從推進無紙化辦公建設看實現辦公自動化的途徑和方法

河南省安鋼制氧廠 何鳳杰

從推進無紙化辦公建設看實現辦公自動化的途徑和方法

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無紙化辦公，顧名思義，就是改變傳統依靠紙質方式傳遞信息的辦公方法，以網絡為基礎，傳遞信息的現代辦公方式。無紙化辦公的實現，其意義不僅僅是改變了一種辦公模式，對于推進整個辦公自動化管理方式的運作，從思想上改變員工的傳統觀念，進而推進企業的引新、用新、創新工作，都有著不可估量的作用。

加快無紙化辦公進程，是技術進步的必然結果，也是企業管理發展的必然要求。從目前一些企業和單位辦公管理方式的現狀來看，有的建立了自己的IT網站，實現了部分生產運行參數的遠程監測和管理數據的實時傳輸；有的建立了單位局域網，為內部信息傳遞提供了平臺；有的改變文件載體方式，從發放紙質文件到發布電子文件，跨出了改革文件管理方式的重要一步。但總體來看，大多數企業和單位還基本沿用傳統的紙質辦公模式。這與先進單位應用無紙化辦公管理的模式存在相當大的差距，而且也是影響國內無紙化辦公建設效果的關鍵因素。

辦公自動化，簡稱OA，是英文OFFICE AUTOMATION的縮寫。它是采用Internet/Intranet技術，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。顯然，辦公自動化的實現要求，比無紙化辦公要深刻得多，涉及的范圍要廣泛得多，其實現的難度也要大得多，而實現辦公自動化的重要性也遠非推進無紙化辦公所能替代。但是，作為辦公自動化實現內容的一個方面，在推進無紙化辦公進程中遇到的問題和不足，對加快辦公自動化建設卻有著重要的借鑒作用。

辦公自動化是推動企業信息進步與發展的直接有效的手段。那么，當前實現辦公自動化的基本途徑在哪里？有效方法有哪些？把握的重點在何處？筆者認為，應當著重抓住以下幾點。

一、明確目標性，增強主動性，提高辦公自動化建設的主動意識

實現辦公自動化，必須要掌握開展此項工作的深刻意義，這對于明確目標、主動工作有著重要作用。首先，實現辦公自動化是順應社會信息化發展潮流的必然選擇。知識經濟發展腳步的不斷加快，推動了信息社會的全面建設，而信息化發展的潮流又反過來要求以流轉電子文件為主的辦公自動化建設進程跟得上發展的要求。要適應時代發展潮流，全面推進辦公自動化建設勢在必行。其次，實現辦公自動化是提高工作效率、建設節約型企業的客觀要求。鋼鐵企業的競爭已經從單純地依靠擴大銷售競爭轉變為企業內部的成本競爭。當前，集團公司正在加大力度，深入實施內部挖潛增效工作，因此，適時推進辦公自動化建設是對挖潛增效工作的有力支持，也是提高辦公效率、促進經濟效益增長的有效途徑。再次，實現辦公自動化將改變傳統辦公觀念。推進辦公自動化，不僅是對我們思想觀念的一場革命，而且還是工作方式的一場革命，是對傳統辦公方式的一次重大變革。實現辦公自動化，就是要求我們運用現代辦公設施和工具，與使用了多少年的“文房四寶”說“拜拜”，這對我們的干部職工，特別是尚不熟悉辦公自動化理論知識和實踐知識的同志是一次重大挑戰。因此，我們要深刻認識它的重要意義，進一步明確目標，增強辦公自動化建設的主動性。

二、鞏固學習性，增強實踐性，提高辦公自動化建設的技術含量

辦公自動化，20世紀70年代中期發源于美國，80年代在日本得到長足發展，并顯示出強大生命力。我國在經歷了“六五”、“七五”和“八五”15年的長期學習消化后，到“九五”期間基本具備了條件并有序發展起來。相對于傳統辦公模式，許多單位和員工對它還存在著或多或少的疑問。無紙化辦公建設還可以營造良好的辦公氛圍，不但提升了辦公的效率，而且對于提高辦公質量也具有積極的促進意義。要迅速地把這項工作開展起來，一方面，需要進一步加強辦公自動化宣傳，普及辦公自動化知識，增強人們對辦公自動化的了解和認識。另一方面，要認真學習這方面的專業知識，促進理論聯系實際，促進辦公自動化建設。要在學習行為科學、管理科學、社會學、系統工程學、人機工程學等相關理論上下工夫，要在學習數據處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網絡通信技術、決策支持技術等方面下工夫，要在實踐數據管理、信息傳遞、網絡應用等方面下工夫，不斷推進辦公自動化建設和應用的技術含量。同時，隨著現代辦公技術的不斷發展，無紙化辦公建設是否達到理想的效果，也客觀展現了國內現階段辦公技術研究的狀況，及其未來發展趨勢。

三、突出實用性，把握漸進性，提高辦公自動化建設的實際效果

辦公自動化的建設和發展，要始終把握其實用性和漸進性，尤其是在鋼鐵行業這種傳統管理方式長期占據主導地位的企業里，不注重其實用性和漸進性，就無法保證其成功和有效。突出實用性，是為了使辦公自動化的建設符合需要，為我所用，切實與我們現行的管理工作融合到一起，不至于與管理工作脫節或無助于推動管理工作。突出實用性，就是要求在推進辦公自動化的進程中時刻注意把握漸進性，要根據基礎條件和人員素質，確定辦公自動化推進的進度，例如準備工作應當做些什么，專人操作、專機聯網、專網傳輸的操作程序和人員培訓怎么做，紙質和專網傳輸文件信息的“雙軌”運行時間表怎樣確定等，這些問題都應當妥善地解決好，切不可盲目冒進、脫離實際。

四、體現科學性，瞄準先進性，提高辦公自動化建設的科技水平

辦公自動化，在國外已長足發展，國內也正方興未艾。但對于一些部門和行業，尤其是一些較為落后的傳統行業里，它還是新興事物，甚至是正在摸索或剛剛起步。在我國今后的辦公環境建設中，但要逐漸形成符合實際情況的管理模式，而且要實現辦公室中軟、硬件環境及相關配套設施的全面引進和應用。面對現代辦公室先進的管理模式，從一開始起步，我們就應當體現科學性，瞄準先進性，站在更高的起點上來完成這項工作。這就要求我們緊緊抓住辦公自動化的科學含義，正確把握開展這項工作的實質內容，嚴格按照展開的基本步驟有序進行，從初步設計到硬件支持，從軟件開發到系統運行，最終形成完善的自動化辦公系統，每一階段都要做到科學有效、精益求精。這也就要求我們要時刻瞄準先進性的標準，既要具體運行環節指標先進，又要整體運行過程性能先進；既要使系統功能滿足事務處理、協助管理的需要，又要切實提高防范干擾破壞的可靠性和安全性；既要在每一個階段體現工作的科學性，又要時刻瞄準辦公自動化技術發展的先進性，真正將辦公自動化的建設建立在科學和先進的基礎之上，實現其運行的安全、科學、經濟、高效。