理工類高校檔案管理干部隊伍存在問題及對策

楊明萍

（南京工業(yè)大學(xué) 檔案館，江蘇 南京 210009）

理工類高校檔案管理干部隊伍存在問題及對策

楊明萍

（南京工業(yè)大學(xué) 檔案館，江蘇 南京 210009）

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步建立和完善，理工類高校檔案管理干部隊伍建設(shè)亟需強化.分析了當(dāng)前理工類高校檔案管理干部隊伍的現(xiàn)狀，建立一支思想素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作能力強的高素質(zhì)的管理干部隊伍，是高校檔案管理工作的一項重要內(nèi)容.并提出了要嚴(yán)把人才入口關(guān)、重視人才的使用、突出科技素質(zhì)培養(yǎng)、加大繼續(xù)教育培養(yǎng)力度等措施來提高檔案管理干部隊伍的整體素質(zhì).

理工類高校；檔案館；檔案管理；干部隊伍

1 檔案管理干部隊伍建設(shè)存在問題

1.1 檔案干部隊伍中高層次專業(yè)技術(shù)人員偏少，工作積極性不高.據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，從2001年～2010年，南京工業(yè)大學(xué)專兼職檔案人員逐年增加，但真正接受過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育的人員占很小的比例，具有檔案系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)僅占總?cè)藬?shù)的13%，檔案專業(yè)的畢業(yè)生更是寥寥無幾，只占專職檔案管理人員總?cè)藬?shù)的9%.特別是人事檔案管理人員文化水平偏低，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，大多都沒有參加過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其中，中高級職稱人員所占比例更低，只占總?cè)藬?shù)的7%.其中大多檔案管理干部大多是兼職，有些檔案管理干部為了自身發(fā)展調(diào)動頻繁，這也使得檔案管理干部流失比較嚴(yán)重，隊伍不穩(wěn)定.另外，檔案管理干部的組織管理制度和工作制度的建設(shè)上還重視不夠或措施不力，這容易造成檔案管理干部到了崗位后對工作業(yè)務(wù)、工作流程等需要花費一定的時間摸索，職責(zé)不明，工作“一籃子”干，工作積極性下降.

1.2 檔案干部隊伍人員結(jié)構(gòu)不合理、整體綜合素質(zhì)不高.由于歷史的原因和傳統(tǒng)觀念的影響，一些高校甚至將一些沒有檔案專業(yè)知識的富余人員或年老體弱者照顧性地安排到檔案館，這樣從客觀上導(dǎo)致了高校檔案管理隊伍在性別和年齡上失衡，整個隊伍學(xué)歷層次偏低.據(jù)統(tǒng)計，63.55%的干部是在上任后才主動加強工作崗位認(rèn)識的；有自己的計劃和工作設(shè)想的僅占19.21%.訪談中部分師生反映，檔案管理干部不愛動腦筋，完全聽從安排，缺乏創(chuàng)造性思維，成為典型的“木偶型”工作分子.特別是基層(負(fù)責(zé)院系檔案)的兼職檔案管理人員，大部分都是教學(xué)秘書或辦公室秘書兼任本單位檔案工作，一方面由于事務(wù)性工作較多，工作繁雜，二是本身就對檔案工作不重視，日常檔案收集工作不到位，嚴(yán)重影響了檔案工作的收集和歸檔.隨著檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高，特別是缺乏既懂檔案和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才.當(dāng)前檔案管理干部嚴(yán)重不足與管理水平亟待提高之間的矛盾已十分突出.

1.3 檔案干部隊伍的工作方法單一、創(chuàng)新理念不足.在調(diào)查高校檔案管理干部用的工作的情況中，肯定了現(xiàn)代科技手段對改善工作的作用有31.73%，但真正能使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息手段的管理干部僅占19.85%，%.34.27%同志滿足于每年立卷多少，提供服務(wù)多少卷(人)次，而對社會需要和本專業(yè)的前沿成果、動態(tài)的關(guān)注的人數(shù)僅占12.37%，這在一定程度上反映了檔案管理干部忽視新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)，缺乏前瞻性和創(chuàng)新性，實踐工作中還是以經(jīng)驗型管理為主，研究型人才較少，很多同志觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新意識，滿足現(xiàn)狀，主動服務(wù)不夠.目前理工類高校人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，大部分仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，檔案材料的檢索基本靠手工完成.人事檔案管理方法手段落后、效率低下，不能跟上時代發(fā)展的要求.當(dāng)前現(xiàn)代電子技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理[2]在日益發(fā)展的新形勢下，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏.

