芻議檔案現代化管理和信息化建設的思考

王 濤

﹙黑龍江省中醫研究院 黑龍江 哈爾濱 150036﹚

目前，信息化已成為社會發展的一個重要標志。信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案現代化管理和信息化建設，是檔案工作發展的必然趨勢，檔案工作必須跟上社會發展的要求。

檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。

第一，加大投入、增配軟、硬件設施。要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時作為上級檔案的主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提高解決問題的辦法在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

第二，引進和培養現代化管理人才。提高人員素質，培養管理人才。積極更新，改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件，但現代化設備要求管理人員必須有現代化的素質。為此，一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才，數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。三要抓好檔案專業人員的在職培訓、進修，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。四要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

第三，加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，提高服務質量。

檔案管理現代化、信息化是必然趨勢。隨著現代化科學技術的發展，特別是計算機管理檔案軟件的開發、利用、升級、以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術，已經在各層次檔案管理管理系統中廣泛應用。在信息化社會的大環境下，檔案信息化是檔案事業發展的必然選擇，是新時期檔案事業發展的內在要求和根本動力。隨著信息技術的應用與普及，通過檔案資源的數字化和傳輸的網絡化等現代化技術手段以及相應的社會化服務，將形成對全社會開放利用的服務平臺，利用者可以直接利用對外開放的檔案資源，真正享受《檔案法》賦予的利用檔案的權力，從而改革傳統的檔案管理與利用方式，建立新型的檔案工作體系。檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，才能發揮檔案的價值，提高檔案工作的社會地位，實現檔案事業的跨越式發展。

檔案管理現代化、信息化可以拓展檔案工作的服務領域。檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發也就能產生更廣泛的社會效益。檔案館應充分利用檔案所具有的檔案信息管理和信息服務屬性，運用各種方式，將檔案館建設成為便民服務的窗口，成為公眾了解政策法規，當地民俗，經濟、歷史、文化信息的窗口，為公眾提供優質高效的檔案館信息服務。同時，通過對檔案內容的收集、加工、整理等再組織，開發出檔案信息產品，為用戶提供系統的、專題的、實用的信息服務，最大限度地滿足用戶的需求，充分體現檔案館的社會信息服務功能。

加強檔案現代化管理信息化建設實現檔案資源社會共享。檔案信息化資源共享是時代發展的需要，檔案館如何抓住機遇，趕上信息化建設的步伐，充分發揮檔案館的社會功能，促進檔案資源的社會共享，是檔案工作者的時代責任。檔案資源的社會共享有兩個條件，一是檔案資源的質量與數量，其中優良的質量是促進檔案資源社會共享的內在因素，充足的數量是確保檔案資源社會共享的外在條件。二是檔案資源的社會認知程度，檔案資源的社會認知程度越高，檔案資源共享的范圍就越廣。數字化檔案館的建設將為檔案工作創造前所未有的有利條件，從根本上提高檔案服務質量，強化檔案信息的社會需求。因此，數字檔案館的建設有助于檔案館實現由完全的實體保管模式向信息管理模式的轉變，有助于檔案館保存社會記憶功能的實現，從而為檔案資源的社會共享提供可靠的保證。

總之，加快檔案現代化管理和信息化建設，要加強領導，提高認識；認真研究，合理規劃。爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設作為政府電子政務建設的一個重要內容。逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平；工作效率，提升服務質量。要爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設施，打好工作基礎，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創造更大的經濟效益和社會效益。