高校檔案目錄數據庫建設點滴談

蹇文燕

（四川師范大學檔案館 四川 610000）

信息化、數字化的發展推動了檔案的信息化、數字化進程。檔案的數字化包括了檔案目錄數字化以及檔案全文數字化兩個方面。從全國范圍來看，各級各類檔案機構根據各自的具體情況都在逐步開展檔案的數字化工作，目前主要集中在檔案目錄數字化建設，也就是檔案目錄數據庫建設方面。關于檔案目錄數據庫建設，盡管有國家行業標準檔案著錄規則（DA/T18-1999）作為指引性文件，但很多單位目錄數據庫建設過程中仍然出現了很多問題，走了很多彎路。根據筆者參加高校檔案館檔案目錄數據庫（以下簡稱“建庫”）建設的實踐和體會，筆者認為在進行建庫時應當注意以下幾個方面。

一、做好建庫前的準備工作

（一）做好人、財、物基本設施的準備

在建立檔案目錄數據庫之前，首先要做好建庫前的準備工作，例如工作人員的安排、設備設施的購買、資金的籌集等等。根據本單位的人員配置情況，抽調一人或多人共同承擔整個建庫任務。同時通過利用現有資源或購買、租借等方式取得建庫所需的計算機、電腦桌以及其他可能用到的輔助設備例如縫紉機、裝訂機、歸檔章等等。此外，還應當根據對建庫工作的估計爭取單位領導財務上的支持。完成這些，只是完成了準備工作的一部分而已。

（二）做好對待建庫檔案的摸底工作

對待建庫檔案進行摸底，掌握庫存檔案實體整理情況是相當重要的。檔案的整理情況很大程度上決定了建庫的效率和質量?？梢酝ㄟ^查看已有的手工目錄或者單機目錄以及抽檢各門類的部分檔案來了解庫存檔案的整理程度。例如文書、科技類檔案的案卷題名是否準確，檔號、歸檔單位、起止日期、保管期限等項是否都填寫清楚，卷內文件是否需要去除金屬物、復印、編頁號、裝訂、蓋歸檔章等；聲像類檔案是否都有詳細的文字說明；檔案卷盒是否需要更換，是否需要進行除蟲處理等等。

掌握檔案整理情況后，建庫工作應根據利用率、重要程度、難易程度等分階段進行。同時也應保持相對的系統性，例如不宜將利用率高的涉及眾多門類的檔案拆散開來著錄等等。檔案目錄數據庫建設是一個長期的過程，要有一個長遠的計劃，一個一個階段逐步完成全部檔案的目錄數字化建設。一般來講先對利用率比較高的、重要的、容易的某個門類的檔案進行建庫，有經驗后再處理其他較為復雜的門類。建庫前，根據檔案原來的整理情況進行人員安排，若原整理基礎較好，只有極少部分需要改動，就可以邊著錄邊修改。但是修改的部分需要得到檔案工作人員的指導。如果有大量檔案存在諸如題名不規范或者完全沒有，無保管期限，案卷有發霉、蟲害、受損等情況時，應先組織人員對檔案進行整理，整理結束后再著錄。筆者曾經在成都市檔案局（館）參加民國檔案搶救和保護項目的著錄工作。由于該項目工程量大，耗時長，所以裱糊、切邊裝訂、著錄等各個環節都是分開進行的，由專人分別負責管理。人員配備較少，辦公場所比較緊張的檔案機構應當綜合考慮，統籌安排，以達到保證進度的同時保證質量。

（三）做好對建庫人員的培訓

建庫的準備工作還有一項就是對建庫人員的培訓。檔案機構的人員配置一般都比較少，而檔案目錄數據庫建設的工作量又大，因此需要借助“外力”。一般的地方性綜合檔案館進行數據庫建設時多采用服務外包的方式，比較小的檔案館或者綜合檔案室多采用臨時聘請人員專門從事此項工作的方式。在高校，采用招聘研究生助管以及勤工儉學學生的方式比較多。在對建庫人員進行培訓時除了基本的檔案著錄規則和著錄要求的培訓外，也應當注重工作紀律的要求。將工作的質量與工作的報酬結合起來，提高建庫人員的責任意識，保證建庫的質量。建庫工作中可能會接觸一些涉密檔案，這就要求建庫人員要有保密意識。同時建庫人員也有責任保證檔案的安全完整，如不允許檔案上涂改，不允許將檔案帶出工作區域等等。

