高校實物檔案管理存在的問題及對策

韋愛月

(廣西水利電力職業技術學院,廣西 南寧 530023)

高校實物檔案管理存在的問題及對策

韋愛月

(廣西水利電力職業技術學院,廣西 南寧 530023)

在當今信息社會,高校實物檔案管理日益暴露出很多問題,主要的問題有四種。要適應高校發展的需求,高校實物檔案工作要解決這四種主要問題以不斷地提高管理水平,除了解放思想高度重視之外,還應采取相應的對策。

高校;實物檔案;管理;對策

實物檔案是指以物質實體為載體,能夠反映單位歷史真實面貌的特定物品。包括獎狀、獎牌、錦旗、證書、字畫、印章等[1]216,高校的實物檔案管理工作是關系到學校整體發展的重要因素之一,是學校工作中不可缺少的一個重要環節,是高等教育事業的重要組成部分。隨著教育事業的快速發展,高校檔案管理工作在學校的發展中發揮著越來越重要的作用,人們對檔案信息的獲取要求也越來越高,實物檔案信息只有不斷地提高管理水平,才能更好地為學校服務。

一、高校實物檔案信息管理存在的問題

當前,高校實物檔案信息的管理雖然比十年前有了很大的改善,但仍然存在很多問題。這些問題,制約了高校實物檔案信息的管理。

(一)對實物檔案管理工作不夠重視

首先,意識上的錯誤認識。大多數人認為高校的中心任務是進行教學科研之類人才培養工作,而實物檔案管理工作是輔助性質的、幕后的,甚至是無關緊要的。當忙完面上的工作之后,才想著去安排檔案的管理工作。

其次,檔案工作者把大量精力投放到檔案的收集工作上,而忽視了實物檔案的保管和整理。受到“被動管理”思想的束縛,有的檔案工作者在工作中產生了懶惰的心理,缺乏工作的熱情和積極性,再加上實物檔案的特殊性,種類不盡相同,載體形態各異,小到獎章,大到錦旗、獎杯,甚至牌匾,這些不同規格,不同形狀,不同質地的實物,給存放帶來一定的難度。如果沒有高度熱情的工作態度和積極性,是很難整齊有序地把這些實物檔案擺放好并記錄的。有的就隨意擺放在檔案柜里,有的甚至堆放在庫房角落,長期處于“混亂”的管理狀態。

(二)高校實物檔案管理方式落后

管理方法、手段落后。當前,高校實物檔案工作者的年齡普遍偏大,業務素質低,檔案專業出身的真可謂鳳毛麟角,高學歷、強能力的管理者更是少之又少。同時能夠熟練使用電腦的工作人員也很少,并且能使用相關知識的人員就更加少了,這就導致了管理方法和管理手段的落后與工作效率的低下。許多證書、牌匾本可以通過電腦來登記的,卻由手工來做,不但登記麻煩,而且查詢起來很不方便。檔案信息的開發仍以編制檔案目錄為主,缺乏更深層次的挖掘。

(三)工作人員循規蹈矩,創新意識不強

檔案工作人員僅僅習慣埋頭苦干,沒有創新意識,對如何利用高科技管理檔案、提高服務效率方面沒有明確的措施。有的檔案工作人員對自己的檔案庫房里有哪些和有多少實物檔案都不知道,接手檔案工作之后,那些實物檔案以前是怎么放,現在還是怎么放,不愿花心思去想既直觀又省空間的科學方法來解決實物檔案的存放問題,也沒能制定出既快速又簡捷的查找實物檔案的方式。平時只是做一些常規的整理、接待查閱等工作。當今社會正在以前所未有的速度向前發展,計算機的應用也越來越普及了,目前很多高校檔案室對于文書檔案等實物之外的檔案,可能都已用計算機管理,可實物檔案卻還是一堆雜亂無章的“原始材料”。

(四)實物檔案的質量不高及無法有效的開發利用

以前,人們追求檔案室的資源豐富,總是認為越多越好,盲目追求實物檔案的數量,忽略了實物檔案的質量和利用率。這使大量有重要價值的實物檔案總是找不到,難以被充分利用。尤其是學校獲得的實物過多,收集了一大堆的證書等放在一個角落,檔案管理人員難于分清哪些該放到哪里,索性全部堆在一個地方。此舉導致了檔案室的服務效率下降。即使最終可以找到所需要的材料,也要耗費大量的人力和時間。

