加強機關事業單位檔案科學化管理

文/福建省龍巖市永定區新聞宣傳與網絡管理中心 胡玲霞

職員在相關事業單位工作與活動的真實性都是通過檔案來表現出來。檔案不僅可以表現出單位發展的歷程，而且也幫助單位在關鍵時刻作出重要決策。所以，提高機關單位檔案科學化管理的水平對提高整體管理效率有至關重要的作用，并影響機關單位的可持續發展。為達到以上目標，就需要機關單位加強檔案管理工作，實現科學化管理策略。

一、檔案科學化管理這一重要舉措的實際意義

以往的管理辦法是將重要的紙質檔案資料整理，如果工作人員將這些資料任意擺放在檔案室，將導致檔案管理的雜亂無章。機關單位的員工具有流動性，若要求他們自行保管檔案材料，在員工任免工作時，可能會出現檔案找不到的現象，影響機關單位的工作延續性。檔案對機關單位造成的損失是不可估量的，將工作的原始資料——檔案，將其妥善保管是機關單位在管理過程中十分簡單并且基礎的工作。除此之外，對于機關單位來說檔案管理是很關鍵的一個方面。隨著社會逐步發展，我國對于社會信用體系方面逐漸開始重視，因此機關單位中的檔案管理工作為了滿足社會的需要，應不斷發展和完善。從多方方面多角度入手建立完美的信用制度，應用到檔案管理中來。

二、目前機關單位在檔案管理中出現的問題

（一）忽視檔案管理的重要性。現階段，機關單位對容易彰顯成績的管理十分重視，比如財務管理和人事管理等，忽視對于檔案管理的工作，這種現象普遍存在于我國機關事業單位。更有甚者，事業單位沒有設立單獨的檔案管理部門，究其原因就是認識不充分，不了解檔案管理制度在日常工作中的重要地位，沒有深刻體會到檔案管理工作會對于單位的重要性。將檔案管理部門與其他部門相比較，前者非常容易被管理者忽視，或對其精簡，還有的單位在檔案管理部門只有兼職的員工。而兼職員工沒有專業的檔案管理知識，并且職位還不固定。因為檔案管理工作易被忽視的屬性，也在一定程度上限制了檔案管理工作的發展方向。

（二）檔案管理制度的停滯不前。現階段，檔案管理這一模式在伴隨著機關事業單位的深入改革后也迎來新的關注高度，但是機關單位的發展和檔案管理制度存在日益增長的矛盾。一個單位的檔案分布在不同的部門，阻礙了部門間的相互了解，讓檔案管理存在很多問題，并且處于離散的狀態。因為各個部門職員都不是相關專業畢業，或沒有經過系統的學習，很難讓他們從心里重視檔案管理的重要問題，最終使檔案的利用率逐步下降。

（三）沒有完整的科學化檔案管理方式。電子信息技術在伴隨著快速發展的電腦網絡技術，成了職員日常工作中、學生學習過程中不可或缺的重要工具。越來越多的高科技技術被逐漸發明，并快速應用到學習、工作和生活中，不但方便了人們日常生活，還對人們的辦事效率有了大幅度改善，并且摒棄了傳統的檔案管理模式，出現了越來越高技術水平的管理方式。相較于以往的紙質材料來說，電子信息技術的快速應用，新形勢下的方案與舊的方案發生越來越多的碰撞。總而言之，機關單位的檔案數據可以輕松地在電腦上完成，方便了對檔案的修改和復制，但是電子文檔的長久保存和確保不被盜取等問題卻很難被保證。

三、機關單位順利進行科學化檔案管理的重要辦法

（一）政府部門應該大力支持相關事業部門。政府應求立法部門針對檔案管理的辦法制定或完善法規，依法加強建設機關單位的檔案管理部門，對機關單位要有目的性的進行實時監督并指導督促。政府部門應該多與相應機關進行座談，宣揚檔案管理的必要性及完善檔案管理制度的意義，為相應的機關單位打造一個積極的工作氛圍。要將在檔案管理方面表現優異的單位或個人找出來作為榜樣，做好帶頭作用并全面改善全國機關單位的檔案管理水平。最后，政府相關部門在有必要的時候采取必要措施，深入基層并且制定措施和管理制度，每過一段時間采取抽查考核的制度，對于不滿足要求的單位或個人進行相應的知識培訓。

（二）摒棄以往檔案管理的思想。機關單位想要實現檔案科學化管理，就必須要拋棄舊的管理措施，積極接納新的管理方式。打破落后的檔案管理模式，將各個部門之間的界限去除掉，才能有更高的效益。機關單位必須要先改變管理理念，才能更好地監督檔案管理工作人員進行實時收集、合理歸類、妥善保管，最后加以整合與利用的工作。相關的機關領導作為領頭羊率先去了解有關檔案管理方式的相關書籍和文獻，促使在機關單位內部形成由上而下對檔案管理工作的重要性認識。

（三）完善檔案科學化管理制度。科學的檔案管理機制是相關事業單位進行檔案科學化管理必不可少的條件。相關單位首要條件是改善檔案管理的科學化，這會保障檔案收錄的及時、分類的合理以及最后的歸檔步驟完整性。完善管理措施，必須要根據檔案管理的可持續發展性、能否適應相關單位的現實情況和檔案能否進行安全儲存。管理部門需要合理運用網絡資源和技術，開發能滿足本單位和檔案管理工作的操作程序，通過規范管理職能以及合理運用技術兩方面共同保證數據安全，將紙質版和電子版上的檔案統一到一個操作系統中，實現職員的高效率工作。

（四）建立完整的檔案管理系統。將檔案進行檔案化處理逐漸演變為相關單位在實現檔案科學化管理的重要工作，將檔案用電子文檔的形式進行收發、存貯的操作，可以方便工作人員進行查閱或者修改。計算機技術不斷發展，電子文檔正在不斷取代紙質文檔，將計算機技術應用到眾多行業和領域中已經成了常見的事情。在對于檔案管理的工作來看，以往的人工管理模式很難滿足處理大量數據的需求。通過計算機進行檔案管理，可以避免人為的失誤并且提高了準確度和效率。所以，檔案科學化管理就需要機關單位完善局域網，將檔案進行共享處理，才能更好地提高檔案管理工作的科學性與正確性，更具有說服力。

四、結束語

檔案是一項重要的資源，在檔案管理中如何將其進行科學化整合是機關單位目前急迫改善的問題。在戰略性高度全面認識檔案管理的重要性是不能缺少的。檔案管理部門同時也需要對檔案進行科學化、信息化、規范化的措施并積極探索，進而對機關單位的可持續化健康發展提供必要的有力保障。