新形勢下的檔案業務指導工作

逯國良

（青岡縣檔案局 黑龍江 青岡 151600）

檔案業務指導是檔案行政管理部門的法定職責，是依法行政的基本任務。認真做好檔案業務指導和服務工作是檔案行政管理部門義不容辭的責任。本文從普通檔案業務指導工作者的角度出發，就如何在新時期與時俱進地開展檔案業務指導工作，切實履行對基層單位檔案工作監督、指導職責，談談自己的看法。

檔案業務指導《檔案法》賦予檔案管理部門的行政職責，負責對本行政區域內的檔案館、各級機關及本系統所屬的企事業單位的檔案工作的業務監督與指導。隨著社會的進步，改革開放的不斷深入，市場經濟的逐步完善，檔案種類也趨于多元化，這就需要建立一套全新的檔案業務指導工作方法和體系。進入二十一世紀，檔案業務指導工作面臨著新的挑戰，同時也帶來了新的發展機遇。當前，檔案業務指導工作要大膽解放思想，勇于改革創新，加快實現檔案業務指導工作由傳統型向現代型的本性轉變，要樹立指導服務的理念，以信用檔案、社保檔案、社區檔案等新型檔案的業務指導工作為切入點，不斷完善社會事業領域的檔案工作。

一、加強法制建設，為檔案業務指導工作提供有力的保障

開展檔案業務指導工作是法律賦予各級檔案管理部門的重要職責，而不是一般的業務指導。1988年《檔案法》的頒布實施，使檔案工作有了法律的保障，檔案業務指導工作有了依據。因此，在新形勢下檔案業務指導工作都要以檔案法律、法規為準繩，不斷提高檔案服務質量，使檔案事業持續、健康發展。一是建立健全以《檔案法》為核心的地方檔案法律體系。要根據檔案工作的實際，不斷地完善地方檔案法律、法規和各種規章、制度，制定檔案工作方針、政策，使檔案業務指導工作有法可依、有章可循。二是檔案業務指導與檔案執法相結合。檔案業務指導與檔案執法檢查是相互聯系、相互依存的關系，也是規范檔案基礎建設的一種嘗試。我們常常在業務指導過程中發現有些單位的檔案存放地存在著不安全隱患，有的單位不按時立卷歸檔，還有些單位會議記錄不交給文書存檔等不規范的檔案業務行為，我們就會向執法部門提出整改意見和改正措施。執法人員就會就立檔單位所犯錯誤，根據《檔案法》的有關條款，給其下達整改通知書，責令限期整改。這樣立檔單位就知道有按《檔案法》來規范檔案業務就是違法，這樣就有了積極主動要求我們進行業務指導的意識。如果你單獨進行業務指導，有些立檔單位就會對你指出的錯誤置之不理。因此，檔案業務指導與執法檢查相結合為檔案業務指導工作減少了重復工作量，有效地提高檔案業務指導的實際效果。同時也提高了基層檔案單位對檔案工作的重視，提高以法治檔意識，從而，改善了檔案工作的社會環境。

二、轉變指導模式，推進檔案業務指導工作的創新性

江澤民同志指出“創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力”。如果檔案業務指導工作不順應時代發展，不創新，就不能有生機和活力，就跟不上時代發展的步伐。所以，我們必須從傳統的業務指導模式、做法中解放出來，拓寬視野、轉變觀念，總結出符合檔案事業發展的檔案業務指導的新路子，樹立與時俱進的檔案業務指導觀念，為基層單位檔案工作提供高效、優質、全方位的服務。一是要摒棄那些不合時宜的檔案業務指導觀念。檔案業務指導工作是開展檔案服務的重要手段，主要途徑，是外界了解和認知檔案工作的一個窗口，過去，檔案業務指導工作只限于機關、企事業單位的常規指導模式，坐在辦公室進行宏觀控制，進行政策性、技術性指導，容易造成檔案材料中存在大量問題和欠缺無法彌補。我們要走出去，深入基層，到立卷單位進行指導工作，把指導工作應該貫穿到檔案整理的全過程，即檔案收集、整理、裝訂、編目、上架。業務指導人員還應與立檔單位保持密切聯系，有問題隨時進行溝通和解決，對存在的問題，及時提出修改意見。立卷歸檔驗收時應嚴格按照驗收標準認真檢查檔案材料完整性、準確程度，對不符合要求的，要限期整改，使其檔案工作達到規范化、標準化。二是要樹立與時俱進的指導思想。經過幾代檔案工作者的努力和積累，我國檔案業務指導工作已經有了系統的理論和豐富的工作經驗，無論是過去還是今天，這些經驗和理論對我國的檔案工作發展起到了重要的作用，隨著社會的發展和改革的深入，我們不能陶醉于過去所取得的成績，檔案事業只有與時代同發展，才能適應社會發展的需要。比如：隨著電子文件等新型檔案載體的不斷出現，傳統的對紙質的指導方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求。我們應在實踐中盡快探索出一套切實可行的電子文件管理模式，不斷提高檔案指導工作的主動性。三是要有創新意識。不創新就沒有發展，我們要從思想上創新、行動上創新、方法上創新，不斷探索新形勢下檔案工作的發展規律，社會對檔案工作的新需要、新需求，進行檔案業務指導工作的指導理論創新、制度創新、形式創新，以適應和滿足檔案事業發展的需求。

