檔案工作AA級達標(biāo)的推進策略與思考

張玉琴

摘要：檔案工作達標(biāo)是國家對檔案工作進行檢驗的一種手段，其目的是為了夯實和促進檔案的基礎(chǔ)性工作，使檔案信息資源更好地為社會主義各項事業(yè)的發(fā)展服好務(wù)。對照標(biāo)準(zhǔn)、摸清家底、找出存在的問題和弊端，健全管理機制、完善管理網(wǎng)絡(luò)、建立一支高素質(zhì)的管理隊伍，是較快實現(xiàn)檔案工作升級達標(biāo)的基本策略。

關(guān)鍵詞：檔案達標(biāo) 問題 推進策略

“檔案工作規(guī)范管理等級評審”即通常所說的“檔案達標(biāo)”手段是國家、省級檔案部門以行政命令的方式來加強檔案基礎(chǔ)性工作的一種手段，目的是為了強化人們的檔案意識，提高檔案工作水平，把檔案管理工作納入法制化、規(guī)范化建設(shè)的軌道，使之更好地為社會各項事業(yè)服務(wù)。但基層單位如何達標(biāo)，有哪些具有通用指導(dǎo)性的檔案達標(biāo)措施可供借鑒，是本文想要解決的問題。

一、對照標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格排查，摸清家底是開展檔案達標(biāo)升級的前提

檔案工作規(guī)范管理等級評審標(biāo)準(zhǔn)是檔案達標(biāo)升級的基本依據(jù)。所以達標(biāo)的第一步工作就是認(rèn)真學(xué)習(xí)和仔細分析該標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)體系，把握好每一級指標(biāo)規(guī)定的內(nèi)容，并對照本行業(yè)、本單位檔案工作的基本情況，也可以說是先對照標(biāo)準(zhǔn)進行一下自評，給自己打個分，做到心中有數(shù)，是檔案管理部門使檔案從不達標(biāo)到達標(biāo)、從低一級升向高一級必做的準(zhǔn)備工作。只有做好前期的自評，摸清了自己的家底，才有進行針對性整改和完善的依據(jù)和前提條件，即所謂有的放矢。

二、找出達標(biāo)前存在的問題和弊端

通過前期自評打分，找到了得分點和失分點，也就找到了自己的優(yōu)勢和弊端。對于優(yōu)勢點如何保持和發(fā)揚，失分點如何通過相應(yīng)的措施彌補不足，是達標(biāo)工作應(yīng)做的第二步工作。這一步工作，應(yīng)注意總結(jié)優(yōu)勢，將優(yōu)勢做成自己的亮點或特色；而在不足點方面要重點分析和歸納造成這種結(jié)果的根本原因，為下一步的完善和整改提供依據(jù)，縮短達標(biāo)進程。

三、有針對性地采取策略，推動達標(biāo)準(zhǔn)備工作

檔案達標(biāo)的第三步工作也即重點工作就是針對性整改階段。這個階段應(yīng)該先從健全管理機制入手進行整改，有了健全的管理機制，贏得了單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作就有了堅強的后盾和保障。

1.健全管理機制的辦法

國家檔案工作規(guī)范管理等級規(guī)定，各單位各種門類的檔案必須實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，規(guī)章制度健全并有貫徹執(zhí)行各項檔案法律法規(guī)的具體管理細則，檔案工作列入單位年度工作計劃，領(lǐng)導(dǎo)重視，有檔案工作專項經(jīng)費，有高素質(zhì)穩(wěn)定的管理隊伍等。這些指標(biāo)的完成，首先最關(guān)鍵一點是檔案事業(yè)的發(fā)展引起和得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備、館舍等會迎刃而解，檔案達標(biāo)過程中的不和諧因素就會逐漸減少。其次，要合理利用單位紅頭文件的嚴(yán)肅性和制約性。例如檔案管理職能機構(gòu)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)合法地位的確立，有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)的宣傳和貫徹執(zhí)行，檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、保密、利用、銷毀、庫房管理等一系列規(guī)章制度的出臺，檔案干部隊伍建設(shè)規(guī)劃都可以以單位正式文件下發(fā)到每一個機構(gòu)或部門，使檔案工作有法可依，有章可循。第三，在整個達標(biāo)過程中檔案管理職能機構(gòu)要扮演好兩個角色。一是應(yīng)積極發(fā)揮業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)作用，擔(dān)負起業(yè)務(wù)規(guī)范管理者的責(zé)任，工作中要及時、耐心指導(dǎo)；二是擔(dān)負起單位從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工對檔案工作重視、認(rèn)可、協(xié)助、配合和支持的協(xié)調(diào)員工作，培養(yǎng)人們的檔案意識，促進達標(biāo)工作順利進行。最后，要制定切實可行的達標(biāo)工作方案。通過制定周密詳細的達標(biāo)工作方案，對達標(biāo)體系要求完成的各項指標(biāo)實行“階段計劃推進制”，即一個階段落實一兩項工作，并對該項工作做到有部署、有檢查、有總結(jié)、嚴(yán)整改、有反饋。對工作中遇到無法解決的問題一定及時向主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，便于計劃的逐步落實推進。

