堅持開拓創新 推進高校檔案工作＊

耿連山

(濰坊學院,山東 濰坊 261061)

高校檔案是國家重要的信息資源,真實記載了高校發展的歷史過程,是辦學歷史和辦學特色的積累和沉淀,是維護學校歷史真實面貌的基本條件,其質量的高低和完整程度是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志。這就要求高校檔案工作者一定要充分認識高校檔案工作的重要性,增強工作的責任感和使命感,解放思想,開拓創新,大膽實踐,認真總結,努力開創高校檔案工作的新局面。

1 更新觀念,打破慣性思維

觀念是一切行動的先導。任何工作的跨越和推進,都必須首先從更新觀念開始。當今時代,形勢發展日新月異,高校檔案現代化、信息化建設如火如荼,不進則退,慢進也是退。要適應新形勢新任務的要求,高校檔案工作者需要更新觀念,打破慣性思維、惰性思維,大興學習之風。

1.1 轉變思想觀念,緊跟時代步伐

任何一個行業,一個部門都不能自我封閉,固步自封,否則,就難以求得發展。[1]高校檔案工作者要更新知識、更新觀念,樹立檔案管理的新理念,加強對檔案知識的學習和掌握,優化知識結構,保證自己的專業知識真正適應高校檔案事業的發展需要。

1.2 打破從屬觀念,高度重視高校檔案的作用

1.3 更新人才觀念,打造高素質高校檔案人才隊伍

高校檔案工作既有嚴肅的政治性、紀律性,又有很高的技術含量,尤其進入21世紀,信息化更是對高校檔案管理人才提出了更高的要求。高校要更新人才觀念,采取各種措施,打造高素質檔案人才隊伍,只有這樣,高校檔案事業才能得到良好發展。

2 創新機制,打牢高校檔案工作基礎

檔案工作要創新,必須有健全、完善的工作機制。要始終把完善和創新機制作為重要任務,破解影響高校檔案工作發展的難題和阻力。

2.1 建立工作機制

實行“誰主管,誰負責;誰經辦,誰負責”的原則,形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制,保證檔案工作任務的全面落實。

2.2 強化監督機制

克服和防止工作的隨意性和盲目性,加強法律、法規和制度建設,促進檔案工作的制度化、程序化和規范化。要形成系統完整的工作程序,用于指導和規范檔案工作;要完善崗位責任制度,嚴明崗位紀律,真正形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的監督機制。

通過學習，同學們應掌握求職信的格式、內容和正文12類常用表達式，并能根據發電廠專業的特點模擬Evan Lin同學書寫申請某公司海外工程工程師的求職信。同時在課前預習、課上演練和課后拓展中培養同學們研究、協作和創新能力。

2.3 創新管理機制

管理機制的創新要突出重點,抓關鍵環節。要做到檔案的收集、整理、保管與開發利用并舉,特別是對重點檔案和有價值的檔案要加強開發利用,克服重管輕用的現象。加強重點建設項目、重大科研項目、重要會議、重大活動的建檔驗收、移交的監督指導工作,以逐步建立檔案門類齊全、館藏豐富、管理科學的館(室)藏體系。

2.4 引入競爭激勵機制

長期以來,高校檔案工作沒有競爭激勵機制,沒有一個標準對高校檔案工作人員進行科學、有效的考核約束。這在某種程度上制約了人才的流動,容易產生不思進取的思想,更談不上去創新。應當引進競爭激勵機制,從源頭上解決創新的根本問題。要通過職稱評定、工資津貼、評優爭先等措施,樹立科學的用人觀,對現有人員實行公平競爭、擇優上崗,從而激發大家的工作活力,最大限度地發揮個人潛力,使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

3 創新技術,加快檔案信息化步伐

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用,以計算機網絡和存儲技術為核心的現代信息技術已大大影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程,信息化給傳統的檔案工作理論、技術、方法也帶來嚴峻挑戰。[2]如何抓住信息產業發展的機遇,充分發揮檔案信息來源的優勢,是擺在高校檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

3.1 加大基礎設施投入力度

配備現代化所需的技術設備,建立檔案信息系統網絡,為檔案工作的可持續發展提供基本保障。要配置計算機設備和信息采集設備,加強網絡建設力度,確保檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

3.2 加快檔案信息資源建設

沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎,檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設要堅持規范性原則,統一標準、統一規范,使電子文件的歸檔,傳統載體檔案的數字化,數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。

3.3 加強信息技術人才的培養工作

積極引進高素質人才的同時,認真做好現職人員的培訓工作,分期分批地安排工作人員參加有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓,改變現有工作人員面臨的知識老化、新技術知識較為貧乏等問題,使現有人員跟上社會發展的節奏,滿足社會的需求,促進檔案服務事業的長遠發展。[3]

3.4 強化高校檔案信息安全保障工作

要高度重視檔案信息安全建設,把安全防范意識放在檔案信息化建設的首位,從檔案信息網絡安全、操作系統安全、檔案數據庫安全等方面著手,采取有效措施,建立健全規章制度,確保檔案信息系統安全和信息內容安全。

4 創新服務,充分發揮高校檔案的作用

檔案服務是高校檔案工作的中心,高校檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用,才能使檔案事業與學校事業協調發展,使檔案事業充滿生機與活力,走上可持續發展的道路。同時,隨著高等教育的不斷發展,高校的各項工作對檔案的需求在內容上越來越廣,在需求領域上越來越寬。因此,高校檔案部門要緊跟時代步伐,變被動為主動,實現高校檔案工作的服務創新。

4.1 增強高校檔案工作服務主動性

高校檔案部門要準確把握黨和國家的大政方針和學校的工作重點,找準檔案工作服務的切入點、結合點,轉變思想觀念,改變過去那種“你提需求,我來服務”的被動服務模式,增強服務的主動性、預見性和前瞻性,挖掘蘊涵豐富的檔案信息資源,提高服務自覺性,把握服務時機性,把服務工作真正落到實處。

4.2 拓展高校檔案工作服務領域

高校檔案機構要面向校園和社會拓展檔案工作的服務領域,構建多功能的檔案工作的服務模式,促進高校工作科學發展。一方面要為領導決策和學校各部門、廣大師生員工開展教學、科研和管理工作提供科學性、系統性的信息參考和依據;另一方面要面向社會需求,加工、開發、開放、傳播高校檔案信息,服務改革開放、經濟社會發展。要根據需要,對館(室)藏檔案信息資源進行深層次、全方位的開發和整合,形成客觀、準確、全面、真實的綜合檔案資料,成為學校科研教學有價值的資源庫。

4.3 創新高校檔案工作服務形式

高校檔案機構要以積極的態度創新多元化、多層次、多模式檔案信息資源開發利用服務方式。要適應網絡媒介的快速發展和檔案信息化的趨勢,積極穩妥地將檔案信息資源上網傳播,創造出利用者歡迎的種類多樣的檔案數字資源、網絡資源產品,如網上展覽、專題數據庫、個性化查詢服務系統等,使檔案信息資源能夠在網上傳播,產生更大的輻射力。

5 結束語

當前,改革創新、科學發展是高校的任務,同時也是高校檔案工作的任務。高校檔案工作者應該解放思想,更新觀念,適應新形勢新任務的要求,勇于和善于在實踐中創新,努力實現高校檔案工作的新跨越。

[1]李海軍.關于新時期高校檔案創新工作的思考[J].檢驗醫學教育,2009,16(4):4-6.

[2]張得龍.高校檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案天地,2008,(8):56,59.

[3]丁修英.培養檔案創新思維,創新檔案服務機制[J].山東檔案,2008,(4):15,19.