淺談開發企業檔案信息資源的重要性

■曹季荃

檔案是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項社會活動同步產生，與日俱增，檔案信息資源的開發利用工作也進入了新的發展階段，要最大限度地發揮檔案信息的潛在生產力作用。

我們國家的發展正是處于改革開放深入發展，經濟快速發展的新時期。檔案信息資源的開發利用工作也進入了新的發展階段，以服務企業為宗旨，提高服務質量和水平為目標，努力拓展企業檔案功能。

一、開發檔案信息資源的重要性

高科技的發展把我們帶入了信息化社會，我們檔案工作面臨著嚴重的挑戰。檔案是人類在社會活動、生產活動、科學實驗中形成的具有保存價值的真實記錄，它對于證明事件具有無可置辯的憑證作用和查考作用。同時，檔案又是一種信息，是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項社會活動同步產生，與日俱增，是取之不盡用之不竭的信息源泉，但檔案信息隱藏在檔案材料中，其作用是潛在的，人們利用檔案，不是利用它所依存的載體，而是取其中有用的信息，但利用檔案信息不是靠自然形成的浩如煙海的原始實體就能做到的，而必須依據信息所具有特性加以科學整理、加工，才能達到有效利用。

長期以來，由于我人對檔案信息資源重要性的認識程度不夠，仍有相當數量的人不知道檔案信息可供開發利用，沒有把開發利用檔案信息資源的認識提高到足夠的高度。盡管開發利用檔案作息資源的重要性和緊迫性提了多年，但大多數企業未能做出足夠的努力來適應企業經營機制的轉換以及信息時代的現實需要。目前，一些企業的檔案工作還僅僅停留在對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等實體管理上，而在檔案信息資源的開發利用上下的功夫很不夠。有些企業檔案管理人員只是安于充當“看門人”的角色，坐擁檔案庫，守著檔案柜、檢索卡片柜，坐等別人來查閱。提供利用還僅限于“你來我取”的這種最原始、最簡單的、被動的服務方式。但是當信息時代的發展速度超乎了人們的想象，“日新月異”不再是一個形容詞，而是實實在在地反映著社會的發展現狀。檔案部門也感到，若要保持與社會發展同步，就必須盡快地跨越到時代的行列里。

二、開發檔案信息資源的要求

（一）提高檔案工作人員的素質

當今時代，是一個科技高速發展，社會主義經濟建設迅猛向前的新時期，檔案工作人員要適應改革開放和現代化建設各項事業對檔案工作的要求，開動腦筋，研究問題，總結經驗，把握規律，不斷更新服務觀念，創新服務機制，改進服務作風，增加服務方式，提高檔案服務的及時性、針對性和實效性。要拓展服務工作思路，拓展服務工作領域，只要企業有需求，我們就要充分發揮檔案部門的信息資源的優勢和業務技術特長，為企業提供全方位的優質服務。

（二）加強檔案信息工作的基礎建設

基礎管理工作和開發利用工作構成了檔案信息工作的全部內容，沒有完善的基礎管理工作，開發利用工作將成為無源之水，無本之木，檔案信息開發利用工作的實踐表明，在基礎管理方面未雨綢繆則事半功倍，而臨渴掘井，則少慢差費。因此，加強基礎建設，是有效開發檔案信息資源的保證。其主要內容包括如下幾個方面：

（1）加強文件材料形成的保證體系，使歸檔材料完整、準確、系統、合格。

（2）拓寬檔案信息收集渠道，擴大信息存貯量。

（3）搞好檔案立卷工作，提高組卷質量。

（4）搞好檔案人員素質培訓，提高開發利用質量。

（5）完善檢索工具，加強檢索工具的深度，最大限度地揭示檔案信息的內容。

（6）建立檔案管理網絡，疏通檔案流通渠道。

（7）建立健全檔案的各項規章制度，保證檔案的完整與安全。

（三）用現代高科技手段開發檔案信息資源

開發檔案信息資源是一項創造性的再勞動，它可以使檔案產生新的使用價值，發揮檔案的社會經濟效益，有效地服務于企業生產建設。傳統的檔案工作手段越來越不適應日益發展的社會需求，必須配備一定的現代設備和技術。只有使檔案人員素質和現代高科技設備結合起來，才能更好地開發利用檔案信息資源。目前，計算機已成為檔案部門很普及的新技術，不僅應用計算機進行編目、檢索等一般管理，提高檔案信息存貯、處理和檢索能力，而且還能從浩瀚的庫存中迅速、準確地查找到任何一份檔案材料。還能深入到檔案內容的控制

三、開發區檔案信息資源的途徑

隨著高科技的迅猛發展，檔案信息在企業生產中的生產建設、經營管理中的作用越來越突出，企業經濟發展的快慢以及經濟效益的增長，在很大程度上取決于人們對信息的感知和攝取能力，企業是國家的經濟運行的主要載體，企業需要比以往更多的信息，檔案的價值體現越來越明顯。現階段開發利用檔案信息資源的形式多樣：比如說檔案咨詢服務、編研資料、跟蹤服務、公布檔案信息等，采取哪種形式，企業檔案部門可根據自身的實際需要，針對利用者的實際情況靈活運用，但宗旨只有一個，就是便“死檔案”為“活信息”，使檔案潛在生產力作用得到充分發揮。

因此，我們檔案工作人員要有緊迫感，加強學習，使檔案信息不斷擴展，信息渠道保證暢通，服務水平迅速提高，為企業增強競爭力提供服務。大力開發檔案信息資源，積極主動地、多向、多形式向社會提供利用。充分發揮企業檔案信息的經濟效益和社會效益，為企業各項工作和發展提供有效服務逐步建立和完善企業檔案制度，讓檔案工作更好地走向社會服務經濟。