淺析中小企業人力資源外包風險及應對策略

武漢理工大學 林梓銘

隨著知識經濟的到來，技術更新加快，中小企業行業之間競爭變得越發激烈。也正是在這激烈的洪流中，中小型工商企業往往把利益最大化擺在至高無上的位置，所以在企業日常運作過程中，企業管理者特別注重能夠給企業帶來直接利益的環節。而作為不能給企業帶來看得見摸得著的收益，卻又在企業日常管理的過程中起著至關重要作用的人力資源管理環節往往會被中小型企業的領導者忽略。

1 我國中小企業人力資源管理的特點

(1)員工的整體素質不高。目前，在我國中小企業中缺少掌握先進技術或擁有較高管理素質的人才，而且由于中小企業的行業內部競爭激烈，員工的流動性大，容易造成人才流失。同時，企業中有很多一般員工，這些員工為企業做出的貢獻有限，但卻消耗著大量資源。這導致在部分中小企業中，員工呈現尾大不掉的現象。

(2)管理制度不健全。很多中小型企業的各部門職能劃分的不詳細，有些企業的人力資源部門的職責很不明確，有的企業甚至沒有有關人員管理的部門，嚴重制約著企業人力資源管理工作的開展。

(3)不能有效地執行所設立的管理制度。由于中小企業的員工人數較少，管理層級劃分少，高層領導者很容易和基層的員工形成緊密聯系，所以很多領導者在對待人事問題時單憑經驗和關系進行處理，這樣會造成“合情不合理”的情況發生，不僅降低工作效率，而且容易造成員工之間的不公平對待，進而引發員工之間的矛盾，使高技術員工產生抵觸情緒，導致人才流失。

2 人力資源外包的概念及動因

2.1 人力資源外包的概念

人力資源外包就是企業根據需要將某一項或幾項人力資源管理工作或職能外包出去，交由其他企業或組織進行管理，以降低人力成本 ，實現效率最大化。

2.2 人力資源外包的動因

(1)使企業集中精力于其他核心工作，提高生產、營銷等環節效率。

(2)降低資金成本和時間成本。主要降低是員工的培訓費和企業的管理費用以及培訓人員所需要的時間等。

(3)提高企業的人力資源管理水平。很多中小型工商企業的高層管理者往往缺乏人力資源管理方面的專業知識，而把這一部分工作交給專業從事人力資源管理的公司會大大提高人力資源管理的專業水平。

(4)規范中小企業人力資源管理工作，將公司的人力資源管理工作外包出去后，承包方會做出系統的承包方案并建立相對客觀公正的員工管理制度，使員工工作有制度可依。

(5)吸引高技術人才流入，有利于企業長遠發展。

(6)建立長期互利的合作關系，容易增加雙方企業的信任度，實現雙贏。

3 我國中小企業人力資源外包的風險

3.1 企業內部控制的風險

中小型企業人力資源外包對企業自身的管理能力有較高的要求，具體體現在是否外包的分析決策能力、能否適應外包帶來的變化的能力、合同談判能力及合同關系管理能力、進行有效的人力資源管理外包的監控能力等。有些企業在外包之前未能做好準備，或者不能對外包出去的項目進行有效地監督和控制，造成企業自身在外包過程中處于被動狀態，其結果可能是不能按照事先確定的規章制度執行，反而陷入監管困境。而且若不能制定出切實有效的人員管理制度，將人力資源管理外包后，不僅會大大削弱企業自身對這一管理部分的控制，還會受到已經制定出的人員管理制度的約束，大大降低人員管理的靈活性，不利于企業管理者對員工的掌控，增加企業對外包的依賴程度。

3.2 員工對外包服務商制定的制度不滿意的風險

(1)由于中小企業的員工數量相對較少，人員流動比較頻繁，人力資源外包會加劇員工對崗位穩定性的憂慮。當人力資源職能外包出去后，有些員工會面臨轉崗甚至下崗，若在這期間缺乏與員工的有效溝通，勢必會使士氣低落，軍心渙散，員工工作效率下降。

(2)將人力資源管理部分外包出去可能會給員工造成其他企業控制本企業員工的錯覺。若承包方制定的制度不利于員工的自身利益，員工就會對新的規章制度產生抵觸情緒，進而合作雙方配合默契度就會大大降低。

(3)人力資源外包對于很多普通員工來說是新生事物，很多人對于這種管理行為比較陌生。這就使很多中小企業的員工對自己在企業中的定位很模糊，缺乏對于自己的整體的角色感和在企業中的歸屬感，尤其對于部門經理等中層管理者而言，這種角色感和歸屬感必須具備，以免影響管理所屬員工的效果。員工是企業的根本。對于企業來說，人力資源外包的根本目的之一就是有效管理員工，提高管理效率。但同時也存在員工本身可能對人力資源外包產生不滿意情緒的風險，這種風險對于企業來說是很可怕的，很容易造成人力資源外包的失敗。

