對(duì)加強(qiáng)牌證業(yè)務(wù)檔案管理工作的探究

趙 巍

滄州市農(nóng)機(jī)推廣站 061001

對(duì)加強(qiáng)牌證業(yè)務(wù)檔案管理工作的探究

趙 巍

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農(nóng)機(jī)監(jiān)理牌證業(yè)務(wù)檔案是法制化建設(shè)的具體體現(xiàn)，是機(jī)手所持證件合法性的認(rèn)定依據(jù)，可真實(shí)反映辦理各項(xiàng)牌證業(yè)務(wù)中的流程、原始信息與動(dòng)態(tài)信息，是指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作開展的第一手資料。業(yè)務(wù)檔案管理是政策性、原則性、技術(shù)性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，本文對(duì)如何搞好牌證業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行分析與探討。

1 牌證業(yè)務(wù)檔案的分類

牌證業(yè)務(wù)檔案分為電子檔案、紙質(zhì)檔案、臺(tái)賬三種形式，電子檔案是將各項(xiàng)信息記錄在微機(jī)中，資源共享，便于根據(jù)不同的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢；紙質(zhì)檔案是保持各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理中真實(shí)的具體流程與原始記錄；臺(tái)賬是摘錄檔案中的主要信息登記造冊(cè)，并預(yù)留一定位置，用于記錄如轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)移、變更、逐年檢驗(yàn)情況、注銷、補(bǔ)換證件等信息，便于查閱。三者是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，其中紙質(zhì)檔案是整個(gè)牌證業(yè)務(wù)檔案的核心，也是規(guī)范管理的重點(diǎn)。

2 如何規(guī)范牌證業(yè)務(wù)檔案

2.1 須符合基本要求。電子檔案應(yīng)做到定期備份，及時(shí)上傳；紙質(zhì)檔案應(yīng)有資料目錄，材料按順序裝訂，完整齊全，手續(xù)真實(shí)有效，整潔無涂改，各項(xiàng)簽注規(guī)范，有市級(jí)審核意見，各類檔案排列有序，便于查找等；臺(tái)賬應(yīng)定期打印并及時(shí)補(bǔ)充完善有關(guān)內(nèi)容。

2.2 建立制度，有章可循。在《檔案法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作情況，制定《牌證業(yè)務(wù)檔案管理制度》，對(duì)檔案的建檔要求、需收錄的材料、保管與使用規(guī)定、檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)等予以明確。

2.3 設(shè)置專人管理。為體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)互相制約的基本原則，檔案管理人員不應(yīng)由其他崗位人員兼任，同時(shí)鑒于保密性的特殊要求，應(yīng)保持檔案管理人員的穩(wěn)定，不宜頻繁更換。

2.4 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作規(guī)范與否，必須要有衡量的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)明確具體要求并落實(shí)到細(xì)節(jié)上，如各項(xiàng)業(yè)務(wù)需留檔的材料、裝訂順序、表格中何為打印部分、何為手工簽注部分、所簽注內(nèi)容的位置與要求、規(guī)范用語等，使檔案規(guī)范與否有一個(gè)衡量的尺度。

3 當(dāng)前工作中需強(qiáng)化的幾點(diǎn)內(nèi)容

3.1 加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。當(dāng)前部分干部職工缺少法制觀念，未能真正理解“建檔就是執(zhí)法”。檔案管理是否規(guī)范能反映一個(gè)行業(yè)、一個(gè)部門的管理水平是否科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，各級(jí)部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案規(guī)范管理的重要性，將檔案管理工作列為年度工作考核指標(biāo)，作為“評(píng)先”的先行指標(biāo)，推行檔案管理工作責(zé)任制。

3.2 強(qiáng)化審核。規(guī)范要求各項(xiàng)牌證業(yè)務(wù)是“縣站承辦、市所監(jiān)督”，市級(jí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)不直接辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，屬既不見車也不見人。因此，審核檔案是否規(guī)范，就成了實(shí)現(xiàn)市級(jí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)督職責(zé)的重要途徑之一，要嚴(yán)把審核關(guān)，對(duì)不規(guī)范的檔案堅(jiān)決整改直至合格。同時(shí)，檔案審核工作僅僅依靠市級(jí)監(jiān)理人員的日常審核效率偏低，如我市自2007年7月開始受理新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)牌證業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案達(dá)15 000余份，工作量很大，為保證檔案審核工作及時(shí)完成，可采取抽調(diào)縣級(jí)業(yè)務(wù)骨干人員進(jìn)行集中審核或縣縣之間交叉審核的方式，既提高了工作效率，又使基層業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)得到了提高。

3.3 提高管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理員有審核前期崗位所辦業(yè)務(wù)是否符合規(guī)范流程與要求的責(zé)任，因此對(duì)其綜合素質(zhì)要求是比較高的，現(xiàn)行規(guī)范中涉及駕駛員牌證業(yè)務(wù)共11項(xiàng)，農(nóng)業(yè)機(jī)械牌證業(yè)務(wù)共有24項(xiàng)，作為檔案管理員，要熟悉上述各項(xiàng)牌證業(yè)務(wù)所涉及的各項(xiàng)規(guī)范要求，查漏補(bǔ)缺。必須要加強(qiáng)對(duì)其法制觀念、責(zé)任意識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)等多方面的培訓(xùn)與教育，使其能夠勝任崗位工作。

3.4 消除影響因素。以辦理初領(lǐng)駕駛證為例，現(xiàn)行要求有目錄、流程單、申請(qǐng)表、準(zhǔn)考證明、成績(jī)單等8項(xiàng)材料，表格數(shù)量繁多，筆者認(rèn)為，只要能體現(xiàn)出工作流程并且滿足規(guī)范的要求，部分表格可以精簡(jiǎn)合并，如考試成績(jī)單稍加完善就可以代替流程單、準(zhǔn)考證明；各類表格中涉及到“經(jīng)辦人”處，現(xiàn)行要求是微機(jī)打印并簽章，目的是整潔美觀，但筆者認(rèn)為，紙質(zhì)檔案應(yīng)考慮檔案的原始性，應(yīng)保留個(gè)人手工簽名的原始記錄，不宜使用微機(jī)打印；統(tǒng)一監(jiān)理軟件，實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，信息互通，資源共享；統(tǒng)一合并拖拉機(jī)與聯(lián)合收割機(jī)所用表格。