2.加強管理隊伍建設(shè)的策略

現(xiàn)代檔案隊伍建設(shè)要想實現(xiàn)達標(biāo)要求，首先必須確立具有前瞻性、長遠性的人才選拔機制。即文化程度、知識結(jié)構(gòu)、學(xué)習(xí)能力和年齡層次一定要適應(yīng)檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要，適應(yīng)做強做大檔案事業(yè)的需要。擯棄“無用之人事檔案”的落后觀念，所以在人才選拔方面應(yīng)朝高學(xué)歷、專業(yè)化方向發(fā)展。專業(yè)化并非特指檔案專業(yè)專門人才，就目前檔案專業(yè)人才不能滿足基層檔案事業(yè)發(fā)展需要的現(xiàn)狀，歷史學(xué)、漢語言文學(xué)、計算機科學(xué)等方向的大學(xué)學(xué)歷人員可以吸納進入檔案隊伍行列。其次，人才選拔的實際操作應(yīng)注重自愿報名與組織考核相結(jié)合的考查辦法。檔案工作性質(zhì)的特殊性和檔案工作目前的狀況，要求從事該工作的人員必須熱愛檔案工作，有較強的責(zé)任心和創(chuàng)新思想，因而建議采用“自愿報名、公開競聘”的方法進行人員遴選，把享受專業(yè)技術(shù)崗位同等待遇列入規(guī)章制度，使參與競聘、選擇檔案工作的人員消除后顧之憂，保證他們穩(wěn)固的奮斗方向。另外，單位要有檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的專項經(jīng)費，有計劃分批次參加各種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、長短期培訓(xùn)。另外，利用到已達標(biāo)單位實地參觀考察等手段逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，也是加強檔案隊伍建設(shè)的必要手段。

3.業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范達標(biāo)的措施

業(yè)務(wù)建設(shè)是整個達標(biāo)指標(biāo)體系的重點考查內(nèi)容，各種職能機構(gòu)的成立、規(guī)章制度的出臺等都是為這項工作服務(wù)的，其最終目的是保證檔案資料的收集齊全，保證檔案資源的開發(fā)利用。業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范包括三個方面的內(nèi)容，即各種門類檔案資料收集齊全、完整、準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)，各種載體檔案保管條件達到國家要求。三個方面的內(nèi)容相互聯(lián)系，相互依存，檔案資料的收集齊全、完整、準(zhǔn)確是案卷形成的基礎(chǔ)材料，館舍等保管條件為檔案的長久保存和開發(fā)利用提供保障。保證檔案資料的收集齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，一是在認(rèn)定各部門基本職能的前提下制定各門類文件材料的歸檔范圍；二是要貫徹實行網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化的歸檔管理理念；三是實行部門立卷制度，部門檔案工作目標(biāo)負責(zé)人和兼職檔案員負責(zé)本部門檔案材料的收集、整理；四是要實行人員責(zé)任制，即一個專職檔案員負責(zé)一個或多個部門文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括文件材料的系統(tǒng)歸檔整理，做到責(zé)任到人，任務(wù)明確。

4.營造檔案氛圍的手段

利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳手冊、陳列、展覽等平臺，宣傳檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、檔案知識、達標(biāo)工作措施及進展?fàn)顩r、檔案查詢平臺、檔案事業(yè)發(fā)展趨勢等，積極營造檔案工作氛圍，增強人們的檔案意識。

5.關(guān)于單位特色檔案的建設(shè)策略

檔案工作規(guī)范管理等級標(biāo)準(zhǔn)中對單位特色檔案建設(shè)未做規(guī)定，但在達標(biāo)升級過程中專家組往往對這部分檔案非常感興趣。特色檔案是本單位有別于其他單位檔案建設(shè)的點睛之處，也是反映本單位主要工作職能的檔案。如何突出本單位檔案的特色，根據(jù)國家檔案局8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，各機關(guān)單位編制本機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的過程中，要反映本單位文件材料歸檔范圍的特色，做到這一點也就有了單位檔案特色的依據(jù)。建議從四個方面突出檔案特色，一是突出本機關(guān)主要活動的特色，即突出專業(yè)文件材料的特色，突出本機關(guān)行政執(zhí)法工作的特色，突出本機關(guān)行政審批工作的特色；二是突出本機關(guān)基本歷史面貌的特色，即本機關(guān)舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料，本機關(guān)召開的重要會議文件材料，本機關(guān)單獨制發(fā)、與有關(guān)機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的本機關(guān)為主辦機關(guān)的重要文件；三是突出本機關(guān)經(jīng)濟利益的特色，即本機關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系，本機關(guān)債券債務(wù)關(guān)系，下屬有經(jīng)濟利益關(guān)系的經(jīng)濟關(guān)系；四是突出個人利益的特色，一方面是本機關(guān)個人利益的文件材料，另一方面是外單位的個人利益的文件材料。

四、實施檔案達標(biāo)的體會和思考

一個單位的工作涉及到各個方面，每一個方面的工作都需要發(fā)展，都期望得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和經(jīng)費的支持。工作有主有次，但是判斷何者為中心、主流、何者又為邊緣，除了經(jīng)濟、政治、文化、社會等客觀標(biāo)準(zhǔn)外，領(lǐng)導(dǎo)的個人能力和價值取向起決定作用，所以積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視非常重要。只要領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作列入黨委行政議事日程，列入年度黨政工作要點，列入各單位各部門年度目標(biāo)責(zé)任考核，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費列入單位財務(wù)預(yù)算，檔案達標(biāo)作為主要目標(biāo)任務(wù)寫入黨政工作要點成為可能；只要領(lǐng)導(dǎo)重視，他們就會經(jīng)常深入檔案館進行調(diào)研，了解檔案工作情況，關(guān)心檔案人員的工作和生活，研究部署檔案工作，強調(diào)檔案工作的重要性和必要性，及時解決檔案工作中存在的問題和困難。

注釋：

*本文為襄樊學(xué)院2010年度科研項目（2010YB020）的成果。

參考文獻：

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3.周艷民，李桂萍.淺談基層銀行檔案達標(biāo)升級工作中存在的問題與對策[J].檔案管理，1997（4）.

作者單位：湖北省襄樊學(xué)院檔案館