高校實物檔案室作為檔案信息的儲存地,一直以來大多數是為領導機構服務,卻忽略了廣大師生員工的利用需要。對于檔案室收到的實物檔案,比如榮譽檔案,沒有及時地讓廣大師生員工了解學校所取得的可喜成績,有的榮譽檔案甚至只是檔案室里的一種擺設,師生員工從來沒見過,也不知曉學校獲得哪些榮譽,致使這些榮譽檔案本應給師生員工帶來的自豪感和責任感沒有發揮它們的作用。

廣大師生員工對檔案和檔案工作的認識不足,導致檔案信息的利用價值不高。檔案的保密性特點,限制了它的傳播速度和范圍。廣大師生員工對檔案信息的了解很少,有時不敢想也不敢問,進而忽略了檔案的存在,不到關鍵時刻,不愿去查找檔案。再加上有些檔案工作者過度夸大檔案的保密性,再者就是擔心利用者弄壞了檔案,把一些獎杯、獎牌等當成寶貝一樣置之高閣,致使實物檔案沒有發揮它們應有的價值。

二、高校實物檔案信息管理的對策

在長期的工作實踐中,我經過研究發現,要進一步搞好高校實物檔案信息的管理,采取下列幾個方面的對策,相對來說是有效的。

(一)解放思想,重視實物檔案管理工作

第一,主管檔案部門的領導要解放思想,高度重視實物檔案管理工作,讓實物檔案在學校的發展中發揮巨大作用,更好地為高等教育事業服務。第二,實物檔案來源于廣大師生員工的共同努力,接受社會實踐的考驗,它的價值在社會、學校中是非常高的。要努力創建有利于高校發展、有利于實物檔案管理的和諧環境。第三,充分調動檔案工作者的熱情和積極性,增強他們的愛崗敬業精神,發揮他們的創新意識和應變能力。

(二)建立數字化、信息化實物檔案管理,并將實物檔案刻制成光盤或印制成書籍進行宣傳

檔案室的室藏中,紙質檔案占大多數,而以電子文件形式儲存的實物檔案少之又少。隨著現代科技的發展,全球都逐步地運用互聯網技術,高校也正在進行著校園信息化建設。數字化實物檔案利用先進的技術,在學校內部建立有效的服務系統。建立數字化實物檔案,在形成了實物的和紙質的檔案的同時,還應該建立并存貯大量的電子文件,這樣可以縮短查找檔案的時間,提高檔案的利用率。實物檔案工作是數字化的重要組成部分。一個高校的檔案信息量比較大,數字化的工作任務繁重,需要到人力、物力、財力的大量投入,那么,實物檔案的數字化建設可以分階段進行。建立室藏實物文檔數據庫,加快實物檔案信息網絡的建設步伐,做好檔案的數據庫建設。高校檔案部門為了不讓許多的原始材料檔案流失,一定要做出及時的應對。

將實物檔案制作成光盤、書籍,通過實物檔案進學生課堂、進新生入學教育、進學生黨校教育等加強對學生愛校教育。把學校的實物檔案制作成光盤、書籍,在新生入學時,給新生每人發一份光盤和書,讓學生了解一下學校的歷史發展狀況,看看學校取得了哪些可喜的成績,對學生進行校情教育。

(三)制作照片實物檔案,收集照片要做到主次分明

現代社會日益趨向于“讀圖”,人們形成了看報紙先看照片、看書籍喜歡看有照片的閱讀習慣,不太喜歡只有很長文字的書籍。照片的重要性,由此可見一斑。在高校,把學校的證書、牌匾等通過數碼相機拍攝下來,制作成照片實物檔案,照片以直觀、形象的特點把學校歷史展示出來,而且它易于包藏,不占據過多的空間。做好照片檔案,對整個學校的實物檔案管理來說,是非常重要的。

