企事業單位辦公室管理工作的思考

劉磊

隨著我國社會變革和市場經濟的發展，企事業單位體制改革的不斷深化，各單位辦公室工作的地位和作用日益重要。辦公室作為一個單位的綜合部門，是承上啟下、協調左右、連接內外的樞紐。怎樣在新形勢下充分發揮辦公室的工作職能，是廣大辦公室工作人員所面臨的嶄新課題。

辦公室工作的特點

一、辦公室承擔單位大量事務性工作。辦公室工作職能繁多，承擔著一個單位大量的事務性工作。如信訪、接待、文秘、檔案、機要交換，以及上級領導臨時交辦的任務等。有些小型企事業單位，辦公室甚而兼具人事、財務等職能。

二、辦公室是單位的綜合協調部門。除了大量的事務性工作，辦公室還擔負著領導之間、領導與下級以及部門與部門之間的綜合協調工作。辦公室對上級單位做出的工作部署，對單位領導工作批示、交辦任務等的貫徹落實情況進行督促檢查，及時向上級單位和單位領導進行反饋。

三、辦公室是單位決策的組織與參與者。此外，辦公室是單位的智囊團，是單位領導決策的參謀者。辦公室對一個單位的工作有著全盤的了解和掌握。在單位領導決策和決策落實的過程中，通過開展調研、收集信息、整理資料、會議論證、草擬文件、設計方案等，為單位民主決策、科學決策開辟渠道，提供依據和參考。

當前企事業單位辦公室工作面臨的挑戰

隨著企事業單位體制改革的不斷深化，社會管理理念的不斷更新，辦公室工作面臨著巨大的挑戰。

一、管理觀念。新形勢下，隨著我國社會變革和市場經濟的發展，企事業單位的工作內容面臨巨大的轉變。但仍有很多辦公室工作人員依舊固守原有的思維方式和思想觀念，對形勢的變化不聞不問，固步自封，致使辦公室工作原地踏步，裹足不前。

二、管理制度。完善的制度建設可以規范管理，提高工作運轉效率，使工作做到有章可循，是辦公室工作高效有序的保障。但管理制度不是一成不變的，管理制度也需要不斷適應新形勢下單位的發展需求。很多企事業單位的管理制度未能做到與時俱進，舊有的制度限制了單位管理工作的效率，造成不必要的時間、人力和物力的浪費。

三、管理職能。隨著社會的變革，單位的發展面臨許多新的問題。辦公室職能也應隨之進行相應的改變。明確辦公室的具體管理職能，方能處理這些不斷涌現的新問題，為單位的持續發展保駕護航。部份企事業單位對辦公室應有職能的界定模糊不清，致使辦公室工作無法有序進行，甚至出現辦公室越俎代庖插手不該參與的事務的狀況。

四、人才建設。現代管理越來越重視人的作用，把人放在中心地位，人是組織的第一要素。辦公室人員的素質必須跟上時代步伐。但在當前，依舊有不少辦公室工作人員在思想、業務各方面與單位管理的需要存在很大的距離，勢必影響辦公室工作的開展。

新形勢下辦公室的建設要求

一、加強思想建設，增強政治意識。堅持正確的政治信念和立場，是辦公室工作最根本的素質。企事業單位辦公室大多要根據黨和國家的各項方針，結合本單位實際，協助單位領導制定本單位的發展規劃，協調各部門的有關工作。這要求辦公室工作人員必須深入透徹地理解黨和國家的路線、方針和政策的內在精神實質，提高自身的理論功底和戰略思維。

二、轉變思想觀念，強化服務意識。現代管理理論認為“管理就是服務”。辦公室要強化服務意識，不斷提高對服務內容的認識，拓展工作領域。要轉變思想觀念，把服務作為基本職能。由以往被動的接受工作轉變為主動為領導和員工提供高效的服務，以一流的工作態度，一流的工作作風以及一流的工作成績來樹立和維護辦公室的權威和形象。

三、加強制度建設，規范各項工作。任何規范、高效、有序的管理，都離不開科學的制度建設。辦公室工作具有涉及面廣、頭緒繁雜的特點。首先必須擁有一套切實可行的常規規章制度和嚴格的辦事流程，以避免工作的無序和混亂。其次要建立起明確的辦公室崗位目標管理責任制度對辦公室的工作進行進一步規范。只有這樣，才能保證辦公室各項工作目標明確，責任到位并將工作落到實處。只有加強辦公室制度建設，使辦公室工作規范化、程序化、科學化，才是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

四、改進工作方法，創新工作形式。辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯系。要做好辦公室工作，要求辦公室工作人員要善于思考，不斷摸索工作規律，改進工作方法，以增強工作的時效性。創新工作新式，利用現代先進的辦公設備和方法加工、傳輸辦公信息，建立高效率、高質量的現代辦公機制。通過強化信息網絡工作，建立起完善的規范的辦公自動化系統。

五、加強業務學習，提高業務素質。辦公室工作涉及面廣，如果不注意學習和更新知識，就無法勝任工作。應鼓勵辦公室工作人員通過各種途經進行學習，既要對自己承擔的本職業務深鉆細研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一專多能。其實，辦公室因其工作特點，自身就是一個非常鍛煉人的地方，辦公室工作人員要善于在實踐中學習，重視調查研究，善于分析和總結，真正從實踐中獲取知識。只有不斷吸取新的知識，掌握新的技能，才能優化辦公室人員的知識結構，促進綜合素質的不斷提高，從而為辦公室工作提供不竭的動力。

（作者單位：中國知識產權培訓中心）