高校圖書館外文期刊采購利用體系優化策略

□文/陳威莉

外文期刊（以下簡稱外刊）是高校圖書館館藏文獻的重要組成部分，是讀者了解國外科技信息最重要的參考文獻。特別是對高校教師了解國際教育和學術動態，搞好教學和科研工作起著非常重要的作用。同時，對高校學生拓寬知識面、提高外語水平、撰寫論文等也有很大幫助。但是，大量調查結果表明，長期以來高校外刊的利用情況并不盡如人意，學校花費大量財力購置外刊，而問津者寥寥的尷尬局面屢見不鮮。實際工作中，我們時常碰到這樣的情況，有教師抱怨未能及時捕捉到最新的學科動態，也有學生怯怯地步入外刊閱覽室“摯刊興嘆”。

針對這個問題，筆者認為對外刊從采購、利用一體化的合理優化研究非常有必要。首先，一體化的研究摒棄了以往單純重點研究其中一項而削弱了其他環節，造成厚此薄彼的弊病，可以縱觀之下提出更符合實際需求的策略，突出研究成果的實效性；其次，由于外刊的采購、利用兩者間互為前提，互為因果，因此對兩者一體化的研究更有利于分析不同讀者群體的構成，挖掘他們的需求特點，探尋拓展外刊讀者群體的有效途徑與方式，使外刊資源的利用最大化，更好地服務于教學科研。

一、外刊采購優化策略

（一）提高外刊采購人員業務素質，更新知識結構。隨著網絡化的不斷發展，現代圖書館的期刊采購人員必須是復合型的人才。

1、除掌握本專業知識以外，還必須掌握外語知識、計算機管理技術，能夠利用因特網進行采購工作。不僅要熟悉網上資源，而且要掌握獲取網上期刊信息資源的方法和技巧，學會利用 E-mail、ETP、TYLNET、GOPHY、WWW 檢索工具，善于分析期刊信息資源。

2、健全外刊數據庫是采訪人員必須做的基礎工作。包括所訂外刊機讀目錄的編制和訂購數據的制作；能保證訂刊質量，避免重訂、漏訂。訂購數據庫須反映歷年外刊訂購年限、訂購途徑、價格等，這樣能全方位地了解所訂外刊的情況。西文連續出版物機讀目錄的編制，應由責任心強、熟悉US-MARC格式、長期從事編目的人員負責，對US-MARC每個字段要深刻理解，準確把握，正確使用，對每種連續出版物及整個出版過程中發生的變化題名、責任者、出版頻率、合并、繼承等各項變化要著錄清楚，從而為采訪人員及讀者提供多種檢索途徑，為檢索和利用外刊提供方便。

（二）針對本館特點，有效利用經費。任何一個圖書館的經費都很有限，要根據本館的館藏特點、服務對象，有針對性地選購適合本館的外刊。通過采購協調工作，劃分出重點學科刊物和非重點學科刊物，確定復本量，避免重復采購，實現網絡環境下外刊的協調采購與資源共享，同時能提高外刊的利用率，最大限度地滿足讀者的需求。1、已有版權外刊應盡量訂齊；2、數據庫已有的期刊或本地區訂購同種期刊兩種以上者，就要考慮停訂。為了使館藏文獻具有連續性，對于停訂的期刊，可以采用下載的方法來補充館藏。只有這樣，才能把資源的浪費降低到最低限度。

（三）訂購前對外刊受眾及刊物質量進行全面考察與調研。定期開展讀者利用外刊情況的調查，分析讀者類型、閱讀傾向等，為選刊工作提供參考。采訪人員要與各系、研究室、重點實驗室、學科帶頭人及相關專家教授等經常保持聯系，加強調查研究，認真收集讀者的意見和建議，為外刊的合理訂購提供支持。定期將專家、學科帶頭人及院系資料人員請進圖書館，共商外刊選訂工作。另外，要了解刊物的質量，如是否為核心期刊、是否被SCI（或SSCI）收錄、影響因子的高低等，同時要了解刊物的館藏情況，如果已訂購了電子版，就需要考慮是否訂購印刷型刊物。如果是某學科的頂尖刊物或名列前茅的核心刊物，以及一些國際知名的常用刊物，應同時訂購印刷型。如《Nature》、《Science》、《Cell》、《SCI》、《SSCI》、《EI》、《CA》、《BA》等。

（四）通過正規渠道訂購外刊，規避采購風險。原版外刊的訂購，必須認定書刊的供貨單位，結合公司的服務質量、到刊的及時性、完整性、正確率及漲價幅度等，多方進行比對，做出最佳選擇；訂購雙方要簽委托訂購合同；對缺期、停刊、退訂等情況，事后要開展賠償、清賬工作，挽回相關經濟損失。

