IT助力漢庭加速度

呂丹

在張敏看來，很多大的IT項目的實施，關鍵的挑戰在于怎么把業務和技術平臺結合起來。業務人員和IT人員互相之間的溝通、理解以及磨合，這個是不是做得好，實際上就是最后的結果好不好。

已經成功登陸納斯達克一年多的漢庭酒店集團，在多年的發展中，十分注重IT建設對業務的推動。據漢庭酒店集團IT總監張勇介紹，無論是董事長季琦，還是CEO張拓，他們都有與IT相關的背景，他們對整個漢庭的信息化建設是很有前瞻性的。“在漢庭還是幾十家店的時候，整個集團的信息化就已經規劃到了上千家店的水平。”

然而，業務的快速發展促使漢庭酒店集團高層對企業內部的信息化建設提出新的要求，希望通過新的預算系統對公司的經營預測進行高效分析，經多方比較，漢庭決定選擇IBMCognos。預測分析軟件是IT產業的又一個重大趨勢，也是經濟和社會迅速發展所產生的迫切需求。伴隨著多種產業的不斷發展和升級，例如電子醫療檔案、水資源管理、更有效率的鐵路系統和智能電網項目等，企業需要具備全新的業務分析和預測能力，即如何分析海量的數據并預測未來，從而制定針對性的商業決策的能力。

IT匹配增速

漢庭2009年底有236家門店，2010年底發展到438家門店，一年的時間新增了202家門店。在這種快速增長的節奏下，如何平衡高速發展的業務戰略和穩健的財務戰略是令管理高層不容忽視的。在漢庭酒店集團CFO張敏看來，逆水行舟，不進則退，停止未見得就是穩健的，反而是怎么能夠在整個擴張的過程中把握好投資決策的風險。“因為我們是處在高速成長的投資期，需要有一套非常有效的指標來隨時考量目前在做的和前期已經做的投資決策，最后運行的結果是不是跟預期一樣。所以中間要有很多跟蹤指標，要跟蹤很多參數。不僅是銷售層面，還有成本層面的。所以需要由分析人員來關注這些指針，然后把這些信息及時反饋到決策層，在后面的投資決策當中就會汲取前面的經驗和教訓，來指導目前正在做的這些決策，這對整個過程的速度、有效性和準確度要求很高。”

據張敏介紹，漢庭的上市合規過程很順利，因為在上市之前，很多業務活動都已經進行了規范化和標準化，IT是支持規范化和標準化的重要工具。在合規過程中有很多工作都已經通過IT平臺實現了集中化，所以審核和控制都相對比較容易。“上市對于公司而言，提供了一個更穩定的資金來源，對未來的高速發展有更好的資金保障。公司上市之后進入了一個平穩且高速的發展過程中，整個IT平臺的可靠性、效率和可復制性非常重要。其實我們在前幾年就做了很多準備性的工作，像我們自己內部做的軟件開發，以及支持內部業務流程建的平臺。其實IBM做的預算系統是我們眾多平臺中的一個比較重要的模塊。”

張勇談到，從2010年3月開始準備至今，整個Cognos項目進展順利，當然在數據整合方面也花了很多精力。有一些計算公式、計算方法，包括人事、銷售、新店、老店技術數據的整合，建模花了很多時間和精力，因為要在現在的基礎上建立一個新的模型，而且還要優化，但只要這些都達成了，后面的問題也就迎刃而解。原來可能是兩個部門之間統計口徑會不太一樣，現在一個平臺上統計口徑和數據源統一，準確度非常高，各個部門之間不會出現數據偏差的問題。今非昔比

在采訪中我們了解到，漢庭原有的預算業務，每年除了傳統的財務預算以外，還會有四個版本的滾動預算，另外還會出具多種對內和對外的報表。以前預算的周期大概要做六個月，一般是從下半年開始一直做到12月底，這個預算才算完成，并且在第二年還要繼續做滾動預算。在沒有實施Cognos項目之前，財務預算的整個過程中，準備基礎數據以及做一些控制、審批基礎的工作占據了絕大部分時間，而真正用在對企業最有價值的業務分析上的時間比例卻非常少。而一個理想的狀態應該是這樣的倒三角：只需花很少的時間將全面預算相關的基礎準備工作做好，然后留有充足的時間做業務分析。

傳統財務人員一周的工作狀況普遍是前兩天在收集整理數據，星期三開始維護電子表格，做很多Excel的報表或者預算；第四天開始做創建報表和圖形化的工作，還有一些模型的維護，直到最后一天才會有時間開始做分析以及一些傳統的財務工作。Cognos項目實施后，可以在秒級就完成這樣的工作，并且可以做很多What－if的假設，馬上就能看到結果，大大提高了效率。而在新店預測方面，則有比較好的新店預測模型，可以基于投資預測的角度考慮問題，把投資金額的參數輸入進去，考慮到其他多種因素，折算出這家酒店將來的回報周期有多長，當模型調整到可接受以后，再套入開發計劃，最終得到整個新店的預測。

