企業境外機構檔案管理現狀分析及對策

郭潤華

摘要：隨著國際化戰略的逐步實施，圍繞海外資產和主營業務形成了大量境外檔案資料，如何針對境外檔案管理特殊性，解決境外機構檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機構檔案管理的特殊性相結合，提出了解決問題的措施。

關鍵詞：境外機構 檔案管理 建議

為了解中國石化駐外機構檔案管理基本情況，有針對性提出加強駐外機構檔案管理的對策，筆者調研分析了中國石化中東代表處、國際石油勘探公司西亞－北非大區公司、國際事業（中東）有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國石化英國代表處、聯合石化（英國）有限公司、國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司等7個駐外機構檔案管理情況，并針對問題提出加強中國石化駐外機構檔案管理的措施。

一、中國石化駐外機構檔案管理現狀

1.中國石化中東代表處。建立于2004年，主要職責是代表集團公司聯絡我駐阿聯酋及周邊地區10個國家的使領館、經商處；協調、管理中石化在中東地區各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。代表處有專人兼管文件的收發和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，每年年底對當年形成的收發文、報告、請示、批復等文件材料進行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設立專門的檔案庫房。

2.國際石油勘探公司西亞－北非大區公司。2007年7月1日正式運營，為國際石油勘探公司地區性派出機構，主要職責是代表國際石油勘探公司對所轄項目實施靠前管理，組織完成本部下達的年度計劃和預算，全權負責項目實施過程中的生產、技術管理、決策、熱線技術支撐，HSE項目運行管理等，對轄區各項目人力等資源進行統籌調配。一名副總經理具體分管檔案工作，大區公司總部建有專門的檔案資料室，檔案資料室只負責保管大區總部在新項目開發、生產運營、技術研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區公司下屬各項目公司形成的地質檔案資料由各項目公司直接移交國內的中國石化地質資料中心存檔保管。各項目公司安裝了中國石化地質資料管理信息系統軟件。目前，大區公司總部僅是依據國際石油勘探公司的要求對檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統的檔案管理制度體系，部分業務部門形成的應歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現暫時用移動硬盤進行存儲。

3.國際事業（中東）有限公司。2008年1月在阿聯酋迪拜Jebel Ali自由區注冊成立，主要從事設備材料、石油化工產品的進出口業務。公司的檔案管理由業務經理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計劃按國際事業公司要求于第二年派專人送回國內檔案部門保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯酋迪拜Jebel Ali自由區注冊成立，主要從事石油設備、機械、材料、建材等的貿易，為中原油田設在周邊國家的地區公司提供部分后勤支持服務，并執行中原油田海外項目資金管理的職責。中原油田檔案工作實行統一歸口管理，油田檔案管理處負責所屬駐外機構的檔案實體管理和業務指導工作。由公司經理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責范圍分為行政檔案、清關貿易檔案、會計檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關業務人員按照崗位職責分別保管，業務人員回國進行工作交接時需要同時進行檔案資料交接。公司的營業執照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發回國內檔案室統一存檔管理。

5.中國石化英國代表處。2005年注冊登記，主要職責是代表集團公司聯絡我駐英國使領館、經商處；協調、管理中石化在英各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時傳回國內有關部門外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內。

6.聯合石化（英國）有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊成立，公司主營業務是為中國石化集團公司代理進口原油，套期保值及開展第三方原油貿易。公司的會計及業務檔案，集中保存在公司辦公區的一個儲藏室內，該儲藏室配備有檔案密集架。總經理、副總經理和行政部負責人負責掌管該儲藏室鑰匙。為保護公司合法權益，防止失泄密事件發生，公司規定所有業務文件在公司統一管理，個人離開時，不得帶走任何公司文檔。聯合石化公司也通過內控管理細則要求該公司認真做好檔案管理工作，要求將各種業務單據及時傳遞、及時存檔并定期進行內控方面的檢查。

7.國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊成立，主要從事國際石油勘探公司海外權益油的銷售工作。主要有文書檔案和合同檔案。文書檔案主要內容為收發文件、審計及匯報材料。檔案載體形式分為紙質和電子兩種形式。合同檔案主要有業務檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經理主抓，業務主管整理，各類檔案分類保管在辦公室檔案柜中。

二、中國石化駐外機構檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機構檔案管理的基本情況，可以得出駐外機構檔案管理具有特殊性。具體表現在以下六方面：

第一，駐外機構類型的多樣性。在經營（工作）范圍、業務性質、人員規模、機構設置、投資形式等方面具有較大的差異性，導致其形成檔案材料的內容有較大的差異性，要求我們在制訂文件材料歸檔制度時，必須區別對待，不能搞一刀切。

第二，機構和人員的特殊性。駐外機構設置大多從簡，工作人員身兼數職，大多不可能設專職檔案員；規模較大的駐外機構往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問題較為突出；駐外機構人員流動性相對較大，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對檔案的安全保管影響較大。特別是規模較小的駐外機構，一般不可能專門建設或租用標準的檔案庫房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來一定的隱患。