1.4 檔案干部隊伍的奉獻(xiàn)精神和職業(yè)道德建設(shè)有待加強.受到市場經(jīng)濟(jì)條件下不良風(fēng)氣的影響，其中37.46%的檔案管理干部認(rèn)為檔案管理工作枯燥乏味；28.57%的檔案工作者認(rèn)為自己對檔案管理工作缺乏熱情，職業(yè)情感淡漠；其中認(rèn)為把這項工作只作為謀生手段，缺乏奉獻(xiàn)意識與敬業(yè)精神的占27.62%.特使是業(yè)務(wù)上具有鉆研精神，精益求精，能及時更新自己的知識的主動性與參加科研、技改的管理人員只占13.17%.可見檔案管理人才對職業(yè)的期望與檔案工作的現(xiàn)實存在距離，理想目標(biāo)很難實現(xiàn).應(yīng)該說干檔案工作是非常神圣的，也是不可或缺的.但從檔案管理干部的工作現(xiàn)狀及調(diào)查來看，他們對未來的預(yù)期卻令人心碎[3]，從而對未來失去信心，甚至懷疑檔案館(室)的生存問題，以致對檔案職業(yè)失去了興趣，值得有關(guān)部門警惕和關(guān)注.

2 檔案管理干部隊伍建設(shè)問題的成因

一是從外部環(huán)境看.市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們的思想觀念和價值取向發(fā)生了巨大變化，對職業(yè)的選擇更多地趨向于對物質(zhì)利益的追求.而長期以來，檔案部門被視為“清水衙門”、清貧之地.部分管理干部任職出于功利思想，工作過程中奉獻(xiàn)精神越來越低.同在高校工作，從事檔案管理工作的比在教學(xué)、科研部門工作人員的經(jīng)濟(jì)待遇低，且在職稱評聘等方面明顯處于劣勢.在傳統(tǒng)觀念中，檔案館(室)管理人員的工作只是借借還還和檔案的轉(zhuǎn)遞等簡單勞動.這種情況嚴(yán)重挫傷了檔案館(室)管理干部的自尊心，讓他們體會不到自身的價值和自身所從事工作的意義[4].另一方面相關(guān)部門也缺乏必要的教育和宣傳，在實踐工作中，沒有按照“德才兼?zhèn)洹钡脑瓌t選配檔案管理干部，使那些忠誠黨的事業(yè)、思想作風(fēng)正派、辦事公道等良好的職業(yè)道德，還具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現(xiàn)代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識的專職管理干部被埋沒和棄用，特別是在檔案管理工作中，沒能很好地注意專業(yè)管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，有關(guān)培訓(xùn)研討班更是很少組織.

二是從檔案館(室)的內(nèi)部環(huán)境看，長期以來，“我國高校檔案館(室)的服務(wù)不僅范圍狹窄，受條條框框制約較多，局限性大，而且大多實行無償義務(wù)服務(wù)，主動服務(wù)觀念及意識淡漠.”[5].目前，大多數(shù)檔案館(室)干依然停留在“以藏為主，重藏輕用”的工作狀態(tài)，檔案管理干部更是難以從工作中體現(xiàn)出自己的勞動價值.其次，由于培養(yǎng)選拔檔案管理干部隊伍機制不健全，辦法不配套，造成了客觀上的培養(yǎng)與使用脫節(jié).在確定檔案管理干部時，渠道窄，范圍小，加之實踐鍛煉跟不上，受傳統(tǒng)管理體制的制約，工作人員勞動價值難以體現(xiàn).原因是相對簡單和方便，易于實現(xiàn)，就自然降低了管理干部自身的語言表達(dá)、應(yīng)變能力、儀容儀表等的硬性要求，有時會忽視其思想道德和實際能力，選出的管理干部不一定是能夠真正勝任工作的.部分檔案管理干部自身認(rèn)識不足，期望值過高，心理承受力差.部分檔案管理干部在工作中缺乏工作熱情；另外一部分檔案管理干部在工作中都容易斤斤計較，缺乏奉獻(xiàn)精神、吃苦精神.

三是從價值觀看，部分檔案管理干部表面看來忙忙碌碌，但在實際工作中卻沒有取得較好的效果；也有的檔案管理干部缺乏謙虛求實的態(tài)度，干部之間互不接受意見和建議，分化了管理干部隊伍的整體實力.另外，檔案管理干部隊伍素質(zhì)良莠不齊，存在魚目混珠現(xiàn)象，有些管理干部自身缺乏一定的自律能力，如工作能力平庸的，群眾基礎(chǔ)不夠好，責(zé)任心缺失，存在官僚作風(fēng)，嚴(yán)重影響了檔案管理干部隊伍的整體服務(wù)功能的發(fā)揮，同時成為高校檔案管理工作的消極因素.此外有些檔案管理管理價值觀出現(xiàn)了偏差，利用手中的職權(quán)，在把人事檔案利用審查關(guān)時故意刁難師生，設(shè)置種種門檻和要求，不能很好地提供相關(guān)查詢內(nèi)容.違規(guī)利用相關(guān)部門、利用者授予不同的使用權(quán)限，利用他人的急用心理收取一定的好處費，違背了相關(guān)工作條例和規(guī)章制度，偏離了自身工作職責(zé)和道德規(guī)范.