照片的收集要注意主次分明,不加區分地將照片全部放到檔案室,這樣會導致室藏檔案質量下降、工作效率低下。要做到主次分明必須做到以下兩點:第一,把學校實物做個準確的歸類,分清重要的和次要的,將重要實物的相關照片及時地放到網上,避免胡亂地收集實物而導致室藏缺乏特色。第二,對重要的、利用率高的實物照片加大宣傳力度,而次重要的、利用率不高的實物照片可以集中到一個地方放置。這樣做,既保證重要的照片得到很高的利用率,又可以提高工作效率。

(四)建立網絡化的牌匾實物室

做好的照片實物檔案可以放到電腦上,既提供文字說明又展示照片本身,廣大師生員工、社會人員都可以通過網絡來了解這個高校的校情。立體化、各個方面展示學校所獲得的實物,給眾人以全面的感受。各高校建設的網絡系統已日趨完善,在普遍開通教育科研網的同時,還與不同的網絡系統實現了互聯,實現了各類網上信息的共享和利用,這就為高校檔案管理信息網絡的建設提供了一個強有力的支持平臺,而無需另行網絡基礎設施的建設。

(五)建立實物檔案陳列室,使之成為教育基地

建立實物檔案陳列室,利用本單位的實物檔案資源宣傳檔案和檔案工作。實物檔案大多見證學校在科研、教學、文體等方面獲得的各種榮譽,記錄著一代又一代廣大師生員工的奮斗歷史,把這些榮譽檔案展示出來,可以增強師生員工的榮譽感和自豪感,不斷激勵師生員工再接再厲。有條件的高校,可以讓實物檔案陳列室成為對廣大師生員工進行愛國愛校教育的基地。實踐證明,組織在校學生參觀實物檔案陳列室,要比課堂教育所受的感染來得更直觀、更強烈。要建立實物檔案陳列室,需要一定的人力、物力、財力的投入,所以,高校領導部門要給予大力支持,實物檔案陳列室才能夠充分發揮實物檔案的巨大作用。

(六)提高實物檔案工作人員的素質,激發他們的創新意識

實物檔案工作人員素質的高低決定著檔案管理工作水平的高低和工作效率的高低,快速提高工作人員的素質很有必要。第一,學校在校內利用周末或節假日免費開設計算機班、檔案管理班,工作人員在工作之余,抽出時間來提高自己的業務能力;第二,學校可以組織本校的檔案工作人員到別的高校去取經學習,學習別人先進的管理技術,改進自身落后的管理模式;第三,檔案工作人員可以根據自身的情況,自己選擇提高自身素質的途徑。第四,作為檔案管理人員,我們要解放思想,開拓創新,用科學的管理方法來管理實物檔案,提高實物檔案的利用價值,提高我們的服務效率。

學校可以通過設置檔案工作目標,以此引導檔案工作人員朝著檔案工作所應當努力的方向奮進,讓檔案管理的工作目標成為檔案工作人員積極工作的內在動力之一。學校應營造一個認真、活潑、向上、寬松的工作氛圍,減少不必要的負擔,讓檔案工作人員發自內心地產生一種不斷進取的斗志。學校可以通過獎勵機制來提高檔案工作人員的工作熱情和責任感。對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員,還應當按照有關規定予以經濟上的補助。

總之,當今社會經濟高速發展,高校教育事業也日新月異,高校的實物檔案管理方法要跟上時代的步伐,走科學化和信息化的道路,改革舊有的實物檔案管理模式,這也應成為今后檔案改革的主要方向。

[1]張虹,姬瑞環.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,2008.

Study on Problems and Countermeasure of Object Files Management in Colleges and Universities

WEI Ai-yue
(Guangxi Hydraulic and Electric Polytechnic University,Nanning Guangxi 530023)

In this information society,lots of problems on object files management in Colleges and Universities have been discovered,and there are four kindsof seriousproblems.In order to fit the necessaryof Colleges and Universitieson development,the work of object files management in Colleges and Universities must solve these four kinds of problems,and rise the level of management distantly,not only pay more attention to these problem but also take better countermeasure homologous.

colleges and universities;object files;management;countermeasure

G271

A

1673-8861(2011)03-0106-03

2011-07-05

韋愛月(1972-),女,壯族,廣西上林縣人,廣西水利電力職業技術學院中學一級。主要研究方向:檔案管理。