二、外刊的利用優化策略

（一）充分利用網絡免費信息資源開展外刊文獻服務。網絡環境的一個最大特點就是網絡資源的免費獲取。現在有很多的外刊都有自己的網站，網站上有關外刊的題錄信息一般來說都是免費的（題錄信息有時也是很有價值的資源）。有時有些網站甚至能免費提供全文信息，比如美國斯坦福大學圖書館主辦的生命科學文獻網站http：//intl.highwire.org，目前共有300種期刊站點鏈接和近5萬篇免費全文文獻可供用戶選擇；還有世界上最大的免費全文網站 http：//www.harvard.edu，可提供物理學、天體物理學超過3，300，000篇期刊全文；世界第二大免費全文網站high Wire Press，收集366種生物學、醫學、社會科學網絡期刊，提供超過585，202篇免費全文期刊等。需要注意的是，多數期刊都會設置一些限制，如從時間、IP地址、是否是會員、是否是印刷版的訂戶，等等。

（二）借助網絡文獻傳遞，提高外刊文獻保障能力。網絡文獻傳遞服務是利用計算機網絡通過E-MAIL（電子郵件）、FTP（文件傳遞協議）及數據庫、文件記錄、電傳等方式向廣大用戶提供各種原始文獻的服務。與傳統文獻傳遞服務相比，網絡文獻傳遞服務具有服務面廣、服務手段簡單快捷、服務費用低廉等優勢。如清華大學消減外刊893種，節約經費67萬元，而外刊的利用率提高了65.5%。可見，通過網絡文獻傳遞，不僅能增加外刊文獻資源，還能彌補由于消減外刊而產生的缺口。因此，網絡文獻傳遞是大范圍資源共享的有效手段，能夠使不斷增大的文獻出版量與購書經費不足的矛盾得以解決。

（三）轉變管理理念，積極開展深層次服務。努力改變閱覽環境，把過刊下架、裝訂放在寒暑假進行，盡量縮短裝訂、分編加工時間，及時上架，不耽誤讀者使用。并根據學校的重點學科、重點科研項目的重點用戶，有選擇地對外刊文獻內容進行鑒定和篩選，按學科專題細分，編制和提供某些主要的目錄、文獻述評、動態綜述、進展預測等二、三次文獻服務，編制中英文對照的期刊篇名索引等。另外，加強外刊的宣傳和報道工作，改變那種被動地“等讀者上門”的做法，將一些核心期刊和一些部分使用頻率高的期刊的目錄，周期性地在圖書館網頁上報道，并根據科研人員的需要，將其需要的某些專業期刊的最新目錄，通過電子郵件發送到對方的郵箱里。還可增設遠程定題服務、圖文信息服務、用戶電子論壇服務、聯機公眾目錄查詢服務等，既提高了服務質量，又提高了外刊的利用率。

（四）開展有規劃、有主題的閱讀活動。閱讀活動是一種有計劃、有明確目的性的讀書活動，進行這項活動時，應定出閱讀的種類與范圍、定出讀書的指標以及需達到的目的，包括定時、定量、定人員，并可根據實際情況依照不同的方法與策略來閱讀，并在一段時期內通過一個有計劃的管理方式來進行評估其效果，并根據評估中發現的問題進行不斷的調整和改進。

（五）加強用戶教育，提高外刊管理人員素質。隨著網絡信息量的增加，“利用網絡獲得信息”這一途徑得到了越來越多讀者的青睞。但讀者很難完全跟上網上數字化信息資源的日新月異，這就要求高校圖書館擔負起讀者教育的職能，應對讀者進行如文檢課教學、專題講座等多種形式的指導培訓，提高讀者群檢索利用外刊的能力。一個合格的外刊管理人員，除具備高度的責任心、圖書館學知識和計算機操作技能外，更重要的是要具備較高的外語水平及本校各專業的基本知識。因此，圖書館應加強外刊管理人員的繼續教育，給他們創造一些學習機會。作為個人，更應加強學習，通過自學、專業培訓、函授學習、參觀交流等方式，使個人真正具備廣博的知識面和過硬的業務本領，能夠有效地幫助和指導讀者利用外文資源，進一步提高外刊的利用率。

外刊文獻信息資源的開發是新形勢下高校圖書館面臨的新課題，是一項系統工程。造成外刊利用率低的原因是多方面的，但只要堅持外刊采購、管理一體化的優化改革，適應科技飛速發展的形勢和廣大讀者對外知識的需求，努力完善各種服務措施，充分認識到提高外刊利用率的必然性、迫切性、主動性，強化“讀者意識”，不斷加強外刊文獻資源的開發力，提高藏刊質量，必能從根本上扭轉外刊利用率低的局面。

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