二、做好建庫中的監控工作

在建庫過程中要實時進行監控，對出現的問題及時解決，并對建庫前的計劃進行修訂。無論檔案的再整理與建庫是同時進行還是分開進行，都必須加強過程干預和控制。檔案再整理的質量決定了建庫的質量。對再整理過程進行檢查，發現問題及時修改，保證再整理工作的質量。例如頁號的標識就相當重要，尤其是年代較為久遠的檔案。筆者遇到過這樣一個例子，在錄入上個世紀50年代形成的行政檔案時，由于卷內文件多，頁號編制很混亂，常出現斷號、重號等情況。著錄時按照正確的頁碼進行，但是沒有重新編頁號。在查找利用時發現雖然建庫了，但是查找很不方便，只能一頁頁地翻，不可避免地浪費了大量的寶貴時間。另外題名的準確性對檔案檢索的查全率和查準率的高低也起著決定作用。案卷題名和文件題名是檔案檢索的主要手段，是檔案利用者最為熟悉也最喜歡采用的檢索方式。題名的準確相當重要。筆者在建庫過程中發現，上個世紀七八十年代之前的案卷題名一般都是“××系/處文件材料”，完全沒有揭示卷內文件的內容特征，很不利于查找。諸如這種案卷題名如果在建庫時沒有修正，之后就更可能淹沒在庫房中，再無整理的契機。

目錄數據庫建設是一項基礎性工作，需要投入較多的時間和精力，因此不能急于求成。必須嚴把質量關，雖然檔案數據庫的建設以數量作為最直觀的顯示方式，但是質量才是根本。離開這個根本，數量再多也只是“鏡中花，水中月”。這就要求在建庫的過程中，要注意著錄的準確性。也就是說在檔案著錄過程中，要盡可能地完善各個著錄項，包括題名、時間、責任者、文（圖）號、類目、主題詞等等。著錄標引越準確，就越有助于利用者迅速準確地找到自己所需要的檔案。在大力開展目錄數據庫建設的時候，不能一味追求速度，加快速度的同時也應當保證建庫的質量。建庫初期，檔案工作人員對著錄要進行實時監控，發現錯誤，立即修改。筆者發現，由于建庫人員一般未接受過專業的檔案專業知識，加之建庫一般按錄入記錄數計工作量，著錄過程中常出現各種錯誤。以“南大之星”檔案管理系統為例，常出現的錯誤包括：將案卷級目錄與文件級目錄等同只錄一次、檔號錄入錯、保管期限錯、卷內文件題名錄入過于簡單、責任者選擇錯、文件時間錄錯等等。由于該系統默認為“繼承添加”的方式，因此第一個錄錯，很可能接下來的數據都錯，導致后期修改量非常大。因此在錄入初期對著錄的質量加強檢查的頻率，可以顯著提高著錄的質量。

在著錄過程中，除了保證準確性之外，還應注意對題名只有簡單變化的條目進行簡錄，如人事處歸檔的職稱呈報表、教職工報到證、教務處歸檔的學生成績表等等。以“南大之星”檔案管理系統為例，可將人員名單錄入一張表格，放入“全文”選項中。這樣，既可實現人名搜索，又能節約系統內存空間，提高對數據庫讀取的速度。

在建庫的同時，檔案專業人員對著錄數據進行逐條檢查后，應當以年度或者門類為單位及時提供檢索利用，以便在第一時間發揮目錄數據庫的實效，進一步推動目錄數據庫的建設。目錄數據庫建設的目的在于使用，只有使用才能發揮其實效，體會目錄數據庫所帶來的方便快捷，才能從另一方面說明目錄數據庫建設的重要性與迫切性，從而為目錄數據庫的建設與應用營造更良好的環境，進一步地推進目錄數據庫的建設。及時提供利用還有一個功效就是：根據對已著錄數據庫在利用過程中反映出的問題，及時對建庫的相應環節做出相應調整，以此來進一步提升目錄數據庫建設的質量，真正做到“以用促建、用建結合”。

三、做好建庫后的總結工作

建庫結束后，應當對建庫的工作進行總結。一般來說，建庫都是分步驟分階段逐步進行的。在完成一個階段的建庫工作后，應當及時對建庫工作的方方面面進行總結，這樣才能積累經驗，形成規范，為下個階段的目錄數據庫甚至以后的全文數據庫建設的開展提供借鑒和參考。

通過全面籌劃和參與一個階段的目錄數據庫建設工作，檔案專業人員的綜合能力和素質得到了鍛煉；通過“借助外力”，積累了檔案再整理與著錄的培訓、對建庫人員的管理等方面的經驗與教訓；同時為確保建庫工作的順利開展，形成了自己的《檔案整理要求》、《檔案目錄著錄注意事項》等操作規范和標準，這些都為今后開展目錄數據庫或者全文數據庫的建設工作提供了可資借鑒的寶貴經驗和工作方法。

[1]楊永明《建立檔案目錄數據庫中目錄錄入應注意的問題》云南檔案2005/6.

[2]李軍《如何進一步確立目錄工作在檔案工作中重要環節的地位》黑龍江科技信息2010/20.

[3]吳新宇《高質高效，積極推進目錄數據庫建設工作——浙江省檔案館目錄數據庫建設工作情況介紹》浙江檔案2005.3.

[4]洪桂榮,肖洪芳《基層檔案部門機讀目錄錄入工作中存在的問題》山東檔案2003/5.

[5]楊仲迎《對網上錄入檔案信息的思考》蘭臺世界2007.6.