淺議工程檔案管理與工程質量

江蘇 張俸鳴

淺議工程檔案管理與工程質量

江蘇 張俸鳴

工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義，分析了工程檔案與工程質量之間的密切關系，最后提出了做好工程檔案管理的措施,以確保工程質量。

檔案；管理；質量

工程檔案是建設工程的重要組成部分，是建設工程內部質量與驗收的重要依據，也是建設工程質量的重要組成部分。工程檔案好，反映了工程管理規范，反映工程管理人員素質高，工程質量好。工程檔案管理包含于工程質量之中，工程質量包含于工程檔案在內的監督管理。要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓。

一、建設工程檔案與工程質量的關系

建設工程質量關系到人民的生命財產安全，因此，質量問題是重中之重。建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞，隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。只有在檔案管理的前提下，工程質量才會被加倍重視。

二、檔案管理存在的不足

1.檔案管理力度不強。當前，由于大家對“檔案”的概念和作用知之甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的手工工作方法，保管設施和存檔設備過于陳舊，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

2.缺少從事檔案管理的人才。檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質量，就要求檔案管理人員能對檔案進行日常使用、維護、更新、整理等，同時要具有較強的專業知識，較高的文化素養。

3.缺少專職的檔案員。一些小型建設單位往往只注重工程項目的經濟效益，而對重型檔案資料的收集、編制、整理不重視。缺少專職的檔案員，工程檔案記錄不規范、不完整，檔案管理工作手段落后，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位的工程生產移交工作帶來很多不必要的麻煩。

4.施工檔案不真實。真實性是施工最根本的要求，是施工檔案的靈魂。失去了真實性，施工檔案便失去了意義。一些工程檔案完善得不切實際。如某單位工程的所有分部、分項、檢驗批均驗收合格且無任何缺陷，出現了真正的“零缺陷工程”，明顯不切實際。

5.竣工圖質量不高。一些項目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實際不符；數據誤差時有發生，相關責任人審核簽署經常漏缺不全，有些竣工圖編制不規范、標識不統一；由于變更執行程序不規范，極易導致竣工圖誤差和失真。

6.檔案管理人在收集工作中自覺性和主動性不夠。一些項目僅注意階段性文件資料的收集，而忽略了建設項目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設后期形成的交接驗收資料、缺陷責任期等方面的材料收集，造成項目檔案的成套性、完整性缺陷。

三、完善工程檔案管理，促進工程質量

1.健全管理制度，必須制定完善可行的規章制度，樹立全員責任意識和法制意識。工程的形成有其嚴格的系統過程，反映了工程的每一個環節的情況，只有健全管理制度，使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責，樹立責任心和法制意識，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準確、系統，做到工程檔案管理工作有法可依，有章可循。

2.建立健全組織機構。在工程項目實施過程中，一是項目主管部門要建立檔案管理領導機構，設立專職檔案局管理人員，負責項目前期以及施工過程中的文件，項目竣工前檔案的收集、整理等工作；二是施工單位建立檔案管理組織機構，設立專職的檔案管理人員，負責施工過程中資料的收集、記錄和整理工作；三是監理部門要有專門人員對監理資料進行真實填寫、記錄、收集和整理。只有健全的組織機構，才能確保工程完成時能夠及時、準確、完整、系統的將工程資料轉交到項目主管部門，為工程的后續工作提供詳實、可靠的技術資料。

3.項目經理應重視工程檔案管理。在工程檔案管理中，項目經理是一個關鍵，他應該對工程檔案有較高的思想認識，并負有對此項工作涉及的各部門進行組織、協調、管理的責任。在項目內部建立一套完善的檔案管理制度及激勵機制，獎罰分明，充分調動大家的工作積極性，要創造一個好的環境條件。實踐證明，哪個工程的項目經理重視此項工作，哪個工程的管理就搞得好。

4.加強培訓和技術交流。定期組織施工管理人員參加工程檔案的專業培訓，學習建筑安裝工程新標準、施工規范和規程。定期組織施工管理人員學習先進企業工程管理經驗，促進本企業檔案管理水平及工程質量的進一步提高。

5.確保各種檔案資料的真實性。目前，我國許多工程項目的檔案資料都是后整理而成。不僅不能真實反映工程實況，而且極易造成工程檔案資料混亂，失去其作為工程檔案的意義。因此，工程檢測單據要對試驗負責，嚴格執行見證取樣制度，不符合要求的堅決不出具試驗報告。

6.加強自檢工作。工程檔案資料是對建筑實物質量情況的真實反映，因此要求各種資料必須與工程施工進度同步，及時收集整理。由于當前市場機制不完善，有些材料需經好幾手，使得合格證和檢驗報告不能與原材料同步，所以應對這些資料逐項跟蹤收集，保證檔案資料的完整齊全。

7.加強過程監管。現場管理人員要主動深入工程施工現場，跟蹤提供業務指導，保證工程竣工后的竣工圖、竣工驗收材料及施工期間的工程檔案資料準確、齊全、完整，要嚴格把好施工中形成的所有工程資料的質量關，尤其是工程的關鍵部位、隱蔽工程，必須親臨施工現場進行監督檢查。

8.建章建制。工程檔案管理是一個動態管理過程，工程檔案資料是在施工過程中逐步形成的，由于整個施工環節繁多，僅僅依靠個人的力量是無法做好施工檔案資料管理的。因此，項目部必須建立內部管理責任制，明確每個成員的工作范圍。為了保證工程檔案資料管理工作的有序進行，項目部還應建立內部檢查制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查和匯報制度及技術人員工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，檔案有人管，施工日記有人記，確保工程檔案資料的連續性和完整性。

四、結束語

工程檔案管理是工程建設過程中不可缺失的一項重要工作，是一項認真嚴肅的技術工作，是系統工程，是涉及各個專業技術部門、貫穿整個施工過程的一項復合工作。要保證工程竣工資料的真實、準確、規范、齊全，真實的記錄和反映施工及驗收的全過程，把工程檔案資料整理工作納入科學化、規范化的管理軌道，就必須不斷加強建設單位、監理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程檔案資料，從而為建設一流的工程項目提供檔案方面的保證，最終建造質量一流的工程。

[1]劉來芳.對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議.城建檔案，2007(09).

[2]張海艷,文毓初.淺談工程項目檔案的管理.科技信息，2009(02).

[3]王云.淺談建設項目檔案的管理.山西檔案，2008(05).

（作者單位：江蘇省連云港正方監理有限公司）

（編輯 劉麗娜）