淺議公共圖書館編制地方文獻索引的可持續性

劉佳賀，謝 佳

(長春圖書館，吉林 長春 130021)

1 索引與地方文獻索引

“索引是指向文獻或文獻集合中的概念、語詞及其他項目等的信息檢索工具，由一系列款目及參照組成，索引款目不按照文獻或文獻集合自身的次序排列，而是按照字順的或其他可檢的順序編排”。［1］索引能向用戶提供多種有效的信息檢索手段，是一種開發利用文獻資源的重要工具。就圖書館學而言，索引屬于傳統目錄學范疇，就圖書館工作而言，索引屬于二次文獻開發。

地方文獻是指“記錄有某地區知識的一切載體”。［2］目前對于“地方文獻索引”這一概念，在理論研究上沒有明確的定義。地方文獻索引的編制方法與特點的研究更是少人問津。筆者認為地方文獻索引應該是基于地方文獻的地方性特點并結合索引編制的方法進行定義。本文所探討的地方文獻索引僅指向以地方文獻為編制索引對象之信息源之意。

2 公共圖書館編制地方文獻索引的意義

2.1 各類地方信息需要整序

地方文獻不僅包括公開出版物，還包括了大量的非公開出版物和非書資料。此外，社會上還隨時產生著大量有關地方文獻的動態信息，將這些繁雜、重復的信息設定一定的條件限制(如地域、時間)，將其系統組織、整理才能解決由于信息的多樣性、重復性造成受眾在利用有效信息時產生困難的問題。

2.2 地方文獻索引具有重要功用

2.2.1 幫助用戶有效地確定關于某一主題有哪些地方文獻及其出處，或在一部著作中迅速判斷關于闡述某一主題或特征的信息的具體位置，以便快速查尋用戶所需的信息，減少查找的盲目性。

2.2.2 簡明而全面地揭示地方文獻所包含的所有重要主題或特征信息，為用戶快速瀏覽提供方便。

2.2.3 從多種角度標引地方文獻，為用戶提供多種檢索途徑，提高檢索效率;調查和核實學術成果，進行大范圍的地方文獻普查。

2.2.4 地方文獻索引還可以用于地方辭書編纂、地方文獻考證、地方文獻鑒別、地方古籍校勘、地方古籍整理等，以及用作語言學、目錄學、文化史、科學史、文獻計量學、科學計量學等研究的工具。

以長春圖書館編制的《東北地方文獻索引》及續集為例。該索引以長春圖書館特色館藏——日偽時期東北及滿蒙地方文獻資料作為索引的編制對象。編制體例上，按照行政區劃地名立類，再按總類、工業類、交通運輸類、商業類、財政金融類、農林類、城鄉建設類、黨派團體類、民政勞動類、軍事類、文教類、衛生體育類、社會類、歷史地理類、人物類等類目編排。除對必要篇目和內容做了索引詞條外，對資料中的圖表、照片、地圖也做了揭示。著錄格式按照：順序號、篇名、出處、出版時間、頁碼順序著錄。同時為輔助索引，還編制了“地名筆畫和漢語拼音索引”、“年號對照表”、“東北行政區劃變遷表(光緒33年～民國36年)”。雖然該索引的編制時間為上世紀80年代，但是時至今日，仍能為廣大讀者提供地方信息的文獻出處，提高工作人員的工作效率和效果。可見，時間并不能蛻變其重要的檢索價值和學術研究意義。

2.3 地方文獻索引是復合型圖書館資源檢索、開發的重要組成部分

目前，復合型圖書館已成為我國圖書館發展主要形式，它是數字圖書館的過渡階段。雖然傳統手工索引的編制能效在逐漸弱化，但是其作為復合型圖書館地方資源檢索、開發的一部分仍具有一定作用。首先，目前最符合人們閱讀習慣的還是紙質型文獻，編制紙質的索引能滿足大事多數讀者的查閱、檢索需求。其次，地方文獻是公共圖書館的特色館藏，地方文獻索引將這些特色資源(古舊地方文獻、內部出版的地方文獻和已經出版尚未編制索引的地方文獻)進行規范安排、合理整序，不僅可以作為地方文獻普查、留存的依據，還可以為地方數字資源開發工作提供重要參考。

3 影響編制地方文獻索引可持續性的原因

3.1 利用不足的現狀

以長春圖書館為例，已編制的地方文獻索引包括：《東北地方文獻索引》(及續集)、《東北淪陷時期文學作品索引》《地方文史資料專題目錄索引》《東三省文史資料專題目錄索引》《長春老照片專題索引》《長春黨史人物傳記專題索引》《長春企事業名錄索引》《長春新貌圖片專題索引》《長春市法規規章匯編索引》《偽滿建筑遺跡索引》《偽滿人物專題索引》等十余種。在實際工作中，讀者在查閱地方文獻時，能夠主動提出利用索引查找資料的情況幾乎沒有。一般情況，通過地方文獻工作人員適當的指引，讀者會對索引的便捷性產生興趣，并能主動學習索引的使用方法。可見，目前廣大讀者的接受的檢索教育的程度十分有限，利用索引時具有被動性、依賴性。地方文獻索引利用不足的原因自然導致文獻開發缺少動力來源。

