醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考

鄧 影

醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考

鄧 影

福建中醫(yī)藥大學附屬人民醫(yī)院綜合檔案室

闡述了醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設中的重要性和必要性，分析了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出做好醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化管理的具體措施。

醫(yī)院檔案管理 問題 創(chuàng)新思路

1 醫(yī)院檔案工作的重要意義

醫(yī)院檔案類別很多，其中包括醫(yī)院在建設和發(fā)展中形成的公務文書、病案、科研、基建、設備、財務、人事、聲像等各種載體、文件材料。這些資料都是醫(yī)院歷史發(fā)展過程中的原始記錄和見證，覆蓋著醫(yī)院各個部門，也是醫(yī)院工作中的重要組成部分。為了滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要，有意識地積累完整、準確、有價值的檔案，不斷加強醫(yī)院檔案資料的管理工作，提高醫(yī)院檔案工作的服務水平和服務質量，對推動醫(yī)院工作和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價值和借鑒作用。隨著現(xiàn)代信息科學不斷發(fā)展，醫(yī)院管理工作將不斷面對日益深化的醫(yī)療改革競爭的挑戰(zhàn)，如何加強醫(yī)院檔案管理，充分認識醫(yī)院檔案工作重要性，提高檔案工作效率和質量，是深化檔案工作現(xiàn)代化管理的根本任務。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案一體化管理的模式有待完善

由于醫(yī)院存在著醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房不足，有些醫(yī)院的檔案門類分散，病案、科研、財務、人事等檔案還由相關部門分散管理，不同的檔案有不同的保管方式, 由于各部門檔案庫房設施不足，存放條件不一，達不到檔案安全保管的標準，也未能按照規(guī)范管理進行必要的防范。再加上檔案管理人員不是專職、且人員素質參差不齊，對檔案的保存易造成缺失，甚至無法做到長期保存。由于分散管理，缺乏溝通，也不利于綜合檔案室對檔案信息進行分析、研究、開發(fā)和利用。

2.2 檔案文件材料歸檔難

醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學、科研為一體，以病人為中心的醫(yī)療單位。在日常工作中，各部門產(chǎn)生的檔案資料，由于歸檔制度和考核措施落實不夠，有些該歸檔的材料和載體，仍然留在各部門手中，為已所用。認為檔案材料一旦歸檔，平時利用不方便，致使檔案滯留。或者這些辦理完畢該歸檔的檔案材料要催促多時，才能送交綜合檔案室，造成拖延歸檔、查找困難，甚至造成資料散失。

2.3 檔案管理信息化仍存在弊端

隨著計算機技術、通信技術和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術為基礎的網(wǎng)絡環(huán)境的逐步形成，使檔案信息迅速向數(shù)字化方面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式和技術手段已越來越不適應信息化的發(fā)展潮流。但目前檔案的計算機管理僅限于目錄的輸入、輸出和檢索，在檔案信息數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡化等方面應用較少。醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著不盡人意的地方，例如利用電子文件歸檔，無論從載體形式、歸檔方法還是其本質屬性、來源都與紙質文件有所不同，電子病案作為舉證材料是否有法律憑證作用，電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定還有待認證，也有待進一步探討。

2.4 重檔案的收集整理，輕開發(fā)利用

醫(yī)院的檔案管理人員把大部分的精力放在檔案的收集、整理、保管上，對檔案信息的開發(fā)利用重視不夠，很多價值珍貴的檔案被束之高閣。檔案管理人員也不積極主動地深入到臨床一線了解需要，信息反饋不及時，編研“編”多“研”少，形式單一，大多都是一些文件匯編、目錄匯編、數(shù)字匯編，重點不突出。而真正知識性、學術性、帶有研究價值的編研成果較少，不能準確地對醫(yī)療、教學、科研工作起指導作用，檔案的潛在價值也不能得到充分的發(fā)揮。

3 檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 加強宣傳，增強檔案管理意識

領導重視是做好檔案管理的前提，加強領導檔案管理意識，強調檔案管理的重要性，把檔案工作納入與醫(yī)院建設同步發(fā)展，是對開展檔案工作起決定性、關鍵性的保證作用。醫(yī)院領導要把檔案管理工作提上重要議事日程及明確崗位職責，共同分析、研究檔案工作中遇到的問題，及時加以解決。并加強檔案管理經(jīng)費的投入，為檔案工作提供良好的條件。檔案管理人員要加大對檔案工作的宣傳，使檔案工作在醫(yī)院的管理中凸顯出重要的作用，做到人人都關心檔案工作的良好氛圍。各專、兼職檔案管理人員和各科室的文秘人員都應該不斷學習新知識、新技術，強化檔案管理現(xiàn)代化理念，從而進一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化管理。