第四，受駐外機構所在國（或資源國）的法律限制。不同的國家對檔案資料管理有不同的要求。如英國政府規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。也門、沙特等國也不允許將地質檔案材料帶出國境。因此，駐外機構檔案管理必須遵守所在國（或資源國）的法律規定，不能統一要求運回國內集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內容的特殊性。駐外機構檔案內容以行政管理、經營管理、會計檔案和業務檔案為主，黨群類檔案很少；駐外機構與國內主管部門聯系密切，相當數量的檔案材料形成于境內，甚至一份文件材料的形成既涉及境內，也涉及境外，需要在加強境外檔案材料收集的同時，抓好境內相關檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機構檔案材料的齊全、完整和有機聯系。

第六，檔案語種、載體形式的多樣性。駐外機構檔案材料的語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。檔案載體也呈多樣性，如光盤檔案、磁介質檔案、移動硬盤等。這就要求駐外機構檔案管理人員必須懂外語、懂檔案、懂計算機知識。

鑒于駐外機構檔案工作的上述特點，駐外機構檔案管理應充分尊重駐外機構檔案工作的特點，不能照搬國內企業的檔案管理模式，在檔案管理機構設置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內容上只宜提出原則性要求，不宜規定過細。

三、中國石化駐外機構檔案管理存在的主要問題及對策

駐外機構領導和工作人員對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數駐外機構開始進行項目運作時，并沒有考慮到檔案工作，沒有將檔案工作列入到相關的工作計劃和領導的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機構自身檔案管理實際、統一規范的檔案管理制度和標準規范體系，檔案管理隨意性較大。大多數駐外機構沒有建立專門的檔案機構或明確專（兼）職檔案員負責本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業務人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網進行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專業庫房。

針對上述問題，主要應采取以下五方面措施：

第一，應加大宣傳力度，強化駐外機構領導和工作人員的檔案意識。

目前，中國石化海外事業發展迅速，境外資產已具相當規模。集團公司工作會議提出了“力爭用10－15年的時間，把中國石化發展成具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司”的奮斗目標。檔案是企業生產要素和有形、無形資產的組成部分，是集團公司持續有效和諧發展的特殊資源。境外機構檔案更是維護國家和中石化合法權益的重要憑據，對中石化境外資產的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構的各級領導和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和使命感，自覺做好駐外機構檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機構檔案材料的完整與安全。

第二，應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制。

集團公司辦公廳和外事局負責集團公司境外檔案工作的業務指導和監督管理，各駐外代表處對所在國家（地區）的所有中石化駐外機構的檔案工作具有業務指導和監督管理責任。根據工作需要，經集團公司辦公廳和外事局批準，集團公司駐外代表處可指定本域內的一家中石化駐外機構檔案部門代行其檔案業務指導和監督管理職責。駐外機構主管單位檔案部門和外事部門負責本單位境外檔案工作的業務指導和監督管理。各級駐外機構根據工作需要設立檔案工作機構，或配備專（兼）職檔案人員，負責本機構檔案管理工作。

第三，應將檔案工作納入駐外機構管理的相關制度，健全駐外機構檔案管理制度體系，強化對駐外機構檔案工作的監督管理。

將駐外機構文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機構內控管理制度；將駐外機構檔案工作情況作為駐外機構負責人離任審計和項目結束審計內容之一；將檔案資料交接作為駐外機構工作人員工作交接內容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工（特別是外籍員工）上崗前必須與駐外機構簽訂保密協議。

第四，應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結合駐外機構實際，對檔案實體管理采取相對集中與分散保管相結合的管理方式。

規模較大的駐外機構應建立檔案室，設置專門庫房，集中統一保管各類檔案。為方便生產現場利用檔案，可在現場設檔案分室，檔案人員應當定期對分室檔案保管情況進行檢查，確保檔案的安全。規模較小的駐外機構的涉密檔案、永久長期檔案應由專（兼）職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業務資料由承辦部門保管，承辦人定期向專（兼）職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

涉及境外項目產權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案應集中管理，重要檔案應及時向國內主管單位報送備份的電子文件。駐外機構保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當地檔案管理專業機構（或專業化公司）保管。所在國法律允許的，也可運回國內集中保管。

第五，應加強駐外機構檔案信息化建設，提高檔案服務的時效性。

駐外機構遠離企業總部，分布在世界各地，直接導致了企業管理對象的分散化。在日常工作中，駐外機構需要來自企業總部的快捷、及時有效的檔案信息支持，實現總部與駐外機構各類信息的及時交流。但是傳統手工管理的檔案服務方式，純紙質檔案無法進行檔案信息服務的遠程快速存取，無法實現不同地域企業人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構大量產生的電子文件也需要實施有效管理，紙質檔案的數字化加工還可解決駐外機構檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，實現企業各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規范化，手段現代化，提高檔案服務的時效性。

作者單位：中國石化集團公司