檔案信息化管理的思考

趙淑英

（赤峰學院 高職教學部，內蒙古 赤峰 024000）

檔案信息化管理的思考

趙淑英

（赤峰學院 高職教學部，內蒙古 赤峰 024000）

隨著計算機技術的飛速發展及逐步推廣應用，對檔案進行信息化管理的條件也已日趨成熟.面對檔案信息化管理的實施，檔案管理者迎來挑戰，也直面機遇.只要充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性，必將開創信息化檔案管理的新局面.

檔案管理；網絡化；信息自動化；檔案工作者

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢.檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程.在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革.

這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平.作為信息化前沿的檔案部門，已經面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為檔案部門不得不考慮的問題.隨著時間的推移，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現代化的道路，而最大限度地開發與運用計算機技術已經成為檔案管理現代化的最重要的內容.

檔案信息化管理不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題.對絕大多數檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構而言，在實踐中單純依靠其自身的技術力量很難順利進行有關信息化內容的建設.加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段.加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際.加強管理的指導思想，必須要處理如下相關的工作：一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進.如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑.

1 檔案信息化管理的重要性

可改善檔案管理工作.只有實現檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務.可用詳實的檔案信息支持決策和管理.決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證.對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益.提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段.檔案管理自動信息化系統是一項運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要.

2 提高檔案人員的素質及責任感

檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面.檔案工作者的素質主要包括：政治思想、工作作風、業務知識、文化水平、辦事能力和身體條件等方面.檔案工作人員必須逐步做到專業化、技術化.在具有高度的政治覺悟和良好的工作作風的前提下，還要加強現代化知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件管理知識，使之運用于檔案管理實踐的工作效率和辦事能力.檔案工作者只有跟上時代發展的步伐，以全新的檔案管理模式和服務理念來做好每一項本職工作，檔案管理工作才能在真正意義上朝著現代化、科學化方向邁進.

3 提高檔案的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高.特別是基層的檔案館，目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮.它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理.這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施.檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系.

4 提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力.部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻.當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”.鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統.

5 重點抓好數據庫建設，以促進檔案管理成效

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設.開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體.數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用.建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程.

6 重視人才管理推進檔案信息自動化

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高.當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象.計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視.

7 客觀務實地改進檔案管理

檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合.目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關.應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費.

8 完善檔案信息化標準體系

完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理.文檔一體化管理是網絡技術在檔案信息管理中應用的必然結果，盡管文檔一體化管理的思路已提了很多年，但在實際工作中還存在各自為主，文件歸檔不及時，有時有漏歸，重要文件丟失的現象.這與管理制度不健全而造成人力、物力、財力的浪費有直接關系.因此，需要實現文檔一體化管理，確保檔案信息完整與準確.集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，作到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、設計、底圖、工程檔案，人事檔案等管理規范.加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設的有序開展.

9 檔案信息服務要網絡化管理

網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶，分而治之的狀態，將工程檔案信息管理與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體.科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成一個包括各種信息資源在內的“公司信息資源系統”實現所謂“信息資源共享”.以往利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室，甚至設計現場的終端前對檔案數據庫進行瀏覽、訪問.以利用者為中心設立多途徑的檢索系統，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件.不必再到檔案室閱覽或提曬.

10 檔案管理向科學化、現代化方向發展

隨著檔案館藏數量和內容的日益增加，以及利用者對快速準確、便捷查閱檔案需求的日益迫切，利用當代先進的科學技術理論和方法管理檔案，提高檔案管理技術的現代化水平，使檔案管理達到最優化的效果，必然成為未來檔案開發利用的一個重要趨勢.如采用縮微技術存儲檔案信息，以保護和延長檔案的壽命，采用通訊技術和計算機網絡技術遠距離傳送檔案信息等.

11 加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明：無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段.包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等.要建立完善的安全管理制度.電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性.這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現.因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患.

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域.因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢.我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，檔案工作面臨著從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題.

總之,檔案工作的信息化建設應在檔案信息資源的有序整理基礎之上加快檔案信息網絡的建設、加強檔案信息資源的開發利用、做好檔案信息化人才隊伍的建設、促進檔案信息資源開發利用的政策法規及標準的制定，同時對欠發達地區，要正確處理經濟瓶頸對檔案信息化建設的制約，從而使得信息化建設成為一個系統網絡.在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行.

〔1〕薛鶴嬋,薛鶴娟.淺談檔案服務機制創新[J].科技創新導報,2009(07).

〔2〕盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案，2007（5）.

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1673-260X（2011）03-0191-02