三、抓住重點，突出檔案業務指導工作的實效性

檔案業務指導工作不能眉毛胡子一把抓，既要全面推進又要突出重點，要有方向，又要有立足點。第一，檔案業務指導工作要把檔案信息化建設作為重點。當前，要把各級檔案館的數字化建設納入各級政府的辦公數字化之中，把各級機關數字信息化建設與機關辦公自動化建設結合起來，連通局域網、政府網、因特網來實現檔案信息網上共享。當前，著重在機關文檔一體化、電子文件歸檔和電子檔案管理的指導工作，逐步完善檔案網絡建設，為檔案信息化建設打下堅實的基礎。第二，檔案業務指導要立足于信息資源建設。沒有檔案信息資源，檔案工作就成了無源之水，每個地區、第個行業、每個系統、第個部門都有各自的特點和性質，基礎條件也各不相同，檔案業務指導工作一定要從實際出發，分情況采取相應的對策與措施。只有我們的信息資源全面、完整、規范，才能保證為信息網絡提供優質的信息資源。第三，要深入實際，搞好調查研究。業務指導人員要經常深入基層，了解檔案工作的實際問題，以此增強業務指導工作的針對性和有效性。隨著社會的發展，隨之產生的民營企業、信用、社區、社保、醫保、林權制度改革檔案等新型檔案，這就要求我們把學到的檔案理論和實際結合起來，總結出新的指導思想、指導方法，為社會發展服務。第三，加強與各行業、各系統主管部門的合作，充分發揮他們的領導和指導作用，調動和提高專業主管部門檔案工作的積極性，將條條的管理優勢與地方業務指導優勢擰成一股合力，這是做好業務指導工作的又一條重要經驗。比如社區檔案需要與街道、民政部門合作，農業農村檔案需要與鄉鎮、農業部門合作等。此外，按行業或系統組建檔案業務協作組也是齊抓共管的一種好形勢。通過開展互通、互助、互查、觀摩和研討協作等活動，能夠充分發揮立檔單位之間以及行業之間的橫向交流與合作，同時協作、配合地方檔案行政管理部門開展一些業務活動，有效地推動面上工作的開展。有了這樣橫向縱向網健全的檔案合作體系，對于一個地方檔案事業總體發展往往會取得意想不到的效果。

四、加強學習，提高檔案業務指導工作的水平和能力

檔案工作是一項專業性很強的工作，這就要求檔案工作人員既要有扎扎實實的業務功底，還要有較強的管理能力和服務意識。當前，我們從事檔案業務指導的人員，多數都不是檔案專業出身，尤其要加強學習，特別要加強理論武裝，提高業務素質，增強業務能力和水平。進入二十一世紀，對我們檔案業務指導人員的素質和能力提出了更高的要求，我們時刻要明確自已的歷史使命，不斷更新知識，提高素質，以適應時代發展的需要。一是要加強政治理論的學習。我們要以“三個代表”重要思想為指導，學習黨的方針、政策，在思想上與黨中央保持高度一致。二是加強檔案專業知識的學習。我們加強檔案法律法規、檔案管理等檔案專業知識的學習，不斷提高自已的業務水平。還要經常瀏覽國家和省級檔案專業刊物，上網了解檔案工作動態，不斷探索檔案業務指導工作的方法和途徑。三是加強計算機等現代化管理手段的學習。檔案業務指導人員要重視計算機等現代化技術的學習，做到能夠運用現代化管理手段、方式來開展檔案業務指導工作，如電子郵件、刻錄機、掃描儀、網絡等現代化手段，以此提高業務指導的效率。

五、加強宏觀管理，提高檔案業務指導工作的總體性

一是堅持分類指導的原則，突出工作重點，以點帶面。就整個檔案工作而言，檔案館是主體，檔案室是基礎。但我們的工作重點，工作方式應來個轉變，就工作重點來說，檔案館的工作重點則是為國家積累檔案財富。就兩者關系而言，檔案室是向檔案館提供財富的“基礎”,而檔案館是維護一個行政區域內歷史全貌的歷史記憶主體。由此，決定了檔案部門的工作重點應該抓“基礎”促“主體”。二是結合本地實際情況，不搞一刀切。以檔案進館單位的檔案業務指導為重點，與進館有關的業務要管住，管死。如歸檔范圍、歸檔率、案卷質量、基本檢索工具等。其他如檔案室是否配備了計算機、檔案的開發利用、升級達標等，應從實際出發，只可引導，不可強求。三是不斷提高基層檔案人員業務素質。堅持持證上崗制度，定期對他們進行業務培訓，使他們對檔案工作方面的新成果、新經驗、新作法及時掌握和運用。還要加強對檔案人員“愛崗敬業”、“甘當老黃牛”精神的教育。通過這些途徑，培養一批檔案干部骨干力量。帶動檔案工作全面發展。

總之，檔案業務指導人員只有轉變觀念，提高業務素質，增強服務意識，強化現代科技手段，才能使檔案業務指導人員無論在檔案基礎理論和專業知識、科技知識等方面始終處于領先地位，以適應檔案事業快速發展的需要。

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[2]李廣民.如何做好新形勢下城建檔案業務指導工作[J].陜西檔案，2005年06期.

[3]計大敏，狄煜寶.新形勢下的檔案業務指導工作[J].中國檔案，1996年08期.