節省管理者的時間

郝志強

管理者是處理例外的，但不能事事都有例外，那樣的管理者要整天忙著救火，而不是處理真正的例外了。這也就是管理規范的大公司，看起來“沒有激動人心”的大事，但效益卓著的原因。

德魯克說：“你認為我們組織的領導，對你的工作應該了解些什么嗎？你對我們這個組織有什么看法？你覺得我們還有哪些尚未開拓的機會？你覺得我們有哪些尚未察覺的危機？你希望從我這里知道些什么？”

德魯克建議管理者，通過類似的一些問題，讓下屬自己發現問題，自己找到定位，自己解決問題。從而節省管理者的時間。當然在這個基礎上，管理者還要做好下屬的教練。也可以繼續問一些問題，比如用“你說的很好，還有呢？”這樣的句型來啟發下屬。

簡單地來說，就是讓他帶著答案來找自己，而不是直接回答下屬的問答題，這就是所謂的教練技術。在具體操作中，管理者要善于說：“這個問題很難，我不知道，你是這方面的專家，你說說該怎么解決？”人都喜歡被尊重，尤其是管理者尊敬和吹捧下屬，下屬會“士為知己而死”。

有的管理者的態度比較強硬，和下屬說：“以后別來問我，要帶著最少三個答案，再來敲我的門。沒想好，就別來煩我。我喜歡解決問題的人，不喜歡提出問題的人，你提出了問題，那你就來解決問題。”

當然對一些特別簡單的問題，一些特別緊急的問題，或對一些頑固不化的下屬等，管理者也可以采用給建議，甚至直接發布命令的方式。無論如何，管理者把下屬培養起來了，管理者只要宏觀把關就可以了，管理者用來思考的時間，就會增多，時間管理自然就形成了正循環。

管理者做的都是平凡事

德魯克說：“管理好的工廠，總是單調無味，沒有任何刺激動人的事件，那是因為凡是可能發生的危機，都早已遇見，且已將解決辦法變成例行的工作了。”

管理者不是救火隊員，大多數事情，在日常管理中，就已經做完了，企業當然沒有“激動人心”的大事，平平淡淡才是真。管理者是處理例外的，但不能事事都有例外，那樣的管理者要整天忙著救火，而不是處理真正的例外了。這也就是管理規范的大公司，看起來“沒有激動人心”的大事，但效益卓著的原因。

德魯克的管理思想，其中有一條是：“讓平凡人，做出不平凡的業績來”。既然都是平凡人，所做的日常工作，都是平凡的小事，當然也沒有“任何刺激動人的事件”，但整合起來，就做出不平凡的業績來。說著很有道理，想想也很有道理，但哪個企業能做到？這背后要有強大的系統，尤其是計劃目標和考核等內部管理系統支撐。前幾天去平安大學參觀，聽深圳平安的吳經理，講平安的人才培養和考核體系，聽起來很簡單，但他們都做到了。比如每個月5號，全公司的所有人，都做計劃考核和總結，做到電腦系統里去。那天會有8萬人，完成這個工作，沒有人不做的！這就是執行力呀，事情不大，但哪個企業能做到這么強的執行力？

通過管理的辦法，還可以把那些“刺激動人”的大事，分解成平凡的小事。

微軟有質量控制體系，有精通軟件系統管理的人，有精通軟件模塊分解的人，那些人是微軟真正的財富。

無論你是做什么行業的，無論你在哪個管理崗位上，把工作任務分解，甚至分解到一個普通人都懂的程度，然后訓練這個普通人，迅速掌握工作的技能，這才是管理者的重要工作，企業還有“激動人心的大事”嗎？

但國內的企業，尤其是蒙牛之類，擅長炒作的企業，每天都發生驚心動魄的大事。老牛從伊利辭職了，要炒作；老牛和伊利在呼市干架，要炒作；老牛的牛奶好喝，要炒作；老牛裸捐了，要炒作；老牛和國外基金公司對賭，要炒作；老牛捐資助學，要炒作；這不，老牛三聚氰胺了，這次是老牛被炒作。我不是針對蒙牛，我是用他來舉例。一個不低頭看路，而是整天心思在“刺激動人的事件”，不甘心“單調乏味”，這就是很多企業的典型特征。

管理者要讓下屬忙起來

德魯克說：“精干的組織里，人的活動空間較大，不至于互相沖突，工作時也不用每次都向別人說明。”

如果人人的職責都交叉，甚至互相沖突，或者一件事情有兩個人負責，那么互相扯皮和沖突將不可避免。所以德魯克說要從根本上，杜絕浪費時間的因素，就要盡量讓員工有比較大的活動空間，這樣他才好施展才華，而不是把時間浪費在溝通上。

記得微軟說過，他們雇傭N-1人。就是讓員工滿負荷工作，忙起來了，就要把注意力集中在如何做事上了，沒有時間琢磨別人，沒有時間搞那些企業政治。每個人忙于自己的事，當然自己的時間，要規劃和管理好，自然管理者的時間也好管理了。

要是人比事多的話，在那樣的企業。你問管理者每天都在做什么，他們大都告訴你，他的工作就是開會。不停地主持會議，不停地參與會議，不停地被迫開會，不停地被迫他人開會，不停地用會議顯示自己的重要性，不停地參加會議，以顯示被尊重等等。其實管理真的就是開會，會開好了，企業就好了，但要開有質量的會。所以站在時間管理的角度，企業要有個會議規則，讓每個人遵守會議流程，盡可能的節省時間。

德魯克說：“一個結構設計臻于理想的組織，應該沒有任何會議，每個人應該都能了解他工作中必須了解的事，也應該都能隨時用到他工作中必須的資源。”“會議太多，表示本應由一個職位或一個部門做的工作，分散到幾個職位或幾個單位去了。”

綜上所述，管理者的注意力要集中在系統上，而不是局限于具體事務上，管理者是處理例外的，那些小事雜事下屬能做的事，管理者要學會授權。所以我認為，你做什么事，你就是什么人。你是什么人，你就該做什么事。做規范制度之類的事情，你就是管理者。整天忙于工作細節，那你就是所有人的下屬，不管你的職務有多高。