需要預算員、材料員、施工員和財會人員等一起參與，其結果在遇到困難時往往手足無措，對會計電算化工作失去信心而難以推行。

另外，施工企業在會計電算化的推行中急于求成，片面追求會計電算化功效的系統性和實施范圍的全面性而一哄而上，忽視會計電算化工作的計劃性、階段性和艱巨性，結果致使會計電算化工作十分盲目，困難重重而無功而返。

4.施工企業缺乏內部控制環境和會計電算化基礎

由于長期以來施工企業管理的粗放性，企業內部控制不力，致使出現對財務報表、賬目篡改輸入、另外編寫報表、修改程序代碼、越權操作舞弊等財務管理混亂現象，致使財務信息的完整性、準確性和有效性大打折扣，會計電算化失去應有的效果；再者施工企業缺乏財務管理制度和會計電算化管理制度的建設，往往在財務管理和會計電算化工作上職責不清、無章可循，會計電算化的正常開展得不到有力的保障，其結果會計電算化工作事倍功半，不能正常有序開展甚至中途夭折。

5.施工企業會計電算化在人力資源上的缺乏

人力資源不足是施工企業的通病，尤其是民營施工企業，有時連國家規定的安全員、質量員都嚴重缺乏，更不要說財務人員；而且財務人員普遍存在文化程度低，會計專業知識缺乏、上機操作能力差，習慣于手工記賬方法。因此，施工企業中既懂財務會計又有財務管理經驗且能熟練掌握計算機技術的“復合型”人才少之甚少；大部分財會人員需要長時間培訓和繼續深造才能基本滿足會計電算化崗位要求。總之，人力資源的短缺是擺在施工企業會計電算化面前十分嚴峻的問題。

6.施工企業會計電算化受手工會計記賬習慣的影響

在施工企業會計電算化的推行過程中，往往會發現諸多傳統手工記賬習慣與電算化方法的不同，讓財會人員感到難以適應，給會計電算化的推行帶來不少麻煩。如在會計核算中，對手工而言，借方紅字跟貸方藍字，核算結果是一樣的；但對會計軟件來說，由于借貸方取數設置的不同，核算結果甚至會出現錯誤。以銀行存款利息為例，因為利潤表對財務費用的取數來自其借方，如果這時收到的利息做到財務費用貸方而不是借方紅字（負數），報表中財務費用的取數就會為零，引起報表失真。再如業主單位或分包商在項目實施過程或結束時會撤銷或變更名稱，以杭州市某市政工程為例，浙江省錢江新城建設指揮部、浙江錢江新城建設指揮部和浙江錢江建設發展有限公司，同一家單位就有三種叫法，這在設置輔助核算時，手工賬不會弄錯，但電腦記賬就會被認為是不同單位，從而引起會計核算的混亂。

7.會計電算化軟件不能滿足施工企業的某些具體要求

施工企業普遍存在自營和經濟承包，經濟承包又分上交管理費的全數承包和上交管理費后的利潤按比例分紅的基數承包等多種模式，對預算管理、成本控制、工程計量款支付以及財務風險管理的要求和側重點均不同，相應的會計科目設置、數據收集和核算流程等也不同，因此需要對會計軟件進行改編和完善以滿足施工企業的不同要求。再者，在施工企業的財務管理中，有時需要對某些大項目或較特殊的工程項目建立獨立的財務報表，而現有會計軟件的財務報表系統就不能滿足類似要求。另外，施工企業因自身行業特點需要頻繁地設立、撤銷項目部以及分公司，需要將若干年的財務數據實現共享或合并，大多數基層單位是用了不同會計軟件，而這些軟件是建立在不同的操作平臺和技術規范上的，數據接口和使用方法也不同，在實際工作中有時不得不采取手工重新輸入的辦法來解決財務數據的合并或共享問題。

三、改進施工企業會計電算化工作的建議

1.切實解決分公司、項目部的阻力和不利影響

施工企業有必要把會計電算化工作的目標和考核指標納入到公司與分公司或項目部的經濟承包合同或協議書中，既明確分公司、項目部對會計電算化必須承擔的責任和具體工作，且確定公司在經濟投入和人員配置上扶持政策；另外制定會計電算化的保密制度和在管理模塊中設定信息獲取和共享的分級權限，解除分公司經理、項目經理的重重顧慮，從根本上解決分公司、項目部對會計電算化工作的阻力。

