數字檔案館與實體檔案館的關系研究

周慶 楊嬋

(1.重慶理工大學 重慶 400054;2.西南政法大學 重慶 401120)

數字檔案館與實體檔案館的關系研究

周慶 楊嬋

(1.重慶理工大學 重慶 400054;2.西南政法大學 重慶 401120)

在電子時代，以計算機和網絡技術為后盾的數字檔案館打破了檔案利用上的時間、空間概念，利用數據庫和網絡，實現了檔案信息的遠程利用，最大限度的實現了檔案資源的共享。本文通過探討數字檔案館對實體檔案館的影響和兩者的關系，得出數字檔案館與實體檔案館互有優勢和弱勢，兩者相互依賴、長期共存、互助發展。

數字檔案館；實體檔案館；關系

2010年6月，國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》，其中對數字檔案館的定義為：“數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。”這一定義揭示了數字檔案館與實體檔案館的關系。

一、實體檔案館是數字檔案館建立的基礎

從檔案信息的來源看，數字檔案館的信息絕大部分來源于實體檔案館。數字檔案館的基本特征之一是館藏檔案信息資源的數字化，目前在這些數字化的檔案信息資源中，除了小部分是直接以數字形式形成并通過網絡傳遞、使用之外，相當大部分檔案還必須依靠傳統的實體檔案館去收集、整理、加工，然后轉錄為數字檔案后才能供網上使用。因此，數字檔案館的建設離不開實體檔案館，實體檔案館仍要建設好自己的館藏，并據此建設相應的檔案信息數據庫，這是數字檔案館擁有豐富檔案信息資源的保障，否則數字檔案館將成為無源之水、無本之木。

從檔案信息的保管來看，無論知識載體發生怎樣的變化，不管是紙質檔案還是電子文件，都需要由傳統的實體檔案館對其加以管理。數字檔案館所提供的電子檔案信息的原始性、真實性和可靠性必須依靠實體檔案館館藏的相關紙質檔案作保證。尤其是在目前電子文件的法律地位及安全保障問題還未得到徹底解決的情況下，實體檔案館的基礎和保障作用就顯得尤為重要。

由以上兩方面可知，數字檔案館是依賴于實體檔案館存在的，數字檔案館是實體檔案館的延伸，是實體檔案館不斷利用現代化的信息技術獲得自身發展后的產物。因此，我們也經常將數字檔案館表述為：“以數字化的實體檔案館為基礎資源，以計算機網絡為基礎設施，面向社會提供數字化檔案信息及其它相關信息的開放系統。”

二、數字檔案館賦予實體檔案館新的內涵

數字檔案館建設的目標不僅是通過數字化檔案信息對現有各種檔案信息資源進行補充和豐富，而更應該是建立以電子檔案信息資源為基礎的數字檔案信息服務。

實體檔案館以收藏印刷型載體的檔案為主，多致力于館藏檔案信息和館藏質量的建設。數字檔案館則朝著各種載體形式并存的方向發展，包括各種縮微載體、聲像載體、特殊載體等，這些都將大大增加數字檔案館的檔案信息資源入藏的種類和數量。而檔案館對外提供利用檔案信息服務的質量不僅由館藏檔案數量和質量來決定，還要取決于其綜合提供利用本部門、本領域、本行業、本地區乃至全國信息資源中的數字檔案信息服務的能力。只有多種載體的檔案信息資源并存，才能向廣大利用者提供準確、及時的檔案信息服務。數字檔案館作為完全以現代化技術為主體享有廣泛信息資源的共享系統，對檔案館館藏檔案資源建設又賦予了更新的內涵。

正是因為如此我們說建設數字檔案館，對于檔案工作本身而言“有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。”；對于社會發展而言“有利于促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優化，有利于提高各級政府公共服務能力，有利于促進社會主義文化的發展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對現代信息服務的現實需求。”

三、數字檔案館與實體檔案館長期共存，互助發展

首先，數字檔案館與實體檔案館將長期共存。一方面，數字檔案館與實體檔案館的基本職能都包括收集、整理、鑒定、保管、提供利用檔案信息資源，并采用各種手段為社會提供最大限度的服務等傳統的檔案館業務工作。只要檔案館存在，無論如何變革，這一基本職能都不可能改變。所不同的只是傳統業務面向的對象是實體檔案，而數字信息資源建設面向的是數字化信息。另一方面，紙質檔案與電子檔案“雙套制”并存的現狀決定了數字檔案館與實體檔案館將共存。在電子文件的法律憑證效力和安全保障問題沒有得到完全解決之前，紙質檔案與電子文件的“雙套制”并存保管局面的存在是必然的，并且這一現象將可能持續很長一段時間。即便將來某一天解決了電子文件的法律憑證效力和安全保障問題，以紙質檔案為主的傳統檔案仍然會由傳統的實體檔案館來繼續永久保存。

