淺談農業科技檔案管理

王姝逸

（天津市農業技術推廣站，天津 300061）

農業科技檔案是整個農業科技工作的一個重要組成部分，是農業科技活動的真實記載，是一項重要的農業信息資源。目前，科技檔案的內容及檔案的載體形式多種多樣，有卡片、公文、圖表、計算材料、照片、錄像帶、軟盤等。完整規范的農業科技檔案對今后農業生產發展具有憑證和參考作用，并可為科技項目選題、立項、結題及科技成果轉化和進入市場提供可靠、完整的技術資料，同時也為單位領導科學決策提供可靠的技術依據。

1 加強科技項目科研檔案管理的重要意義

農業科技檔案是農業管理和生產的第一手資料，是科技工作人員進行項目科學研究活動的真實記錄，它記載和反映了項目活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧結晶。因此，加強項目管理尤為重要。

2 農業科技檔案歸檔范圍的劃分

2.1 準備階段

一個項目在獲準資助前，項目申請人都會做些必要的前期準備工作，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請。這時查新檢索資料及積累的有關資料、項目申請書、重點項目建議書、項目可行性報告、項目申請簡表、合作意向書，以及項目獲準后的計劃任務書、項目合同等都屬于這個階段形成的材料。

2.2 研究試驗階段

這一階段是記載項目執行的具體過程，記載內容包括：項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，包括各種媒體(錄像帶、照片、錄音帶、光盤)材料、試驗報告、階段總結、技術文件、年度進展及執行情況報告等，若申請專利的項目還必須提供專利申請文件。

2.3 總結驗收階段

這部分主要記載課題結題所做的工作。包括科技項目的工作報告、技術報告、已發表或待發表的論文、專著、技術鑒定材料、科研投資和經費使用情況等材料，以及課題完成后由項目主管部門組織驗收的一整套材料(包括驗收報告、驗收證書、驗收評價表等)。

2.4 成果鑒定和申報獎勵階段

根據不同評價方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗收證書、科技成果登記申請表，成果應用的經濟效益和社會效益證明等一套申報成果的材料，以及成果獲準后的獎勵證書。這些材料在鑒定和申報成果時都有明確規定，一般由科技管理人員辦妥后統一交檔案室歸檔。

2.5 推廣應用階段

這一階段主要對技術推廣后的經濟及社會效益進行記載，包括：推廣應用方案、總結、成果轉讓合同、技術應用情況及社會經濟效益等。

3 材料歸檔要求

3.1 填表登記

項目完成后，主持人要認真地將檔案記錄本前面的“科研項目開題簡介”、“科研項目結束簡表”填寫清楚，并到檔案室領取“歸檔材料目錄登記表”，將研究過程中形成的所有材料按先后順序排列登記后，連同檔案記錄一并交檔案室歸檔。

3.2 避免重復

為避免歸檔材料重復，凡項目組成員經辦，并組織科技人員填報形成的材料，如項目申請書、重點項目建議書、研究計劃等已由技術人員歸檔的材料，技術人員不再向檔案室另行送交材料歸檔。

3.3 原件歸檔

歸檔的科研材料必須是原件，要求字跡清楚、工整，格式統一，便于裝訂和保管；忌用字跡不牢固的書寫工具如圓珠筆、紅墨水筆、鉛筆(田間試驗記錄除外)記錄。申請專利的技術，若屬職務發明，發明人、設計人在專利申請辦妥后，將專利申請的技術文件以及受理通知書、授權通知書、專利證書等法律文件的原件歸檔；非職務發明的發明人或設計人在專利申請公布或公告后，也將有關材料的復印件送交檔案室備案。

4 檔案管理人員的職責

4.1 認真學習檔案管理法律法規及規章制度

檔案管理人員應認真學習和貫徹執行國家有關科技檔案的法律、法規，并根據各單位具體情況，適時制定和修改科技檔案管理辦法。

4.2 督促科技人員及時歸檔

檔案管理人員要檢查、督促和協助本單位科技人員做好檔案材料的形成和歸檔工作，對其送交歸檔的材料，要認真進行登記、分類、整理和立卷保管，并開展查詢、借閱等業務工作。

4.3 嚴格保密制度

遵守國家有關科技保密的規定，確保檔案材料的安全，維護技術人員的智力勞動成果和知識產權。

5 科研檔案的借閱辦法

本單位人員因工作需要可到檔案室查閱、借閱有關檔案材料，但外借必須登記，用后要及時歸還。對已取得階段性成果的重大科技項目、正在進行專利申請而未公告的專利申請項目及正在進行技術轉讓的非專利技術項目的技術資料以及課題要求保密的資料，非有關人員查閱，必須經主管領導及項目主持人同意后，方可查閱。外單位人員需查閱科研檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經本單位主管領導批準后，方可查閱。

6 科技檔案管理的幾點建議

6.1 重視憑證文件收集的同時不忽略技術文件歸檔

以往的檔案管理似乎更注重憑證作用，都講究真憑實據。技術參考利用價值本來是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理中都要求歸檔原件，這就導致人們為了符合歸檔要求，歸檔材料非原件不要，實際上使一些重要的但非原件的技術文件不能歸檔，本質上損害了檔案材料的內在質量，這無疑使檔案資源的參考利用價值大打折扣。

6.2 重視科技檔案技術文件材料的系統性和完整性

檔案管理人員要了解課題或項目的技術方案、技術路線，懂得課題項目各種技術文件的內在聯系與因果關系，切實為科研人員提供歸檔指導。使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的思路和實現意圖，并能夠客觀、全面地反映出項目的主要內容，按照技術專業體系形成歸檔文件體系，避免歸檔文件材料的雜亂無章和堆積。

為了確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性，課題組在農業科技項目立項之初，即指定一名課題組成員擔任項目的臨時檔案管理員，在項目或課題進行的各個階段及時與本單位檔案管理員進行溝通，隨時將項目或課題各階段執行情況的工作及技術文件，交檔案管理員存檔，確保項目執行階段檔案的完整性，保障項目順利完成。比如，在立項階段，應形成調研報告、立項申請報告等類文件；項目進行中的實施方案、各階段進展情況、各類試驗數據及結論；項目結題時的結題報告、成果登記及獲獎情況等。結題后課題組臨時檔案管理員要配合單位檔案管理員將該項目的歸檔文件清單等系統化整理永存入檔，這樣可以使技術人員和檔案人員對該項目或課題所要形成、歸檔的文件材料做到心中有數，并做到邊形成邊歸檔，只有這樣，才能從根本上保證科技檔案技術文件材料的系統性和完整性。

6.3 努力提升檔案管理人員的素質

農業科技檔案管理工作看似簡單，實際上農業檔案管理涉及到多方面的農業知識，檔案管理人員雖然不需要像專業技術人員那樣對專業有嚴格的要求，但卻是需要對農業科技所有學科都有一定的了解。因此，農業科技檔案管理人員應有大農業的知識，要對現有人員進行農業專業知識的系統培訓，特別是針對本單位專業知識的培訓，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的專業知識結構，保證能對專業領域材料進行正確的鑒定、整理及歸檔。

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