2.建立會計電算化工作的目標、計劃、組織機構和考核制度

只有制定會計電算化的工作目標、計劃，并把計劃逐層分解落實到人，才能把握各階段的工作重點和實際工作量，做到按需設崗、各崗位人員職責明確，確保對會計電算化工作的統一認識；建立以公司各級“一把手”親自抓的會計電算化工作組織機構，確保項目會計電算化組織機構的完整和具體工作人員的到位，強有力保證會計電算化工作的正常展開；建立有效的考核監督機制保障會計電算化工作的持續性，并及時掌握會計電算化的進展情況，發現問題及時解決。

3.加強施工企業內部控制及會計電算化管理制度的建設

加強施工企業內部控制，各級“一把手”以身作則，規范財務管理行為；建立軟件硬件管理制度、保密制度、上機操作管理制度、檔案管理制度、相關人員崗位責任制、考核辦法等會計電算化專項制度，促使會計電算化各項工作分工明確、職責到位、接口順暢和有序地展開，確保會計電算化有一個良好的環境和基礎。

4.加強會計電算化人才培育和財務人員的培訓

在公司范圍內，以財務人員為主，工程技術人員、計算機技術人員、經營人員等為輔，積極培育能夠進行日常財務管理、財務風險預警與防范以及和重大決策分析的會計電算化高級人才；加強對從事一線的財會工作人員實施多種形式、多個階段培訓，重點抓好上機操作培訓，確保財會人員及早接受、理解和適應會計電算化的要求。制定會計電算化的人才引進機制和獎勵機制，做好會計電算化的人才儲備，防止會計電算化人員流失，確保滿足會計電算化工作正常開展的要求。

5.逐步改進會計電算化軟件和完善會計電算化操作指導書

建立施工企業會計電算化軟件開發、改進技術小組，根據施工企業特點和企業生產經營管理模式，組織對會計電算化軟件滿足自身企業要求的技術攻關，以提高會計電算化軟件的適用性、有效性；加強信息化軟件界面的提示和數據的自動歸并、生成，減少人工輸入的工作量，以提升軟件的可操作性；編制并不斷完善會計電算化的上機操作指導書，讓每一個財會人員對會計電算化的上機操作都能較快地理解、接受和適應，消除手工記賬習慣的影響，切實提高會計電算化的基礎工作質量和工作效率。

6.分階段抓好會計電算化的試點和全面推廣工作

首先應根據施工企業的自身特點和外界需求，制定會計電算化的總體實施方案，根據會計電算化實施方案的要求（目標、計劃和驗收要求），明確會計電算化的具體工作內容，進行會計電算化試點工作。通過會計電算化的試點探索，對資金投入、計算機（包括交換機、軟件）配置、人員設置、財務管理模式等存在的問題加以解決和改進；對內部控制制度和會計電算化管理制度加以完善；對會計電算化軟件和上機操作指導書進行不斷完善，并通過試點成功后的驗收對會計電算化實施經驗加以總結，為企業會計電算化的全面推廣做好準備；在全面推廣會計電算化工作階段，要制定詳細的分階段實施計劃，切實解決人機資源配置和資金投入，根據各分公司、項目部的特點采取具體的針對性措施，做好會計電算化全面推廣工作和新項目覆蓋工作。

四、結語

施工企業會計電算化是一項十分艱巨的任務。能否較好地完成首先決定于分公司、項目部的理解、配合和支持，否則施工企業的會計電算化工作就無從說起。人力資源比計算機、信息交換機、軟件及其維護等投入更為重要，會計電算化人員的緊缺是施工企業迫切需要解決的問題。內部控制和管理制度的建設為施工企業會計電算化提供了重要環境和基礎，是施工企業會計電算化不可缺少的部分，它給會計電算化的有序、規范地開展提供有力的保障。會計電算化軟件必須有較強的適用性和可操作性，這樣會計電算化才具有現實意義，才能取得良好的成效，才能持續開展。實用的上機操作指導書可有效改變手工記賬的習慣和減輕會計電算化的繁重工作，加快會計電算化的進程。施工企業會計電算化應該分試點和全面推行兩個階段實施，在試點階段通過不斷摸索，確定適合企業自身的會計電算化模式，取得較為成熟的經驗，用于施工企業會計電算化的全面推廣可起到事半功倍的效果。