3 檔案管理干部隊伍建設(shè)的措施

針對以上存在的問題，我們認(rèn)為理工類檔案管理干部隊伍建設(shè)應(yīng)注意抓好以下幾方面：

3.1 嚴(yán)把人才入口關(guān).進(jìn)入信息社會以來，特別是在科技興教、科技強教的大環(huán)境中，現(xiàn)代檔案管理工作從管理模式、管理內(nèi)容到管理理念，都對高校檔案管理干部提出了新的更高要求，必須把住人才入口關(guān)，要注重引進(jìn)招聘一些具有檔案專業(yè)知識背景，掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍，逐步改善檔案管理干部群體年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu).建立健全一系列查（借）閱檔案規(guī)章制度，工作中一方面堅持原則，嚴(yán)格把關(guān)，做到手續(xù)不符、不全的一律不接收，另一方面又做到高效率、高質(zhì)量服務(wù)，使高校檔案管理工作有章可循.充分利用相關(guān)部門統(tǒng)一配置的管理信息系統(tǒng)，建立檔案信息庫，迅速準(zhǔn)確地查詢檢索檔案的相關(guān)信息，并利用檔案信息數(shù)據(jù)庫對相關(guān)領(lǐng)域的情況進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的信息依據(jù).

3.2 重視人才的合理使用.一要敢用，大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，突出人本管理，建立并完善人才激勵機制，積極調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，為年青干部發(fā)揮專業(yè)特長提供寬廣的空間.注重發(fā)現(xiàn)并肯定新思維、新理念對檔案工作的促進(jìn)，對他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點和長處，發(fā)揮他們的聰明才智.二要善用，善于發(fā)掘人才的知識，知人善任，對于具備檔案學(xué)專業(yè)背景的人才，要以其檔案管理的專業(yè)知識和素養(yǎng)提高檔案工作的層次和水平；對于具備理工科學(xué)科背景的人才要加以引導(dǎo)，深度挖掘科技檔案信息資源，以特色編研、特色檔案資源開發(fā)作為人才使用的突破點；對于具備計算機學(xué)科背景的人才，則側(cè)重于發(fā)揮其專業(yè)特長，推進(jìn)檔案信息化建設(shè).要合理地解決他們的職級待遇，適時將素質(zhì)好、能力強、群眾公認(rèn)的同志提拔重用.對長期從事檔案工作的同志應(yīng)予表彰獎勵，做到事業(yè)留人，感情留人，待遇留人.

3.3 突出科技素養(yǎng)培育.理工類高校對檔案工作者的科技素質(zhì)有特殊要求，只有具備了科技素質(zhì)才能與高校的檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展.提高對檔案管理人員的培訓(xùn)工作的認(rèn)識，為他們學(xué)習(xí)進(jìn)修創(chuàng)造條件，增強檔案干部的信息化素質(zhì).這不僅包括基礎(chǔ)的計算機應(yīng)用知識和技能，也包括開發(fā)和應(yīng)用專業(yè)檔案管理軟件的知識和技能，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才.利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，不斷改進(jìn)檔案工作的管理方式和方法，提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化[6].

3.4 加大繼續(xù)教育培養(yǎng)力度.面對目前高校檔案部門知識老化，新技術(shù)知識貧乏的狀況，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù).根據(jù)新形勢新任務(wù)的新要求，可把檔案專業(yè)知識、信息化知識和外語等作為繼續(xù)教育重點，有計劃有組織地長期堅持抓好.豐富檔案管理干部培養(yǎng)方式，注重培養(yǎng)實效.在注重講座理論授課大面積培訓(xùn)的同時，著重培訓(xùn)方式的創(chuàng)新，明確要達(dá)到的效果，對培訓(xùn)后檔案管理干部能力提升狀態(tài)進(jìn)行摸底.其次，提供“菜單式”培訓(xùn)內(nèi)容，由檔案管理干部結(jié)合自己的需求進(jìn)行選課，提高培訓(xùn)的針對性.同時，可通過各種形式，拓寬繼續(xù)教育渠道，比如，開展好經(jīng)驗交流、學(xué)術(shù)研討等活動經(jīng)驗交流是檔案工作者互相學(xué)習(xí)，取長補短的重要途徑.以實際經(jīng)驗和技能的提高優(yōu)化檔案管理干部隊伍的知識結(jié)構(gòu)，逐步健全科學(xué)規(guī)范的檔案管理干部規(guī)章制度.

