高職高專教材庫房管理探討

王育蘭

（桂林航天工業高等?？茖W校，廣西 桂林 541004）

高職高專教材庫房管理探討

王育蘭

（桂林航天工業高等?？茖W校，廣西 桂林 541004）

教材庫房管理是高職高專教材管理工作的重要組成部分，是穩定教學秩序的重要保證，近年來受到各方面的廣泛關注。文章從高職高專教材工作的現狀出發，提出了教材庫房管理工作實現規范化、制度化和科學化的管理目標和方法。

高校；教材工作；庫房管理

書本教材是老師傳授知識和培養人才的基本工具，也是深化教學改革、提高教學質量的重要保證。搞好教材管理，保障教材供應對完成教學任務、穩定教學秩序具有積極的作用。教材管理工作是高職高專教學管理工作的一個組成部分，而教材庫房管理又是教材管理工作的重要環節。由于近幾年來各高校招生規模的擴大和教學改革的不斷深入，造成教材流通量不斷增長，教材發放的方式也日趨多樣化，這些都為教材庫房的管理工作提出了更高層次的要求。

（一）從基礎性入手，實現教材庫房管理的規范化目標

1.執行嚴格的教材驗收入庫手續。把好驗收關，是做好教材庫房工作的前提，教材入庫時必須執行嚴格的驗收制度。近年來，因高職高專專業劃分的細化和經常性調整，致使采用的教材品種多，數量多，庫存教材常常會出現同一書名，同一出版社，價格卻不一樣；或者同一書名，作者不同，出版社也不同，這就給教材工作人員增加了管理難度。因此，教材入庫時必須要有規范嚴格的驗收制度。教材庫房管理員每次驗收供貨商的教材時，都會根據發書清單拆包驗收，認真核對教材名稱、作者、出版社、版本、單價以及數量等欄目，確認各項都準確無誤后，再填寫教材入庫驗收單，并妥善保存備查。若發現數量、質量問題，庫房管理人員將及時做好記錄，并向教務處教材科科長反應情況，積極做好善后處理工作。

2.加強日常教材分類、存放等基礎工作。教材庫房的管理是一項長期的工作，做到教材分類有序，查找方便，取用快捷，對提高日常工作效率有很大的作用?？茖W合理的教材分類存放是庫房管理人員的一項重要任務，也充分體現了教材庫房的管理水平。平時工作人員為充分利用有限庫房空間和做到教材發放快捷、準確，分類上架時都要認真按系別、年級、專業、品種歸口排放整齊，在每層書架上設卡標明所放教材的名稱、作者、出版社、單價、數量等等。教材要盡可能平放不能豎放，避免皺折，每層書架上要排列有序、層次分明。要根據書的厚薄架子的高度來確定放書數量，同時為了保證教材庫存質量，教材放置應以每10冊（或5冊）一組相互平放，便于取書、盤存。只有科學合理的教材分類存放、排列有序，保持庫房整潔，教材才能做到無變形、無損壞、無變色、無灰塵，讓人覺得層次分明，一目了然。

3.重視和認真做好教材發放工作。教材發放工作是教材科直接聯系全校師生的窗口，也是一個重要的教學管理環節。保證及時、準確、足量地將教材發放到老師和學生手中，是教材管理的終極目標。由于每學期學生開學報到時間一致，這就意味著教材發放時間相對集中，工作量大，時間緊，任務重。教材工作人員不得不利用休息日、節假日加班加點，保證所有教材都在學生上課前發放完畢。因此，在發放教材之前必須事先根據教學計劃或課程表，提前對各專業、各年級的教材使用情況做好各項登記，認真核對好各專業、各年級所用教材的名稱、作者、版本及數量，按照教材發放計劃明細表填寫好各個項目，并將教材分好類。教材管理人員在發放教材前，統一排出各班的領書時間，再以班級為單位前來領取教材。學生以班級為單位來買書時，工作人員事先開好教材銷售購書清單，讓學生到財務處交款后，憑發票來領取教材，等班委當場核對完所發教材的名稱、作者、出版社、版本及數量等信息，準確無誤后，一次性發放到學生手中，以避免錯發、漏發等現象。

