煤炭企業檔案管理之我見

■李放

在知識經濟時代，各類信息多元化，檔案管理工作也隨之發生了很大變化。面對煤炭企業不斷的改革與發展，以及新時期檔案工作的新要求、新變化，對檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰。如何能夠把檔案工作做好，讓檔案管理工作在推動煤炭企業改革發展中發揮更大的作用？筆者淺談幾點拙見。

一、加強對煤炭企業檔案工作的重視

任何單位的任何一項工作只有單位重視了、領導重視了，工作才能順利開展。以做好安全生產、經營管理，取得經濟效益為目的的煤炭企業往往會忽略文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動，出現的是文件資料、技術資料流失的現象；甚至有的煤炭企業檔案工作的地位在企業改制中，出現擠脫現象。對檔案工作人員來說，他們應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視，以優質的服務吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業中的地位。

（1）檔案管理人員首先要愛崗敬業，為領導、各級管理人員、工程技術人員提供準確、真實、可靠的信息，為領導的決策，工程技術人員的科技攻關提供方便。檔案工作人員自己懷著滿腔熱情的去工作，忠于職守，在領導和同事心目中樹立了良好的形象，部門的地位也會逐漸提升。

（2）檔案管理人員要積極做好宣傳，使領導及干部職工增強檔案意識。要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案工作對單位長遠發展的影響，誘導和啟發領導重視檔案工作。

二、努力進行工作創新，實現檔案管理的規范化

檔案管理是一項專業性很強的工作，因此，作為煤炭企業的檔案管理人員，在學好檔案管理專業知識的同時，必須認真學習煤炭企業的安全生產知識，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好煤炭企業的檔案管理工作。

（1）檔案管理工作者要結合自己的工作崗位，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息知識的學習，努力使自己成為具備信息知識、煤礦安全生產知識和網絡知識的綜合型檔案管理人才，利用現代化技術管理檔案。

（2）檔案匯集著大量的知識，也記載著豐富的信息，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都按照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地為企業大發展服務。

三、穩定檔案工作人員，提高業務素質

煤炭企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識。由于沒有專職的檔案人員，檔案多是分散保存，極易造成檔案嚴重流失。面對這種現狀和檔案工作性質，企業要確定專人管理檔案工作，針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，以加強企業檔案管理工作。

要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

（1）建立教育培訓的運行機制。加強制度建設，建立良性的運行機制是檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。要建立繼續教育的約束和激勵機制，促使檔案工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，跟新知識，提高業務能力和水平。

（2）明確繼續教育的方向。繼續教育應該從煤炭企業檔案管理的實際要求出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。繼續教育應給檔案工作人員提供全面、系統的學習專業檔案知識的機會，特別是檔案管理方面的最前沿、最先進知識，給檔案管理人員提供吸收、補充檔案學新理論、新方法、新概念的機會，彌補一次性教育不足。要加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為檔案的數字化、現代化管理創造條件。

（3）進一步提高檔案工作人員對檔案管理的認識。由于煤炭企業檔案工作人員多為兼職，久而久之怨言在所難免，這就要在提高他們對檔案工作的認識上下工夫。

四、加強煤炭企業檔案管理標準化建設

（1）明確歸檔制度。煤炭企業的檔案屬于煤炭企業所有，煤炭企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。

（2）嚴格遵守煤炭企業檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。

（3）完善煤炭企業檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。