高校檔案館建設的思考

崔立影 李 群 曲同寶

（吉林農業大學檔案館 吉林 長春 130118）

檔案館作為學校的一個基礎文化事業部門，記載著學校發展的光輝歷史，作為一種重要的信息資源，高校檔案的管理工作將影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。

檔案工作畢竟不是學校的中心工作，不能指望學校領導自覺地、主動地重視和支持檔案工作，把檔案工作擺在一個很重要的地位。而今高校正處于改革發展的關鍵期,要求檔案工作上檔次、上水平。要想改變這種狀況，檔案部門必須首先靠自己，搶抓機遇以評估、校慶、檔案館升級、搬遷等為契機主動地有所作為，以貢獻求支持，以效益求發展。

一、加強檔案數據庫建設

引進適合高校檔案管理軟件，建設檔案信息數據庫，逐步實現網絡檢索。目前，各級檔案館在這方面進行了許多嘗試，如建立以全宗為單位的案卷目錄數據庫、文件目錄數據庫和全文數據庫。在館藏全文數字化還有困難的情況下，先逐步建立起一個“案卷級目錄中心”，再根據情況，有選擇地將利用價值和保存價值較高的珍貴檔案、特色檔案以及利用率高、需要量大的檔案進行數字化處理，建立專題文件級目錄數據庫，條件成熟后再建立所有的文件目錄數據庫，通過進行縮微、掃描、刻錄光盤技術，結合本館實際情況與目錄數據庫相配套，建立全文數據庫，試行全文檢索功能等，實現最大化的檔案信息資源共享。

二、建立檔案館主頁

隨著計算機互聯網用戶不斷增多，高校檔案館應該建立檔案館主頁和自己的服務器?？梢赃h距離、速度快、高質量地傳遞聲像、圖文和數據，發布檔案信息，利用網絡為用戶閱覽檔案信息并為其服務。檔案館主頁設計可突出學校特色，包括學校簡介、檔案館全宗介紹，檔案信息服務內容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、設置用戶信箱等。主頁設計要生動形象，有美感，主頁可鏈接到校園網，盡可能增加搜索引擎，供廣大師生和科技人員查閱，為教學、科研、黨政管理工作服務，使利用者在網頁上獲得有價值的信息。

三、大力開發檔案信息資源

檔案工作的根本目的是將檔案信息資源開發利用。為學校和社會提供各種類型的檔案業務服務，學校檔案的價值在于利用，在于為學校中心工作、為領導決策、為全校師生員工服務，這是高校檔案工作的永恒主題和根本目的，也是檔案工作者的神圣職責。因此，檔案部門必須突出服務這條主線，樹立良好的服務意識，以與時俱進、開拓創新的精神，積極拓展檔案服務工作的廣度和深度，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優質、高效的服務。

1.提供檔案陳列、展覽服務。這是學校檔案部門最重要的服務方式之一，也是最能擴大檔案部門影響、提高檔案部門地位的重要途徑。檔案部門應充分利用館藏檔案的優勢，發揮檔案的宣傳與教育功能。

2.提供檔案編研服務。這是體現檔案部門綜合實力和水平的一個重要方面，也是擴大檔案部門影響、提高檔案部門知名度的又一途徑。檔案部門應根據館藏檔案特點和特色，有選擇、有目的地開展檔案編研工作，為學校中心工作服務。如校史、大事記、年鑒、校友錄、《檔案工作管理規章制度匯編》等。

3.提供檔案報道、檢索服務。檔案部門可通過新聞媒體、互聯網、校園網和檔案館網頁等渠道，公布開放檔案目錄，介紹館藏珍品和檔案工作動態，提供檔案信息檢索與查詢，以引起學校和社會對檔案部門的關注。

4.提供檔案閱覽、咨詢和復制服務。這是檔案部門應該提供的最基本的服務方式。為方便利用者，提高服務效率，檔案部門應開辟專門的對外服務窗口，配備充足的接待人員，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求。

四、扎實立卷歸檔，提高案卷質量

1.通過加大部門立卷力度和實行年初對兼職檔案員利用軟件管理系統進行集中培訓、年末進行表彰等管理機制，從而激發兼職檔案員的工作熱情和責任感等方式來提高案卷質量和歸檔數量。

2.通過對案卷的構成和分類進行調整來提高案卷質量。由于全國高等學校本科教學工作水平評估每5年進行一次，每次學校都要組織大量的人力、物力、財力去準備評估材料，而大部分評估的原始材料都出自檔案館。在這種形勢下，我校檔案館依照本科教學質量評估體系（其中包括：辦學思想、師資隊伍、教學條件與利用、專業建設與教學改革、教學管理、學風、教學效果七個大的方面）對教學檔案二級類目設立進行了調整。如JX11綜合（學生運動會、教學評估、優秀教學評獎材料入此）；JX12學科與實驗室建設（專業設置入此）；JX13招生；JX14學籍管理（學生獎懲材料入此）；JX15課堂教學與教學教學實踐；JX16學位；JX17畢業生（畢業生（畢業生信息反饋工作入此）；JX18教材。既提高了本科教學檔案的質量水平，又方便了本科教學工作水平評估的材料準備工作。

五、培養和配備適應現代化管理需要的專業技術人才

隨著數字檔案館的發展，意味著檔案館在信息時代的重大轉型—實物館藏與數字館藏的混合并存。這種新型檔案館的出現，對檔案人才的素質要求也隨之越高。檔案管理人員如果不進行知識更新、改革知識結構、豐富新知識、新技術內容、也很難適應檔案事業的發展。隨著檔案管理技術、手段現代化程度的提高，科技進步促進了檔案載體的新變化，磁介質、電子檔案大量增加。采用現代技術、設備保護和管理檔案，為社會提供高質量、高效率檔案信息已成為現代檔案管理人員的必備素質。

總之，檔案管理現代化，任重道遠，需要全體檔案工作者的共同努力。在檔案管理現代化進程中，我們要立足現實，抓住機遇，努力創新，逐步提高檔案管理的效能。只有檔案的社會效益得到了充分發揮，對學校和社會起到良好的作用，檔案館的發展才能越來越受到各方的重視和支持。

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[2]凌小芯.關于培養復合型檔案人才隊伍的思考[J].山東檔案,2002,（2）.

[3]高力.論高等學校本科教學檔案管理與教學工作水平評估問題[J].檔案學通訊,2007,（3）.

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