基于可持續發展的高校檔案數字化建設

賈淑玉

(黑龍江省教育學院，哈爾濱150080)

基于可持續發展的高校檔案數字化建設

賈淑玉

(黑龍江省教育學院，哈爾濱150080)

高校檔案數字化建設并不是簡單地將館藏進行數字化處理的過程，而是以可持續發展為目標，在全新的基礎設施和信息環境的基礎上，實現檔案與社會的交融，這是高校檔案事業發展的必然方向。

高校檔案;數字化;信息資源;可持續發展

高校檔案數字化建設是高校檔案工作隨著高?，F代化管理發展到一定階段而出現的工作趨勢，是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，擔負著存儲、管理并提供利用高校黨務、政務信息系統和數字化校園產生的電子文件、檔案信息的職能。

一、高校檔案數字化的動因

1.檔案數字化建設是高校信息化建設的必然趨勢

高校信息化建設的實施以及數字校園的成功運轉，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，形成了大量的數字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產生了大量的電子文件進而形成數字化形態的檔案信息。面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，已成為高校檔案部門的當務之急。

2.檔案數字化建設有利于高校檔案信息資源的開發利用

首先，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現檔案信息資源的共享。其次，數字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發利用。

二、高校檔案數字化建設的基本原則

基于高校檔案數字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數字化建設，高校檔案部門應在可持續發展的前提下堅持以下相關原則。

1.經濟性原則。在數字化設備方面應根據自身財力，注意適用、節約，追求經濟投入的最小化，實現效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發揮。

2.重點性原則。檔案館館藏豐富，在進行數字化建設時，如果要把全部館藏都轉化為數字化信息，不但任務繁重，耗費大，且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優先實施數字化，在計劃上重點籌劃，在人力、技術以及經費上保證重點，突出重點。

3.安全性原則。在檔案數字化過程中，形成的數字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒侵犯等不安全因素，也正是由于數字檔案的易改性等原因，要求高校檔案部門在檔案數字化過程中尤其應增強檔案安全意識。

4.真實性原則。檔案數字化，應該允許檔案人員對其在一定程度進行加工處理，但前提是真實地反映歷史事實。對于數字檔案的可加工性、真實性等問題，這也是高校檔案人員所面臨的新課題。

5.可讀性原則。檔案在數字化處理的過程中，會產生不同類型的數字文件，檔案部門應規范檔案數字化的技術系統，建立互通兼容系統，使數字檔案在通用標準下順暢轉換。檔案數字化的標準應符合檔案工作管理規定，同時符合電子信息運行規則。

三、高校檔案數字化建設的工作思想

1.加快信息化建設，實現檔案現代化管理

高校在檔案信息化建設中，特別要注意三個方面的問題:一是建設跨學校的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足;二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設學校電子文件中心;三是積極探索實現檔案信息化建設和學校校務政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學校公共信息平臺的信息實現對接。另外，在實施檔案信息化建設的同時，積極開展檔案信息資源的開發與利用，把檔案信息資源的開發與利用納入到數字化建設規劃中，為學校、教育事業和社會提供優質高效的服務。同時要拓寬服務方向，拓展服務內容，豐富服務品種，主動服務，做好檔案的編研加工、宣傳陳列、網絡服務等工作，爭取得到社會各界的大力支持。

2.為學校中心工作服務，加強檔案資源建設

高校檔案館在制定歸檔范圍和期限時，應特別重視學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點建設項目、重大科研項目、重大改革工程、重要工作內容的檔案材料的范圍和期限，以便為學校保存有價值的歷史資料，同時也為學校的檔案信息化建設提供優質的檔案資源。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務，全程跟蹤，同步發展，有的學校實行了預立卷，實際效果非常好。

3.發掘高校文化資源，推進檔案服務創新

檔案館可以建設成為愛國主義教育基地。開發檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進大眾，可以弘揚學校辦學傳統，提升大學文化，凝練大學精神，鼓舞、激勵、引導廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學校改革和發展提供強大的精神動力。高校檔案館要積極發掘學校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設，檔案館與校史館要相互銜接、相互補充。要充分利用檔案館豐富的校史資源，積極開展各類檔案資源的宣傳展示活動，如在學校重大紀念活動時搞小型展覽，在重要的政治活動、重要的紀念日、名人誕辰時發行紀念冊、回憶文集，舉辦陳列展等，從而更有效地發揮檔案館的作用，以深厚的文化底蘊為社會主義核心價值體系建設提供強大的精神力量。

四、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰

數字化時代，檔案部門必須迎接挑戰，著眼于檔案工作的可持續發展。

1.提高檔案隊伍素質，培養檔案復合型人才。檔案隊伍自身素質的高低直接影響著檔案信息化的進程。高校檔案部門需大力加強人才隊伍建設，以復合型人才為重點的指導思想，優化檔案館的隊伍結構。建設一支具有較高專業素質、服務型與研究型相結合的創新團隊，以適應數字檔案館的建設和正常運行的需要。

2.主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備、權威的信息資源庫。高校檔案部門應主動開展檔案利用調查，改變過去坐等上門的被動服務方式，通過走訪調查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。

3.努力探討新技術，為檔案工作現代化提供技術支持。在網絡環境下，檔案管理的方法更加智能化，管理的范圍更加擴大化，檔案管理與知識管理、信息管理更加融合在一起。檔案工作人員應從實際的工作需要出發，采取切實可行的技術路線，逐步摸索出檔案業務完全與現行業務系統緊密銜接的辦法，將電子文件歸檔作為現行業務系統的最后一個環節，使電子文件在形成之日起，都帶有檔案管理所要求的各項屬性和信息，使檔案在歸檔時不需要開展信息收集、信息轉換等接口工作，真正實現電子信息資源的共享。

4.建立相應的規章制度。高校檔案部門要根據數字檔案的特點，制定一套特定的規章制度，如文檔一體化制度、數字檔案歸檔制度、保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，這是高校檔案數字化建設能夠安全、順利開展的保障。

總之，高校檔案數字化建設是一個不斷探索、可持續發展的過程，只有遵循合理的原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發揮高校信息為學校教學、科研和管理服務的作用。

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G278.6

A

1001－7836(201.)10－0194－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.075

201.－04－15

賈淑玉(1961－)，女，黑龍江哈爾濱人，檔案館館員。