4.按照要求定期進行教材盤庫。教材科每學期大批量向學生發放完教材后都要及時清點庫存，核對庫存清單和實際存量是否一致。及時清查庫存情況可以為今后的教材預訂和采購計劃提供準確數據，同時也可以了解教材使用情況，及時清點余書以免教材積壓。平時教材科都要求做到教材出入庫手續齊全、賬目清楚，如有短缺之處，要查明原因。接照學校規定教材科一般在每年4月、10月進行兩次定期盤庫。盤庫時主要做好以下幾項工作：一是核查教材的賬面數目與實際庫存數目是否相符，如有差錯及時找出原因予以更正，努力做到銷售系統中的庫存數量、庫房管理系統中的庫存數量、教材的實際數量與財務處的賬目完全一致。二是核查教材的發放與驗收有無差錯。三是檢查教材庫存時間、庫存量。由于教材庫存在一定的時間必然要有一定的量，才能保證學校的教學需要，所以教材超過一定期限就會造成教材版本修訂或改版，其新版本內容會有較大的區別，從而造成教材不能再使用，這些教材就得申請移交圖書館作為藏書或報損等。四是檢查各種庫存教材有無損壞和蟲蛀。五是檢查庫房內的安全，做好防火、防盜、防腐、防潮、防蟲等工作，定期檢查消防設備，及時更換過期設備。發現安全隱患及時采取措施并向主管部門報告。

（二）從規范性入手，實現教材庫房管理的制度化目標

沒有規矩不成方圓，教材庫房必須要有嚴格的工作制度，才能保證教材工作有序進行。教材庫房的進書、發放和零售都制定了一套有效的工作程序和規章制度，每項工作都要求做到有章可循。比如制定《教材庫房管理制度》，一是要求庫房管理員堅守工作崗位，正確履行職責；二是嚴格教材出入庫手續，憑領、售單發書，做到驗收有憑據，出庫有清單。加強帳、物、卡管理，按時對帳，按時盤庫，按時發放教材；三是庫房內嚴禁存放易燃、易爆等危險物品，離開庫房時要及時斷電、斷水、關窗和鎖門，做好庫房安全消防工作；四是要經常清掃整理庫房，保持庫房通風、整潔、衛生；五是注意教材庫房的防火、防曬、防腐、防潮、防塵、防蟲、防鼠害和防破損，定期進行消毒處理。

（三）從技術性入手，實現教材庫房管理的科學化目標

隨著社會經濟的飛速發展和科學技術的全面進步，用現代技術和科學方法管理教材庫房已大勢所趨，勢在必行。在辦學規模不斷擴大、專業不斷增加，招生人數也不斷增加的情況下，教材庫房管理工作量也日趨加大，管理難度也增加了。在教材庫房管理中，使用計算機進行信息處理的優勢和便捷程度是有目共睹的，計算機信息處理的準確、快捷、高效、多功能性為教材庫房管理工作提供了強有力的支撐。高等院校結合校園網進行教材管理庫房工作，建立教材信息數字檔案，使得教材庫房管理實現網絡化、微機化，對教材的建設、訂購、庫存數統計等科學管理起著非常重要的作用。庫房計算機管理是提高工作效率和質量的重要途徑。教材科在教材庫房的日常管理中，把入庫教材、出庫教材、庫存教材、訂購教材和教材費的結算等情況都輸入電腦，進行程序化管理。同時，利用計算機為每一種教材編制教材編碼、存放位置，這樣便于查找教材，為進行庫房數字化管理做好準備。以后只要庫存數有變動就及時在電腦里進行增減，這樣既可以避免以前人工計算的差錯，又能節省人力物力，大大提高了工作效率與質量，也減輕了教材庫房管理工作人員的工作量，使庫房管理工作人員有更多的時間和精力來整理庫房、熟悉業務、匯集信息等，并對教材庫房工作進行理論研究，從而提高教材庫房工作的整體管理水平。通過計算機技術和校園網，引進教材管理軟件將教材庫存信息建成專門的數據庫，可以方便師生查找各類教材、任課老師情況和核查教材費用等；可以為老師查詢教材名稱、作者、出版社、版本等信息提供必要的依據。但隨著科技的發展，教材管理軟件也在不斷改進和升級，教材管理工作者還必須努力學習計算機技術等現代知識，懂得教材庫房管理科學方法、程序和手段，不斷提高教材庫房管理水平。

高職高專教材庫房管理工作是高校教學管理、教學保障和整個教材管理工作的重要組成部分，它直接影響到學校教學質量的優劣。搞好教材庫房管理對保障教材供應、提高教學質量和完成人才培養任務起著重要作用。面對新的形勢和要求，為了做好教材庫房管理工作，庫房管理人員必須充分認識到自己在學校工作中的重要作用，立足崗位，熱愛本職工作，認真負責，努力提高自身管理能力，掌握現代管理技術，不斷改進庫房管理工作，只有這樣，才能使學校教材庫房管理工作提高到一個新的水平。

[1] 劉巖.高校教材書庫管理的探討[J].農機化研究,2004(1):267-268.

[2] 林世勇.大專院校教材管理工作芻議[J].福建高教研究,2003(2):60-61.

[3] 陳桂芝,王先瓊,萬滋衡.關于高校教材管理工作的探討[J].咸寧學院學報,2005(10):122-124.

G647

A

1008-1151(2011)03-0095-02

2010-12-16

王育蘭（1971－），女，福建龍巖人，桂林航天工業高等?？茖W校教務處助理館員。