淺談城建檔案信息化建設

闞躍鳳

（大慶市城鄉規劃局 黑龍江 大慶 166316）

淺談城建檔案信息化建設

闞躍鳳

（大慶市城鄉規劃局 黑龍江 大慶 166316）

信息技術日新月異的迅猛發展和在各行各業的廣泛應用，不僅對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，而且對城建檔案工作也提出了新的更高的要求。信息化為城建檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，城建檔案的信息化已成為了城建檔案界同仁們的熱點話題。

城建檔案信息化進程本身是一個任重道遠的過程，并沒有現成的成熟模式可供參考，在信息化建設的進程中，不可避免地會遇到各種各樣的問題。許多城建檔案部門并沒有真正了解自己到底需要什么樣的“信息化”，而是看到信息化撲面而來的滾滾浪潮，自已也就盲目地跟著大潮。進行城建檔案信息化最需要的是清楚地知道自己最需要的是什么？要將信息化進行到一個什么樣的程度？這些問題直接關系到城建檔案信息化的成敗，以下是筆者對如何實現城建檔案信息化建設的一些粗淺的認識

一、明確建立城建檔案信息化目的

就是城建檔案的信息化建設是就是以提升城建檔案管理水平為目的的。信息技術的應用可以改善傳統管理模式，但不能替代傳統管理而獨存，它是提升管理素質的助推器。城建檔案信息化建設一般包含如下幾個方面：一是采用目前成熟的城建檔案管理軟件實現城建檔案管理的自動化；二是建立從輸入、存儲、管理到利用的電子檔案管理系統；三是系統必須能提供基于網絡的檔案信息資源訪問方式；四是城建檔案信息資源必須通過嚴格的權限劃分和職責劃分在城市規劃、建設與管理系統內共享。其目標是通過全面采用先進的信息技術，最終實現管理的現代化。因此，我們首先要清楚地認識到城建檔案信息化的目的及意義，一切從業務出發，從管理出發，增強加快推進信息化的戰略意識，認清自身城建檔案建設狀況，增強加快推進信息化的使命感，全面把握加快推進信息化的有利時機，乘勢而上，為解決城建檔案管理的實際問題而做信息化。

二、建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實現信息化的目的是提升管理水平，最終目標則是更好地為城建規劃、建設與管理服務。通過信息化，城建檔案館更應成為城市建設的“數據存貯中心”和“信息服務中心”。成為城市建設信息的“數據存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認識，也發表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設將有效地促進城建檔案的提供利用，它可以通過一個網絡支持平臺上實現業務管理及信息服務。當然，城建檔案的網絡提供利用也有因城建檔案的機密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術的不斷發展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設中，必須要明了“三分技術，七分管理，十二分數據”的百練真經，沒有豐富的城市管理數據存貯的保證，信息服務也成為了空中樓閣。

三、城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優化管理模式，做好城建檔案的基礎工作。城建檔案的管理要有統一的規范標準，進館檔案要實現標準化、規范化、科學化管理。沒有了城建檔案的規范化管理，信息化也是無從談起。

其次需要總體規劃。可以說城建檔案信息化千里之行始于規劃。實事求是、有特色、有遠見的城建檔案信息化規劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風險、成效和進程。筆者冷眼看當今各地城建檔案信息化規劃，可以說信息化規劃談的不少，而真正全面地實施卻尚不多見，其戰略規劃都在不同程度上存在著閉門造車、脫離現狀、過分樂觀的情況。制定信息化規劃必須考察應用需求，作出盡量準確的需求分析。信息化建設需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負擔。因此，首先認真分析業務流程，確定恰當明確的應用需求，選擇項目優先次序，是制定城建檔案信息化規劃的關鍵。在一些城建檔案信息化建設項目中，由于對應用需求分析不夠，在不清楚要解決什么問題或能解決什么問題的情況下就盲目投資，購買硬件及軟件系統，從而導致失敗的例子也不少。其次，城建檔案信息化規劃須從實際出發，因地制宜。例如，對于信息化發展較快，信息技術較發達的地區，可以適當制定較高的目標，加快信息化的進程。如果說這些地方的信息化是大步流星往前走，那么信息化水平相對落后的地區就不要盲目跟隨，而要采取小步快進的戰略。最后，分清近期目標和長遠目標。近期目標是根據當前發展的需求和目前的信息化技術來確定短期的目標。長遠目標是指通過對技術發展趨勢的預見和發展趨勢的分析，來確定長期的建設目標。由于當今信息技術發展變化的速度很快，而信息化規劃必須跟上自身發展和市場環境的變化，因此定期修改長遠的信息化規劃，也是必需的。制定城建檔案信息化的戰略規劃，絕不僅僅只是一個城建檔案部門的事情。俗話說，隔行如隔山，由于城建檔案部門必竟對IT行業和信息技術不夠熟悉，信息化戰略規劃不妨讓政府信息管理部門也參與進來，讓其為我們出謀劃策。

最后，城建檔案信息化建設必須遵循“統一標準、互聯互通”的原則。信息技術的發展可以說是日新月異，其發展速度可以說是突飛猛進，在城建檔案信息化過程中應用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統的應用，而下一個信息系統的建設必須遵循上一個信息系統的編碼原則和技術規范，即所謂的“相互兼容”。

四、城建檔案信息化的建設需穩步進行

城建檔案信息化可以按照管理標準化階段、技術裝備階段、資源數據化階段和綜合信息化階段四個步驟進行。

1.管理標準化階段。簡單地說就是規范基礎建設的過程。前文中也提過加強基礎建設的必要性。沒有規范的城建檔案的基礎管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。

2.技術裝備階段。在此階段根據本館的的實際配備信息化所需的相應的設備及軟件，如計算機及其輔助設備、服務器、光盤塔、應用軟件等等。實際上，在此階段的工作非常關鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統，其功能、升級服務與技術支持等等軟件系統比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設而已。

3.資源數據化階段。就是將館藏的紙質檔案轉換為數字化電子檔案的階段。在此階段需要一個統一的規范標準，如轉換成何種格式、網絡是否支持其格式等等。

4.綜合信息化階段。此階段就是與信息技術、通訊技術充分結合的階段。把已數字化的信息如何進行檢索、信息的安全問題如何處理、查詢權限與范圍的限定、與網絡技術結合實行信息共享、整個系統的可管理性等等均在此階段進行。綜合信息化過程就是實現城建檔案信息化的最終過程。

城建檔案信息化是一個復雜的、長期的系統工程，涉及到政策法規、技術標準、軟件產品、硬件設備、網絡設施、系統集成、應用實施等方方面面，它本身也沒有一個固定的模式，只有階段性目標，沒有終極性目標。因此，推進城建檔案信息化必須要城市規劃、管理與建設諸部門與城建檔案部門緊密結合，各自按照各自的職能和責任，通力合作，共同推進。