淺談醫(yī)院基建檔案管理

金蓮姬

吉林省琿春市醫(yī)院，吉林 琿春 133300

隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務不斷的擴大，醫(yī)院基建工程項目呈雨后春筍般興起，但基建檔案的管理堪憂，普遍地存在著基建檔案管理欠規(guī)范現(xiàn)象。醫(yī)院基建檔案材料的完整、規(guī)范與否，關系到日后大樓能否正常運轉。因此，分析基建檔案管理不規(guī)范的原因并提出相應的對策是醫(yī)院管理者義不容辭的責任。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種批文、合同協(xié)議、洽商變更等各種類別的資料。由于醫(yī)院基建項目具有復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設的真實記錄，又為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務。所以，做好基建檔案管理對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛等提供素材，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是檔案人員的義務和責無旁貸的職責。院辦是收集整理檔案材料的地方，對醫(yī)院的每項建筑都應該了如指掌。為了便于工作，院辦在縮印的醫(yī)院總平面圖上仔細、認真地標注每個建筑物的建筑年代和面積，每年更換一張。這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院1945年建院至今所有建筑的年代和面積，減少了許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。2004年以來，隨著國貸資金及政府投入的增加，醫(yī)院拆舊樓蓋了新的門診樓和外科樓，減掉拆除的舊樓面積增加新樓面積，這就更加方便地計算目前的建筑面積了，特別是每次寫院志時，這一圖紙是我們最可靠的依據(jù)。

2 醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學習。基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫;工程的名稱前后不相吻合;施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的;請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3 采取的措施和建議

基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革。隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設邊報批邊設計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業(yè)務素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。