3.5 提高語言文字應(yīng)用能力.科技檔案管理人員要有較堅實的文字功底，好的文字能力應(yīng)是對材料的高度概括能力，對案卷標(biāo)題進(jìn)行高度概括而反映出案卷的主要內(nèi)容.同時敘述表達(dá)要準(zhǔn)確，重點要突出，符合邏輯，通順易懂.要加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立健全語言文字工作長效機制，切實加強對語言文字工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌和監(jiān)督檢查.要因人制宜，做好培養(yǎng)，為了使檔案管理干部獲得勝任職務(wù)所必需的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識、專業(yè)經(jīng)驗和技能，本著“缺什么、補什么”的原則，因人制宜地進(jìn)行定向培養(yǎng).積極開展用字規(guī)范方面的檢查，糾正檔案管理人員中的不規(guī)范用字.通過經(jīng)驗交流，及時總結(jié)自己工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，梳理心得體會，提高發(fā)展問題、分析問題、解決問題的能力.

3.6 加強法律、法規(guī)建設(shè).高校檔案管理人員還要有較強的法律意識，努力學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》及國家關(guān)于檔案管理等方面的法律知識和學(xué)校有關(guān)的規(guī)章制度，做到知法、守法，維護(hù)檔案的歷史真實性.建立和完善檔案資料管理機制，建立檔案信息庫、檔案資料庫實行動態(tài)管理.對因工作失誤造成學(xué)籍檔案損失的，要追究其責(zé)任，對違反檔案法的行為要追究法律責(zé)任.實行規(guī)范化管理，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、整理加工，使重新整理后的檔案材料達(dá)到了編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、使用方便的要求.按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)要求，配齊空調(diào)、去濕機、臭氧發(fā)生器等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)施，提供了良好的檔案管理環(huán)境.同時，要保護(hù)密碼的安全，進(jìn)一步健全和完善檔案《安全保密制度》，確立檔案信息責(zé)任制度，以保障人事檔案信息的安全.

〔1〕韋斯明.科研院校科技檔案管理人員的必備素質(zhì)[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2000(5).

〔2〕楊冬權(quán).以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務(wù)能力為重點.實現(xiàn)檔案館事業(yè)的新跨越[J].檔案學(xué)研究,2009(6).

〔3〕周華青.高校檔案人員“職業(yè)高原”成因與對策[J].蘭臺世界,2010(10).

〔4〕張建偉.新形勢下干部檔案管理工作存在的問題及對策探析[J].濰坊學(xué)院學(xué)報,2009,9(1):92-93.

〔5〕張志強.高校干部人事檔案管理思考[J].信陽農(nóng)業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)報,2009,19(4):159-160.

〔6〕陳蕙蘭.高校干部人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].江蘇技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報,2010,16(5):28-30.

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1673-260X（2011）06-0201-03高校檔案管理工作是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分.隨著高校的跨越式發(fā)展、人事制度改革和經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變的深化，這使得高校檔案管理面臨著諸多新問題、新情況.而高校檔案管理干部是高等院校教育、管理、服務(wù)等各項工作在師生員工中的組織者、協(xié)調(diào)者和執(zhí)行者，是聯(lián)系教師、學(xué)生與相關(guān)職能部門的主要紐帶.當(dāng)前高校檔案管理干部隊伍管理中“軟管理”和必要物質(zhì)基礎(chǔ)的缺乏等問題.使一些高校出現(xiàn)了檔案管理干部隊伍不穩(wěn)定、思想滑坡、素質(zhì)下降等問題.如何加強高校檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案干部隊伍素質(zhì)，建立一支有專業(yè)知識和文化素質(zhì)、政治強、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案管理干部隊伍，是新時期做好高校檔案管理工作的需要，也是高等教育發(fā)展的需要.特別是理工類高校檔案管理工作既有一般檔案管理的共性，也有其特殊性.其特殊性在于，理工類高校的檔案材料的科技內(nèi)涵較為豐富，需要檔案管理者具備一定的科技知識和敏銳的科技發(fā)展意識[1].辨證客觀地分析理工類高校檔案管理干部的現(xiàn)狀，進(jìn)一步提高檔案管理干部的綜合素質(zhì)，有利于促進(jìn)理工類高校檔案管理工作的制度化，也有利于高校的改革、發(fā)展、穩(wěn)定大局及和諧校園的建設(shè).