對檔案統計工作的認識

魏志紅

（黑龍江省科學院 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案統計是檔案業務建設的一項基礎性工作，是了解和掌握檔案工作情況及規模的基本手段和科學決策的重要依據，同時也是對檔案工作監督檢查的有效工具。但從目前檔案統計工作現狀來看，還存在著許多問題和薄弱環節。一是重視不夠。有些檔案部門對搞好檔案統計工作的重要意義認識不足，沒有把檔案統計作為規范檔案工作的基本環節來抓，缺乏組織領導和分析研究，檔案統計工作不適應檔案建設和檔案事業發展的要求。二是內容簡單。上級統一下發的年度統計報表是為檔案行政職能部門對檔案工作進行宏觀指導提供依據的，相對比較概括和寬泛。檔案部門應適應檔案工作的發展變化，從檔案的靜態與動態管理兩個方面，設計檔案工作諸環節的統計內容進行統計，從中找出規律性的東西，為檔案工作決策提供準確依據。然而有的檔案部門除每年上報的統計表外，基本上沒有其它統計；有的檔案部門雖然進行了一些統計，但內容比較陳舊、簡單，不系統、不規范，反映不出檔案狀況及變化規律，難以指導工作。特別是在檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，簡單的檔案統計內容顯然已經難以適應實際需要。如對新型載體檔案的收集、鑒定、復制等需要通過科學的統計進行掌握；檔案管理現代化更需要用科學的統計進行總結，以便提高管理水平。有些檔案基本情況登記缺乏連續性，監督檢查不夠有力，平時忽視資料的積累，統計時只得翻卷獲取數據，基本以估計代替統計，隨意性比較大，統計數字不夠準確。同時，由于每次統計都離不開檔案實體，都要重新翻卷獲取數據，對檔案也造成了一定的磨損，不利于檔案的保護。統計人員沒有相對固定，有的缺乏必要的統計知識和能力，影響了統計質量。四是手段落后。近幾年通過目標管理，檔案部門整體建設上了一個新臺階，管理現代化水平有了很大提高，檔案縮微、光盤錄入、計算機檢索等先進技術手段的運用，大大提高了檔案提供利用的效率，但檔案統計工作相對滯后，基本上仍采用傳統手工方式，程序繁瑣，工作量大，時效性差。五是缺乏分析。檔案統計多限于數字簡單組合，應付檢查、總結和上報，缺乏深入分析；只重視用工作量反映成績，不注意將數據轉換為對檔案部門整體建設的分析，因而難以將近期效益與長期效益結合起來進行統籌規劃，使統計工作失去真正的意義。檔案統計工作中存在的這些問題，在一定程度上造成了對檔案工作情況了解不清、掌握不細，帶來了檔案管理的盲目性和提供利用的被動性，影響了檔案基礎建設和檔案事業的健康發展。

檔案部門要提高管理水平，必須要重視檔案統計工作，并采取切實有效的措施把這項工作做好，這樣才能適應新形勢發展的需要。

一、切實提高思想認識

科學技術的發展，使越來越多的新設備、新方法應用于檔案管理的各個環節，檔案統計工作也不例外，必須適應新形勢，確定新內容，采用新方法，不斷改革創新，在檔案事業發展中發揮更重要的作用。因此，要引導檔案工作人員轉變思想觀念，從加強科學化、規范化管理，促進檔案事業發展的高度認識搞好檔案統計工作的重要意義，以認真負責的態度自覺做好檔案統計工作。應把檔案統計作為檔案管理現代化的內容和檔案業務的基礎性工作來抓，擺上應有位置，認真抓好組織實施。應安排責任心強，工作認真負責，有一定統計知識和調查分析能力的人員兼管統計和登記工作，并注意加強統計業務培訓，提高工作能力。

二、科學設定統計內容

檔案統計工作的內容，總體包括檔案和檔案工作的基本登記和綜合統計。檔案統計一般包括檔案數量統計、檔案業務管理質量統計、檔案開發利用情況統計和檔案工作的條件統計。具體設定檔案統計內容，要本著系統性、實用性、時代性的原則進行。所以系統性，就是要認真分析檔案業務各個環節的相互關系，從整體上把握檔案工作體系，增強檔案統計的系統性。所謂實用性，就是設定統計內容要從實際需要出發，有利于指導工作且便于操作，即不能過于籠統，也不能過于繁瑣，以發揮統計工作在檔案建設中的最佳作用。所謂時代性，就是要隨著科學技術的發展和檔案管理現代化水平的提高，突破傳統的設定范圍，適時增設新的項目和內容，增加統計工作的科技含量，調整結構體系，為促進檔案管理現代化服務。如對館（室）藏檔案計算機錄入、光盤儲存、縮微處理等管理現代化情況，以及計算機、復印機、縮微機等現代設備的數量和運轉等情況進行登記和統計，掌握檔案管理現代化的進展情況，并為設備更新換代提供依據。

三、認真組織統計工作

統計工作是一項具體細致的工作，必須嚴格規范要求，認真組織實施，保證落實到位。一是要明確職責范圍。檔案基本登記應結合工作進行，誰從事某一項工作，誰就負責該項工作情況和登記；幾個人合作完成一項工作任務，要相對固定一人登記。檔案分類統計一般由業務部門固定人員兼管。二是要做到及時準確。負責檔案基本登記的人員要做到隨工作隨登記，負責分類統計和綜合統計的人員也要按時統計，并認真核對，做到準確無誤。在統計時間上，分類統計一般每月進行一次，綜合統計每年一次或根據需要隨時統計。進行登記和統計時，具體承辦人員要在表格上簽名，以示負責；人員變動時要認真交待，以保持統計工作的連續性。三是要加強監督檢查，實行層層監督檢查制度。部門領導要對統計情況全面把關，對分類統計及基本登記檢查負責；綜合統計人員對分類統計，分類統計人員對基本登記要分別檢查核對，保證檔案統計的準確性。四是要改進統計方法。運用計算機管理系統，建立館(室)藏檔案和檔案工作綜合統計數據庫，提高統計效率。為保持檔案統計工作的連續性，對檔案狀況統計核準后，應注意保存統計資料，以后可進行增減統計，需要時在原基礎上進行加減，以減少統計工作量和因翻卷對檔案造成的磨損。

四、重視加強統計分析

統計圖表的完成不等于統計工作的結果，不能將統計只看成是單純的數字綜合。沒有統計分析就難以反映檔案和檔案工作各要素之間的比例關系，難以找出存在的問題和規律性的東西，統計也就失去其掌握情況、指導工作的意義。因此，必須在統計數據的基礎上認真進行分析研究。統計分析要求統計數據準確，參考資料詳實，定量分析與定性分析相結合，全面分析、科學判斷。首先要整理統計資料，對統計數據和有關資料進行核實、分類和綜合；然后通過數據比較發現問題，包括現在與以往比，要素與要素比，并運用其它資料或通過實地調查分析原因，說明問題；最后要對所分析的問題作出結論，并提出解決問題、改進工作的意義和建議。統計分析要形成書面報告，以便領導和機關掌握情況，為檔案工作決策提供依據。只有這樣深入進行統計分析，才能充分發揮檔案統計工作在檔案事業發展中的作用，才能真正體現檔案統計的價值。