3.2 實現(xiàn)綜合管理，提高歸檔率

一體化的檔案綜合管理模式也是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。因此，為保證檔案歸檔的完整性，將各部門、各門類、各種載體的檔案材料均交醫(yī)院綜合檔案室統(tǒng)一管理，建立醫(yī)院檔案與其他信息管理一體化的管理模式是有必要的。醫(yī)院檔案材料的收集，是醫(yī)院檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案材料收集不齊全，就會影響醫(yī)院檔案的質量。只有建立宏觀性、整體性的檔案信息，才能確保檔案的歸檔率。

3.3 提高創(chuàng)新意識，強化服務理念

檔案管理人員要更新與檔案現(xiàn)代化管理不相適應的思想理念，增強創(chuàng)新意識，提高自己的綜合能力，改變以往“重保管，輕利用”的封閉式和半封閉式的坐等服務。要隨時掌握檔案收集的主動權，及時了解科室對檔案工作的要求，做到熟悉室藏，準確無誤地提供檔案信息。在服務方式上變被動服務為主動服務，在服務標準上要優(yōu)質、便捷、及時和周到。檔案管理人員必須充分利用檔案管理和開發(fā)檔案信息為平臺，提高檔案利用價值的開放式服務，樹立起為全院服務的主導思想。

3.4 加快推進檔案信息化進程

隨著信息化的飛速發(fā)展，電子檔案將成為檔案的重要組成部分，計算機用于檔案管理已不再僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索方面，檔案數(shù)據(jù)資料存儲和工作流程的信息化，也由傳統(tǒng)的紙質轉向計算機管理的數(shù)字形式。檔案載體的多樣性，在網(wǎng)絡中的表現(xiàn)也呈現(xiàn)出形式的多樣化，如復制技術、縮微技術、聲像技術等。這些檔案創(chuàng)新的載體應用于檔案管理，大大提高了電子化管理水平。而檔案管理現(xiàn)代化的趨勢，是建立科學的檔案管理模式，加速現(xiàn)代技術的應用。只有加強網(wǎng)絡建設，應用計算機數(shù)據(jù)庫建立檔案信息系統(tǒng)，有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的管理，達到電子化、網(wǎng)絡化、動態(tài)化以及數(shù)字化的信息存儲,才能大大提高檔案的收集、存儲、開發(fā)和利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時在檔案管理人員的人才培養(yǎng)中，既要使他們做到掌握檔案專業(yè)知識，又要懂得信息化知識。

3.5 利用室藏，做好檔案編研工作

檔案編研工作是檔案信息開發(fā)、利用的高級模式，是專業(yè)性和知識性較強的工作。檔案管理人員要面向醫(yī)院積極開展多種編研活動，原先僅限于全引目錄、專題目錄、案卷目錄的匯編已越來越不能滿足需求。檔案管理人員必須結合醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研的實際需要，和各個時期的工作重點，把編研工作列入醫(yī)院的工作計劃，要把落實檔案信息開發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)、檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為檔案管理水平和開發(fā)利用成效的主要考核依據(jù)。通過查閱檔案資料，對信息檢索匯總、分析，制訂出一個有目的、有步驟、有系統(tǒng)、可實施的編研選題，挖掘出檔案的潛在價值。除了平時做好《發(fā)文匯編》、《論文匯編》、《規(guī)章制度匯編》等，利用醫(yī)院發(fā)展歷史編制《院志》、《大事記》、《年鑒》、《歷任干部職務任免匯編》外，還可以利用現(xiàn)代化技術，對聲像檔案進行編研。有針對性地積極開發(fā)檔案資源，努力開拓檔案利用新途徑，拓展編研深度和廣度,多在“研”上下功夫，對室藏檔案信息進行加工提煉、濃縮升華。編研的選題多體現(xiàn)獨特性、新穎性，從而促進各項編研工作的進一步開展，使編研成果不僅能滿足黨政工作的需要，也能適應臨床一線工作的需要，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供更好的服務。

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