淺議不動產登記檔案管理的特點與作用

徐 穎

（哈爾濱市房地產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺議不動產登記檔案管理的特點與作用

徐 穎

（哈爾濱市房地產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、不動產登記檔案的內容特點

通常情況下，不動產登記檔案所記錄反映的實質內容主要體現在兩個方面：一是有關事實的客觀描述：包括具體不動產的地理位置、質量優劣、面積規格等的自然狀況；二是有關權屬的真實記錄：包括特定不動產的所有權、限制物權以及權屬變動等的權利狀況。據此分析，不動產登記檔案應當具有如下明顯特點：

1.形成區域的唯一性。不動產登記檔案客觀真實地記載了特定不動產物權的自然狀況與權利歸屬狀況，是不動產物權公示的主要證明文件。為了體現不動產物權權屬的唯一性原則，在一個特定區域內的不動產登記檔案也必須具有唯一性的特點：只能由國家不動產登記機關統一形成、積累、保管和開展利用。即在一個行政區域內，要將特定的不動產物權及相關權利限制統一登記在同一份不動產登記檔案上，以便使一個行政區域內特定不動產物權權屬的變動情況能夠得到全面、準確、及時的反映，達到適應經濟社會的發展條件下物權流轉頻繁和保障物權交易安全的社會現實需要。

2.制作主體的法定性。不動產登記檔案是由國家授權的專門機關依法通過特別程序制作的、有關不動產權屬的檔案文獻。盡管目前我國的《物權法》尚未頒布實施（第十屆全國人大常委會已對《物權法（草案）》進行了四次審議、并將《物權法》的制定與頒布實施列入了全國人大常委會的立法計劃之中），與之配套的不動產登記法律法規還有待于進一步健全與完善，但根據國際上大多數國家的通行做法和我國現行的有關不動產登記的規則辦法（如《土地登記規則》、《城市房屋權屬登記管理辦法》等）的規定可以得到這樣的認識：不動產登記檔案的制作主體必須是由國家授權的專門機關，所形成的不動產登記檔案由國家通過法律的手段強制賦予其法律推定力和社會公信力。

3.記錄內容的規范性。不動產登記檔案主要是以簿冊的形式進行不動產物權登記的。具有嚴格統一的格式要求。因而，不動產登記檔案的記錄內容必須具體規范、翔實準確、逐一詳列，杜絕含混不清現象的發生，避免因模糊遺漏而造成權屬糾紛之類的隱患，以此從根本上保障不動產登記檔案所應有的法律效力，維護國家的尊嚴和法律的嚴肅性。

4.查詢利用的公開性。不動產登記檔案是建立國家不動產登記制度的必然產物，其主要目的之一是為了實現“物權公示”的積極效果、維護不動產物權權利人及善意第三人的合法權益、保障不動產物權交易的安全。因此，不動產登記檔案的功能效力勢必需要通過公示才能得以實現。記錄內容的公開性，就是要求不動產登記檔案所記載的內容必須向社會公開，允許當事人、利害關系人和相關部門進行查閱、復制等合理利用活動，這也是建立不動產登記檔案管理的初衷。

5.作用時效的持久性。不動產登記檔案是國家長久留存的一種專門檔案，其作用時效具有持久性的特點。在社會物權流轉頻繁的今天，為了有效地保護不動產物權交易的安全，解決不動產物權交易人難以自行調查有關交易相對方的權利狀況，只要不動產客觀存在，圍繞它的權屬問題就需要得到確切的明證。因而，不動產登記檔案必須相應地與不動產的物質實體一道共同得到留存。

二、不動產登記檔案的作用效力

在經濟社會的發展條件下，社會公眾出于維護各自利益的需要，必然要不斷地進行多種多樣的物質交易，客觀上導致物權的流轉頻繁。交易各方的交易目的與交易動機各不相同，極易對交易的安全構成嚴重威脅。在這種情況下，保障交易的安全甚至比交易本身顯得更為重要。不動產登記制度即是國家法律為了從根本上保障交易的安全而設置的。不動產登記檔案是不動產登記制度的必然產物，其作用效力具體表現在：

