整合檔案信息資源 創(chuàng)新檔案服務(wù)機制

樊繼紅

（富?？h低保中心黑龍江齊齊哈爾161200）

在現(xiàn)行管理模式中，大量的專業(yè)檔案資源管理分散，而檔案館保存著大量的機關(guān)文書檔案，反映當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)、土地資源規(guī)劃的城建、國土、房地產(chǎn)檔案等專業(yè)檔案沒有能夠做到集中統(tǒng)一管理。造成國家對檔案的保管保護經(jīng)費重復(fù)投入，公民利用檔案不便，而縣綜合檔案館為現(xiàn)實、為老百姓、為經(jīng)濟建設(shè)直接服務(wù)的資源太少，不能充分發(fā)揮檔案資源的作用。

一、創(chuàng)新管理工作方式和服務(wù)途徑

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力?？萍家獎?chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得很多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗為“至寶”，視專家和權(quán)威為“上帝”，日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。也就是掌握信息，積極參與，保證主動服務(wù)。尤其是關(guān)系到職工利益的有關(guān)政策、規(guī)定，我們保證這部分檔案歸檔齊全、準(zhǔn)確。

二、創(chuàng)新檔案工作管理模式

檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。在我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進行改革創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案部門要利用現(xiàn)代計算機技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)層次由“淺”變“深”。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，來提高檔案工作的技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段出“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要、又可避免檔案館因館藏數(shù)量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發(fā)館藏信息資源，更好地做好服務(wù)工作。

三、發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用

長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多、工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。

（一）檔案人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變服務(wù)意識

特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，不妨多一些敏捷，多一些膽魄與果斷，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，滿足企業(yè)各項工作的需要。從根本上轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，讓檔案服務(wù)創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的痛苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實地工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

（二）檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

（三）檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識

當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作上更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應(yīng)的制度，提出整體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

總之，檔案工作的行業(yè)特點，決定了檔案部門參與構(gòu)建社會主義和諧社會可以有很多切入點，要從更好地服務(wù)于全面建設(shè)小康社會這一目的出發(fā)，從著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，探索符合本地區(qū)實際的檔案信息資源整合形式，發(fā)揮檔案資源的最大效用。

[1]黃文鋒.整合檔案信息資源強化信息集成服務(wù)[J].浙江檔案,2010,（01）.

[2]白玉霞.淺談檔案信息資源的整合趨勢[J].山東檔案,2008,（04）.