論秘書專業學生的語文素養

■王曉艷

秘書工作是人類社會發展到一定階段的產物。秘書活動產生的社會歷史根源包括兩個方面：其一是社會組織領導部門的出現；其二是文字的產生和使用。秘書的主要工作內容可以概括為“三辦”——辦文、辦會、辦事。而這“三辦”無一不與語文有著密切的關系。許多開設秘書專業的中高級職業技術學院或高校都把秘書放在中文系，甚至有人認為秘書是中文的一個分支，由此可見，秘書與中文關系非常密切，秘書專業的學生也必須具備較高的語文素養。文章從秘書職業的具體工作內容來談談秘書專業學生所需的語文素養以及應如何培養這些素養。

先說辦文吧。俗話說，做一個好秘書必備的工具是一支好筆和一張好嘴。秘書又叫文秘、文員，辦文是其最普遍最常見的工作任務之一。秘書的辦文工作涉及的有行政公文、事務文書、禮儀文書、生活文書、財經文書、法律文書等等。秘書專業的學生只要掌握一定的文字駕馭能力，具備良好的語言組織能力，基本的寫作基礎才能勝任此項工作。秘書的文書工作與中學時代的作文又有很大的不同，文書工作較多地屬于實用文體，寫作意圖明確，通常是領導授意寫作，語言明確、簡潔，莊重，主旨鮮明、務實，材料真實可靠，結構通常比較規范，故不能像寫中學生作文那樣隨意聯想，自由發揮。當然了，如果學生連中學生的作文都很難寫好，那么寫好公文之類的實用文體可能就更難了。很多學生中學語文沒有掌握好，看到作文就頭疼，到了大學就所有當然地以為終于可以逃脫了，而對于文秘專業的學生來說絕非如此。文書工作需要大量的閱讀、參考和練習。中學語文基礎較好的學生需要從另一個角度來學習寫作，學習實用文體與作文的區別；基礎較差的學生需要進一步加強鍛煉，閱讀較多的范文，模擬范文來寫作實用文。文書工作需要學生培養書面語的寫作能力，良好的語言組織能力以及嚴謹的思維能力。從另一個方面來看，文書工作也促進學生語文素養的提高，學生在不斷練習文書、參加文書例文的時候同時也在增強自己運用語言文字的能力。

再說辦會工作。按照會務工作的程序，可將辦會工作分為會前、會中、會后三個階段。我們來逐一闡述。會前，秘書通常要準備程序性文件——會議議程、會議日程安排、會議須知等，發布會議信息的會議通知，為領導起草會議講話稿。程序性文件通常有固定的規范化的格式要求，會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，通常包括開幕式、領導和來賓致辭、領導做報告、分組討論、大會發言、參觀或其他活動、會議總結、閉幕式等。日程是根據議程逐日作出的具體安排，一般以天為單位。會議須知通常是指對參會人員的要求、交通提示、紀律要求等。會議通知屬于文書工作中的行政公文的通知一類的告知性通知。講話稿兼有口語和書面語的特點，既要通俗易懂，又是寫在紙面上的。會前工作除了會場布置，很多工作都是與文字相關的。會中階段時，秘書可能是會議的主持人。因此秘書專業的學生要想做好會中的主持工作，就必須培養自己良好的語言表達能力，口齒清晰，音色優美，靈活應變，抑揚頓挫，文學功底較好。學生平時要多閱讀書籍，積極參加活動鍛煉自己的口才。會后階段，秘書要整理會議文件，將會議記錄整理成會議紀要，并編發會議簡報。這里就又涉及到實用文體的寫作了——會議紀要屬于行政公文，簡報屬于事務文書。寫好這些文書就必須具備較好的語文素養。

最后是辦事工作。秘書工作的特點之一就是繁雜性，事務性。秘書的事務工作除了辦公室日常事務，如接打電話，收發郵件，開具證明介紹信等，還有信息工作、信訪工作、接待工作、督查工作、溝通協調等等。這里基本每一項都涉及到語言交際能力、溝通能力、協調能力等口語表達理解的能力。秘書處于組織結構中的中心樞紐位置，處理好上通下達的工作，必須要有良好的交際能力。正如前所述，當秘書要有一支好筆和一張好嘴，處理與領導之間的關系，與同事之間的關系，與其他部門之間的關系還有與客戶之間的關系。

那么在高等職業技術學院中，我們應該如何培養秘書專業學生的語文素養呢？

首先是設置相關語文課程，主要有《現代漢語》、《大學語文》、《寫作與口才》、《經典名著欣賞與導讀》、《演講與口才》等，很多學校也把這些課程中的一兩門作為全校學生的公共必修課。根據我校的教學實踐反饋，這些課程一般都在新生入校的第一個學期開設，他們學習的積極性很高，也很有興趣，因為這些課程跟高中銜接緊密，但又不同于高中時期的純理論教學。第二，開展各種課內外活動。比如結合在《演講與口才》課程內，可結合教學內容，在班內組織演講比賽、朗誦會、辯論賽等。除此之外，在秘書專業的核心課程如《現代秘書理論與實務》中也可以開展類似的活動，當講到秘書的溝通協調時，教師可選擇相關案例要求學生進行分析討論，或者設置情景請學生在特定的情境中進行溝通協調的實訓，鍛煉他們的口語能力。還可以采用任務驅動教學法，給定一個特定的任務，將學生分組通過完成這個任務來鍛煉他們的口語表達能力、交際能力。課外活動，比如讀書會、文化節、話劇表演等，通過開展這些活動，鼓勵學生去學習，閱讀經典名著，思考，再表達。這不僅豐富了學生的課余生活，還提高了他們學習的興趣。第三，成立各種興趣小組，如寫作協會、書法協會、口才協會、演講協會等，有相關任課教師或較專業的人士擔任協會的指導老師。協會定期舉辦不同規模的活動。通過活動讓學生們在娛樂中學習，在娛樂中提高，相互學習，共同進步。第四、運用多媒體教學。教師選取口才類的節目，比如歷屆大學生辯論賽，組織學生觀看，然后分析討論。教師還可以找些詩歌朗誦的磁帶或CD來播放給學生聽，啟發他們。理論教學時，教師扮演著教官的角色，實踐教學時，教師則扮演著導演的角色。

[1]中國就業培訓技術指導中心組織編寫.秘書國家職業資格培訓教程基礎知識 [M].中央廣播電視大學出版社,2006（8）.