3.3 信息不對稱的風險

企業和外包服務商是“委托—代理”關系，而兩個企業的目標都是自身的利益最大化。企業要通過把人力資源管理職能外包出去來減少成本提高效率，外包服務商要通過承接企業的外包項目來賺取利益。在這種關系下，若雙方坦誠相待，業務開展較好，則可以互利共贏。但通常情況是中小企業在進行人力資源外包的過程中為了保證外包業務的順利開展，必須向外包服務商提供公司各項真實的資料和相關信息；而企業對外包服務商的社會聲譽、經營業績、發展狀況、客戶構成等與外包業務密切相關的信息掌握數量有限。目前我國人力資源外包市場還不夠成熟，許多外包合作機構專業化程度、職業道德以及管理水平等方面頗受質疑，外包主體難以尋找到合作對象；國外比較成熟的咨詢公司或專業機構要價太高，使外包主體不能達到控制成本的目的。這導致資金實力不雄厚的中小型企業不能選擇國外外包服務機構，卻受國內外包服務商信息不對稱方面的制約。這種信息不對稱還可能使企業選擇錯誤的外包服務商。本企業與外包服務商畢竟是兩家公司，其經營理念，企業文化以及管理者的思想都不盡相同。若外包服務商對企業隱瞞一定信息，不論有意還是無意，都有可能造成外包服務商為企業員工最后制定的管理制度與企業的高層管理者的初衷不符。除此之外，信息不對稱還可能導致商業信息泄露。由于我國在外包這一商業行為上還沒有完善的法律法規，而且企業對外包服務商沒有充分的信息獲取能力，不能保證外包服務商的道德水平。同時，中小企業行業內部競爭非常激烈，不能排除外包服務商為了利益向外界透漏企業商業秘密的可能性。

3.4 文化差異的風險

企業文化是指企業全體員工在企業運行過程中所培育形成的、與企業組織行為相關聯的、并事實上成為全體員工主流意識而被共同遵守的最高目標、價值體系、基本信念及企業組織行為規范的總和。它是在不知不覺中形成的，取決于企業的歷史和企業創立者的風格。雖然中小企業的企業文化沒有大企業那樣深厚，但這種文化對于中小企業本身來說是至關重要的。若外包服務商要與某企業合作，就必須先了解其企業文化。但現實中有些外包服務商企業文化意識不強，造成雙方溝通不利，大大影響合作效果。對于員工來說，文化是員工在企業的成長過程中所形成的共同的價值觀體系。雙方企業進行業務合作的同時，也是雙方企業員工接受對方企業文化的過程。在這個雙方文化互相滲透的過程中，勢必會產生由于價值觀的差異所導致的摩擦，從而弱化了本企業的企業文化的凝聚力。而且員工對于外界文化產生了接收過程的同時，也影響了本企業的文化的形成。

3.5 人力資源外包的風險帶來的危害

人力資源外包的風險是逐步表現出來的，大致可以分為兩個階段：(1)輕度影響：只是業務上的某個具體的業務或工作內容出現錯誤，比如某次招聘失敗、員工的突然離職這樣的現象。這對企業的人事管理工作沒有產生重大的影響，外包合作關系依然可以維持下去。(2)嚴重影響：由于制度、業務流程出現了與企業不相符的情況，而且引起了大多數員工的不滿和抵制，最終導致企業中斷與外包服務商的合作關系，回收外包的業務。比如新政策推行導致大量員工怠工或離職。

4 基于上述風險問題提出的應對措施

4.1 完善相關法律法規，建立行業標準

正是因為我國在外包方面的法律不夠完善，導致某些外包服務商有漏洞可鉆。外包服務擁有廣闊的發展空間，我國政府應該對其有充分的重視程度，應盡快根據我國自身特點，參照國外經驗，完善相關法律法規，使外包服務有法可依。

4.2 企業應對自身有客觀的了解

在外包前，企業應對自身的情況有清楚地了解。人力資源外包在我國中小企業中尚未普遍推廣，有些中小企業的資金實力有限，不能承擔風險帶來的損失。不能單純為了減少成本而無所顧忌地嘗試外包行為。一般認為具有下列特征的業務不適合外包：企業將人力資源管理優勢視作一項核心能力；企業的某些人力資源管理職能過于機密或具有獨特性，外包服務商難以提供有效的支持；某項人力資源未經歷過外包服務；不易有效管理的外部服務商等。

4.3 加強溝通，實現信息共享

信息不對稱現象是制約外包行為的主要問題之一，政府應組織建立完善的信息咨詢平臺，解決信息不對稱問題，最終達到信息資源共享的美好目標。在此基礎上，企業還應至少加強三方面的溝通才能使人力資源外包穩定持久地進行。

(1)加強企業管理者與外包服務商的溝通。企業管理者代表著企業的形象，深知企業文化和企業各項基本情況。在人力資源外包合作過程中，企業管理者發揮著決定企業命運的關鍵作用。由于企業在文化等方面存在差異和在信息不對稱問題上處于劣勢，企業管理者應從大局出發，加強與外包服務商的溝通和聯系，讓本企業在人力資源外包過程中安全協調地運行。

(2)加強企業管理者與本企業員工之間的溝通。人力資源管理外包之后，對于員工的心理變化，企業管理者應引起足夠的重視。員工是企業的命脈。尤其是掌握先進技術和先進管理理念的員工，企業更應該注意其心理狀態。若由于員工對人力資源外包行為的不理解而產生員工流失甚至是人才流失，則恰好違背了人力資源外包加強人員管理效率的根本目的。企業管理者應經常在心理上疏導員工，甚至與個別員工面對面交談，保證某些在心理上對外包產生抵觸情緒的員工在外包實施的過程中能正常工作。

(3)加強企業員工與外包服務商的溝通。員工接受外包服務商對其管理的理念也就是接受外包服務商的企業文化，這一過程是緩慢的。企業應該促進員工與外包服務商充分溝通，使員工加快對外包服務商的了解，更好地給自己定位，更快地進入自己的工作角色，提高工作效率。

4.4 建立風險預警機制

在我國關于外包的法律體制不完善的情況下，企業更應該建立起風險預警機制，時刻關注外包業務的進展情況，隨時獲取有效信息。這樣，當出現員工對外包不滿或由于外包使企業經營效率下降等異常情況時，企業高層領導能作出敏感反應和正確決策。同時，合作雙方應該保持良好關系，制定互利政策，使雙方成為長期的合作伙伴，防患于未然。

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