其次，數字檔案館與實體檔案館互助發展。數字檔案館有著多媒體存取、遠程網絡傳輸、智能化檢索、信息共享和超時空信息服務等優勢，但也存在著電子文件的法律憑證、長期存取和信息安全等問題。實體檔案館的優勢，恰恰是數字檔案館的局限，而數字檔案館的優勢又恰恰是實體檔案館的局限。只有兩者做到優勢互補，才能共同發展。

在檔案信息資源的建設上，實體檔案館館藏檔案原件是數字檔案館數字化檔案信息的重要來源；而數字檔案館則可通過先進的技術手段為實體檔案館豐富館藏創造條件。實體檔案館收集保管的本行政區劃或本專業系統內各立檔單位移交的檔案以及按照國家有關規定征集進館的社會零散檔案原件，通過數字化加工，進入數字檔案信息資源庫，成為數字檔案館數字化檔案信息中最基本、最核心的組成部分。數字檔案館的館藏內容不但包含實體檔案館館藏檔案的數字化信息，而且還有所擴展，它可以將Internet上的信息經過整理后作為本館的虛擬館藏，還可與電子政府、電子商務、社會公共服務信息數據庫、企業信息網絡等建立關聯，從而為實體檔案館豐富館藏提供有效的社會檔案信息線索與途徑。

在檔案信息資源的開發利用上，實體檔案館由于缺乏有效的開發利用手段，受時間和空間的限制不能迅速、廣泛地為社會提供檔案信息服務，因此也就限制了檔案信息價值的發揮。數字檔案館則可以憑借網絡優勢，不受時間和空間的限制，在極廣闊的范圍內發布數字檔案信息，提供方便、快捷的服務，從而有效地實現了檔案信息資源的共享。在必要的時候，又可以通過實體檔案館收藏的檔案原件或縮微品取得真實性印證，產生檔案信息的法律效力。

在檔案信息的保護上，實體檔案館明顯要優于數字檔案館。因為數字化信息可以很容易地被復制，不留痕跡地被篡改。計算機病毒、磁場、電磁脈沖等都對數字化信息和計算機系統具有破壞作用。由于信息技術的飛速發展，數字檔案館經常會遇到技術過時，需要更新硬件設備和軟件版本，需要把數據遷移到新型載體上去等問題。而在這種改變、更新、遷移的過程中很容易發生數據丟失。雖然我們的技術工作者已經在采取盡可能到位的措施解決上述問題，但是仍然無法完全杜絕。但是數字檔案館可以很有效地保護檔案原件。檔案資料在經過掃描之后，傳到網上提供人們利用，就可以減少人們到檔案館翻看檔案原件的機率，從而使檔案原件得到有效的保護。通過這樣的方式既提高了利用率，又可以同時供多人查閱，而且檔案原件不受影響。

在檔案信息的服務方式上，實體檔案館的服務以檔案館為中心，主要面向本單位、本地區已履行了相關手續的檔案利用者提供利用服務，其服務方式、服務對象都較為單一。數字檔案館以用戶為中心，以信息服務為主，可提供遠程服務，檔案利用者通過計算機網絡就能快捷而方便地獲得服務。與實體檔案館相比，其服務方式較多樣化，服務手段較先進化，服務面較廣泛化。可是實體檔案館的信息受時間與密級的限制不可能完全上網，數字檔案館中的所有信息也不是都允許自由訪問查詢的。因此對于需要利用這部分檔案的用戶來說，還必須到實體檔案館去，按照有關規定履行一定的手續才能獲得服務。可見，實體檔案館與數字檔案館在提供檔案利用的服務方式上，二者是缺一不可的，都十分重要。

四、結語

綜上所述，數字檔案館是建立在實體檔案館基礎之上的，數字檔案館的建設給實體檔案館帶來深刻的影響和變化，數字檔案館使實體檔案館功能得到延伸，效率獲得提高，數字檔案館使檔案館進入一個更高的發展階段。

參考資料：

[1]《國家檔案局辦公室關于發布<數字檔案館建設指南>的通知》（檔辦[2010]116號）

[2]薛四新、張曉:“論數字檔案館的共建與共享”[J].檔案學通訊，2010年第2期

[3]胡文莉:“對數字檔案館的理性思考”[J].浙江檔案，2007年第1期

[4]王保國.“數字檔案館建設中的若干關系”[J].中國檔案，2004年第11期

[5]趙忔、陳曉輝.“對‘數字檔案館’的簡單認識”[J].檔案學通訊，2003年第5期