1.不動產登記檔案是保證不動產物權登記社會公信力的根本途徑。不動產登記的目的就是實現物權的公示原則，通過不動產登記檔案的記載，翔實、準確地反映出不動產物權的歸屬與變更情況，并向社會公開，以備當事人、利害關系人及相關業務部門進行查詢利用。因此，不動產登記檔案的作用效力必須通過“公示”這一途徑才能完整地表現出來。同時，國家法律賦予不動產登記檔案的這種公示方法以極強的社會公信力：也就是說，假使發生經過登記的不動產物權的權利狀況與真實的權利狀況不符合的情況時，國家法律也將對相關信賴不動產登記檔案社會公信力的當事人予以保護，承認并支持其交易行為的合法性與有效性。不動產登記檔案的這一作用效力對于構建社會主義和諧社會、保障社會的公平正義、維護社會的持久穩定以及不動產物權交易當事人的利益都具有特殊意義。

2.不動產登記檔案是實現不動產物權“公示原則”的有效載體。不動產登記檔案作用效力的實現是通過公示途徑實現的。因而，不動產登記檔案具有雙重效用：既是實現不動產物權登記社會公信力的根本途徑；也是實現不動產物權公示原則的有效載體。物權公示原則在不動產領域的實現方法是不動產登記，在不動產登記檔案上記錄特定不動產的現狀、權利狀況及物權的各項變動，并將這些記載向社會公示，起到風險警示的作用，以使相對的當事人切實了解到與其進行交易可能存在的風險，以便使其在“意思自治”的前提下，選擇是否進行交易，以及如何規避可預見的交易風險。由此可見，物權公示原則正是通過不動產登記檔案這一載體實現的。

3.不動產登記檔案是體現不動產物權狀況最具權威性的證明文件。由于物權具有極強的排他效力，因而，在涉及物權方面的相關法律制定上大都遵循這樣一條基本原則：在同一特定不動產上不能有相互排斥的多個物權同時存在。基于此，法律實質上賦予了不動產登記檔案所記載的內容具有唯一性特點和最高的證據效力。同時，不動產登記檔案作為國家行為的登記結果和體現形式，也必然相應地具有最高的權威性：既可以成為不動產的交易當事人查詢不動產權利狀況的最根本途徑；也可以成為解決不動產權利糾紛的最高效力證據。這一特性對于其他相關文件材料來說是無法比擬的。如不動產權屬證書也同樣具有證據效力，但其證明力卻難以與不動產登記檔案相匹敵：當不動產權屬證書所記載的內容與不動產登記檔案所記載的內容發生相悖的情況時，如果沒有其他絕對充分的證據可以推翻不動產登記檔案所記載的內容，則國家法律的確定實施必然以不動產登記檔案所記載的內容為準。

4.不動產登記檔案是構成國家全部檔案的重要成分之一。從社會實踐的意義上分析，不動產登記檔案作為一種獨立的檔案門類，并非是一個全新的問題。只是由于在以往的社會實踐中，人們并未對不動產物權交易的安全問題給予足夠的重視，各級檔案行政管理部門與相關業務部門也并未將其置于突出重要的位置。伴隨著經濟社會發展條件下物權流轉日趨頻繁的趨勢，交易安全問題日漸顯露，引起了社會各界的普遍關注，適時地開展不動產登記檔案工作正是順應了這種社會關注的基本需求。可以預見，不動產登記檔案在不久的將來伴隨著我國《物權法》的制定與頒布實施而成為檔案部門及相關業務部門的重要工作內容之一。尤其是不動產登記檔案所包含涉及的內容貼近經濟社會發展的現實需要、貼近人民群眾生產生活的實際利益，對其歸檔、整理、保管與利用既是經濟社會發展的客觀要求，也是實現整個檔案事業可持續發展的有效途徑之一。開展不動產登記檔案工作，一方面可以有效地豐富檔案館藏、改善館藏結構，拓寬檔案部門服務社會、服務經濟建設的領域和渠道；另一方面也可以借此提高全社會的檔案意識，擴大檔案工作的影響力和覆蓋面。這對于在新的歷史時期深化檔案工作改革、促進檔案事業可持續發展都是一種強大動力和有效手段。