張勇認為，項目的實時性是很大的亮點。以前公司預算是用Excel來做，現在與BI系統集成之后，管理層可以隨時看到調整前后的結果，實時性很關鍵；第二，管理上的靈活性也有很大的體現，比如有相關項目要進行預算調整，都可以非常快的在這個系統平臺上調整完并看到效果，然后再決定是否真的履行這個方案。這在以前都是手工來做，效率會比較低。

“進入這個平臺，真正體會到預算作為龍頭，整個公司的運作是以財務為核心的，財務又是以預算為龍頭的，如果這塊效率得到了大大提升和準確度，實時性提高的話，會帶來整個公司的運作，包括后面的會計、收入審核、酒店的運作，這一條線就活起來了。”

此外，人力資源已經越來越成為企業的核心競爭價值和資產，企業對此也越來越重視，所以在發展過程中就需要更加精確的數據。中國的社保和公積金體系，每個地方都有一套標準，像漢庭這樣的連鎖酒店，員工來自于各個地方，每個人實際交的社保可能都不一樣，原來的計算量很大很復雜，而有了這樣的解決方案，可以做到非常精確，這樣使得高層管理人員對整個人事的成本管控也能做到心里有數。

張敏也強調，漢庭是一個發展特別快的連鎖酒店集團，所以在整個數據處理當中的效率、可靠度以及溝通的有效性，這幾個指標是非常重視的。IBM的這套系統去年上線之后，主要在以下幾個方面有幫助：第一，用于預算分析的人力可以得到很大的節省，因為預算是整個公司運營的一個核心的工具，涉及到很多員工的考核和業績衡量，因此預算在制定過程當中彼此之間的溝通過程由于這個平臺也變得更加順暢；第二，由于數據在這個平臺上整合，對決策支持的快速性和可靠性也有所改善。舉例而言，漢庭一個專業的財務分析人員，原來能夠支持覆蓋的門店數可能只有30到40家，到預算的時候就非常忙。現在由于集成標準化之后，去年支持的人數應該已經達到了60家左右，今年可能還會有進一步提高。“預算這個功能專門有一個部門來負責，去年我們增加了約80％的門店，但這個預算組去年的人數大概只增加了一兩個，所以工作效率的提高是很顯著的。”

財務人員在這個系統的易用性方面反饋也非常積極。原來很多預算分析人員要花大量的時間做數據搬家的工作。現在通過效率的提高，他們的重點也開始轉移，更多的轉向對數據的分析、內部問題的發現和解決上。

張敏還補充道，預算要成為一個有效的管理工具，需要一個T0p down再輸入循環的過程，這個過程實際上是需要多部門去參與的。這個平臺能夠使得幾十個部門的同事都能夠同時在這個平臺上給予輸入，同時又能夠及時得到反饋。“這使得我們預算編制的有效性，以及在這個過程當中創造每一個部門自己對預算的擁有感和主人翁意識非常重要。”另外，在結果的溝通上，每個店長的業績考核都是與系統相關的，每個門店員工的獎金也都是跟預算完成度相關。如何能夠在這個過程當中使數據傳遞成為無縫連接，不會由于一些人為的數據處理出現錯誤、遞延、版本混亂等這些大組織里面常見的問題，是非常重要的。在這個平臺上漢庭就實現了無縫的通訊連接，所有部門負責人在預算組控制這個版本上一旦明確之后，就能讀到最新的結果，店長也是這樣，很清楚他的預算是多少，如果這個季度有調整的話，就會得到一份調整通知，可以在平臺上直接讀到最新的考核指標多少，這套體系對于組織的有效運轉是非常核心的。

越磨越利

在張敏看來，很多大的IT項目的實施，關鍵的挑戰其實都在于怎么把業務和技術平臺結合起來。業務人員和IT人員互相之間的溝通和理解以及磨合，這個是不是做得好，實際上就是最后的結果好不好，這是最關鍵的一點，在很多項目的實施過程當中都有這樣的體會。這次實施總體來說還是比較成功的，一方面漢庭原有的業務體系已經比較模塊化、程序化，并非是在實施之前臨時來制作一些新流程，而是已經都準備好了的東西，只不過原來用的工具是eXoel，現在把它搬到一個更好的平臺上來，所以原來的流程也相對穩定。

在全面預算系統上線之后，漢庭在未來的信息化方面會有怎樣的理想目標?張敏坦陳， “我相信刀是越磨越利的，今年已經排在日程表上的一些改進的應用，會進一步深挖掘其有潛力的地方，首先是把更多的內部報告搬到這個體系上來，實現更多報告的自動化；其次，原來在設計的時候有很多預算的邏輯在里面，每年都會根據實際統計情況再做一些調整，在制定下一年預算時這個邏輯是不是要做一些調整才能做到更合理，這可能是我們今年主要在系統上做的一些改進。”