淺議工程檔案管理與工程質(zhì)量

江蘇 張俸鳴

淺議工程檔案管理與工程質(zhì)量

江蘇 張俸鳴

工程檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義，分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間的密切關(guān)系，最后提出了做好工程檔案管理的措施,以確保工程質(zhì)量。

檔案；管理；質(zhì)量

工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)部質(zhì)量與驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分。工程檔案好，反映了工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，工程質(zhì)量好。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量之中，工程質(zhì)量包含于工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓。

一、建設(shè)工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系

建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，因此，質(zhì)量問題是重中之重。建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞，隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。只有在檔案管理的前提下，工程質(zhì)量才會(huì)被加倍重視。

二、檔案管理存在的不足

1.檔案管理力度不強(qiáng)。當(dāng)前，由于大家對(duì)“檔案”的概念和作用知之甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法，保管設(shè)施和存檔設(shè)備過于陳舊，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.缺少從事檔案管理的人才。檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質(zhì)量，就要求檔案管理人員能對(duì)檔案進(jìn)行日常使用、維護(hù)、更新、整理等，同時(shí)要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，較高的文化素養(yǎng)。

3.缺少專職的檔案員。一些小型建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)重型檔案資料的收集、編制、整理不重視。缺少專職的檔案員，工程檔案記錄不規(guī)范、不完整，檔案管理工作手段落后，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，給施工單位的工程生產(chǎn)移交工作帶來很多不必要的麻煩。

4.施工檔案不真實(shí)。真實(shí)性是施工最根本的要求，是施工檔案的靈魂。失去了真實(shí)性，施工檔案便失去了意義。一些工程檔案完善得不切實(shí)際。如某單位工程的所有分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批均驗(yàn)收合格且無任何缺陷，出現(xiàn)了真正的“零缺陷工程”，明顯不切實(shí)際。

5.竣工圖質(zhì)量不高。一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不符；數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一；由于變更執(zhí)行程序不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失真。

6.檔案管理人在收集工作中自覺性和主動(dòng)性不夠。一些項(xiàng)目僅注意階段性文件資料的收集，而忽略了建設(shè)項(xiàng)目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設(shè)后期形成的交接驗(yàn)收資料、缺陷責(zé)任期等方面的材料收集，造成項(xiàng)目檔案的成套性、完整性缺陷。

三、完善工程檔案管理，促進(jìn)工程質(zhì)量

1.健全管理制度，必須制定完善可行的規(guī)章制度，樹立全員責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)。工程的形成有其嚴(yán)格的系統(tǒng)過程，反映了工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)的情況，只有健全管理制度，使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé)，樹立責(zé)任心和法制意識(shí)，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到工程檔案管理工作有法可依，有章可循。

2.建立健全組織機(jī)構(gòu)。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，一是項(xiàng)目主管部門要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)立專職檔案局管理人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期以及施工過程中的文件，項(xiàng)目竣工前檔案的收集、整理等工作；二是施工單位建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，設(shè)立專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工過程中資料的收集、記錄和整理工作；三是監(jiān)理部門要有專門人員對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行真實(shí)填寫、記錄、收集和整理。只有健全的組織機(jī)構(gòu)，才能確保工程完成時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的將工程資料轉(zhuǎn)交到項(xiàng)目主管部門，為工程的后續(xù)工作提供詳實(shí)、可靠的技術(shù)資料。

3.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)重視工程檔案管理。在工程檔案管理中，項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)關(guān)鍵，他應(yīng)該對(duì)工程檔案有較高的思想認(rèn)識(shí)，并負(fù)有對(duì)此項(xiàng)工作涉及的各部門進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、管理的責(zé)任。在項(xiàng)目內(nèi)部建立一套完善的檔案管理制度及激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)罰分明，充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)好的環(huán)境條件。實(shí)踐證明，哪個(gè)工程的項(xiàng)目經(jīng)理重視此項(xiàng)工作，哪個(gè)工程的管理就搞得好。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)和技術(shù)交流。定期組織施工管理人員參加工程檔案的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)建筑安裝工程新標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范和規(guī)程。定期組織施工管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)工程管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)本企業(yè)檔案管理水平及工程質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

5.確保各種檔案資料的真實(shí)性。目前，我國許多工程項(xiàng)目的檔案資料都是后整理而成。不僅不能真實(shí)反映工程實(shí)況，而且極易造成工程檔案資料混亂，失去其作為工程檔案的意義。因此，工程檢測單據(jù)要對(duì)試驗(yàn)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行見證取樣制度，不符合要求的堅(jiān)決不出具試驗(yàn)報(bào)告。

6.加強(qiáng)自檢工作。工程檔案資料是對(duì)建筑實(shí)物質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求各種資料必須與工程施工進(jìn)度同步，及時(shí)收集整理。由于當(dāng)前市場機(jī)制不完善，有些材料需經(jīng)好幾手，使得合格證和檢驗(yàn)報(bào)告不能與原材料同步，所以應(yīng)對(duì)這些資料逐項(xiàng)跟蹤收集，保證檔案資料的完整齊全。

7.加強(qiáng)過程監(jiān)管。現(xiàn)場管理人員要主動(dòng)深入工程施工現(xiàn)場，跟蹤提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證工程竣工后的竣工圖、竣工驗(yàn)收材料及施工期間的工程檔案資料準(zhǔn)確、齊全、完整，要嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關(guān)，尤其是工程的關(guān)鍵部位、隱蔽工程，必須親臨施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督檢查。

8.建章建制。工程檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過程，工程檔案資料是在施工過程中逐步形成的，由于整個(gè)施工環(huán)節(jié)繁多，僅僅依靠個(gè)人的力量是無法做好施工檔案資料管理的。因此，項(xiàng)目部必須建立內(nèi)部管理責(zé)任制，明確每個(gè)成員的工作范圍。為了保證工程檔案資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目部還應(yīng)建立內(nèi)部檢查制度，確定工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查和匯報(bào)制度及技術(shù)人員工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，檔案有人管，施工日記有人記，確保工程檔案資料的連續(xù)性和完整性。

四、結(jié)束語

工程檔案管理是工程建設(shè)過程中不可缺失的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)認(rèn)真嚴(yán)肅的技術(shù)工作，是系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門、貫穿整個(gè)施工過程的一項(xiàng)復(fù)合工作。要保證工程竣工資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全，真實(shí)的記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程，把工程檔案資料整理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，就必須不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程檔案資料，從而為建設(shè)一流的工程項(xiàng)目提供檔案方面的保證，最終建造質(zhì)量一流的工程。

[1]劉來芳.對(duì)建筑工程技術(shù)資料管理若干問題的分析和建議.城建檔案，2007(09).

[2]張海艷,文毓初.淺談工程項(xiàng)目檔案的管理.科技信息，2009(02).

[3]王云.淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理.山西檔案，2008(05).

（作者單位：江蘇省連云港正方監(jiān)理有限公司）

（編輯 劉麗娜）