3.2 指導實踐的理論相對滯后

在進行編制地方文獻索引實際工作中，存在很多實踐先行于理論的情況。例如：有的根據地方文獻、地方特色編制出多種多樣但不規范的索引;有的為提高編制效率，選擇數據庫軟件、索引軟件開發編制地方文獻索引，且各編制單位選擇的編制工具各有不同;有的脫離傳統書、刊、報的單一載體或單一文本，考慮編制跨載體的索引集合或群書索引。圖書館是信息的集散地，索引是信息整序的重要工具。從理論角度探討兩門學科的交集是必要的，而實際上二者是互為相關學科，確切的理論與實踐尚在不斷探究之中。

2008年11月3日國家頒布了《索引編制規則(總則)》(GB/T 22466-2008)，并從2009年4月1日起實施。其中對索引的功用，索引的類型，索引的編制，索引款目及其編制、參照系統，索引款目排序，索引的形式，質量管理等做出了明確規定和說明，適用于任何類型文獻的索引，包括人工編制和計算機編制的各種類型的索引。雖然其總體指導性意義重大，但其中并沒有針對圖書館文獻編制索引做出明確指導，也沒有有關地方文獻索引編制的建設性內容。

從研究地方文獻索引學術論文上看，此方面論文數量較少，論述內容尚不寬泛。以2010年為時間限制，筆者通過檢索中國知網“中國期刊全文數據庫”發現，在2010年索引類期刊《中國索引》和圖書檔案情報專業期刊中，公開發表的與地方文獻索引相關的研究論文不超過二十篇，且這些論文一般討論的是方志、年鑒、報紙、某部地方古籍、某個地方古代人物論述等微觀問題的實踐性研究，而更具普遍指導意義的論文為數不多。

隨著計算機、網絡技術的不斷發展，索引的編制不再局限于傳統手工編制及計算機輔助編制的方法，國內外已有多種索引程序、技術產生，并以其編制高效、利用方便、更新快速的優勢引領著未來索引的發展方向。但索引的編制歸根到底是離不開文獻研究的，無論是對索引標引范圍、標引深度、取詞規范，還是對于電子標引的格式、搜索引擎的組織建設等都沒有統一的規范。

3.3 其他影響因素

在實踐層面上，能夠系統運用新技術手段于實際工作中，尚有工作制度不健全、學習激勵機制不完善、新技術實驗性強、相關組織團體缺少交流溝通等問題的存在，均對地方文獻索引的持續性開發產生影響。在客觀條件方面，地方文獻索引的編制還會受到各公共圖書地方文獻資源建設情況的一些限制。

4 實現編制地方文獻索引可持續性的建議

討論公共圖書館編制地方文獻索引的可持續性應從編制主體的視角切入，這樣更具可操作性。因為無論從地方文獻索引的選題、編制方法、標引選取上看，還是從索引成果宣傳、讀者利用情況反饋、索引的補充及完善上看，該項工作都可以說是一項充分發揮主觀能動性的工作。只有編制者、編制單位足夠重視，此項工作才能避繁就簡，事半功倍。

4.1 建立地方文獻索引編制的激勵機制

4.1.1 重視對編制人員的培養和培訓。主動關注或參加相關機構組織的業務培訓、學術交流活動。目前，我國在索引領域對專業索引人員的培養不夠，缺少大批掌握索引理論、方法與技術的索引工作人員，規模較大的索引編制項目較少，特別是索引技術和現代計算機技術的融合，還未進入實質性研究階段，索引工作難以開展。

4.1.2 支持公開或內部刊印編制成果，或將成果轉化成電子索引或數據庫的形式發布在局域網絡上。

4.1.3 階段性審查編制索引的質量和數量，對優秀索引編制者予以適當獎勵。

4.2 傳統手工編制與計算機編制技術手段并重

《國內外索引研究的比較與發展》一文得出這樣的結論：“傳統索引領域的研究在未來相當長時間內仍將占據主導地位;電子標引與索引將得到進一步的發展;索引語言的研究將更加深化、系統化;索引研究將進一步向縱深方向發展，索引研究體系日益系統化;索引研究日趨國際化”。［3］可見，在網絡社會的大背景下，公共圖書館編制地方文獻索引應吸收傳統手工編制特點和優勢，同時積極探索新方法、新技術，通過實踐檢驗方法的可操作性提高編制效率和質量。例如，長春圖書館地方文獻索引由原卡片式編制方式變為利用Word、Excel軟件編制，使用這些軟件的復制、查找和排序等功能，一方面提高了編制效率;另一方面，將題錄數字化后，便于信息重組以形成新的主題索引，免去了重復編排的麻煩。當然，我們所實踐的方法是有限的，仍需進一步學習與應用。

4.3 宣傳推廣地方文獻索引的功能，培養讀者利用索引檢索的意識

讀者利用地方文獻索引之所以具有被動性的特點，很大程度上是因缺乏檢索教育造成的。這里就索引編制軟件的開發現狀而言，同樣可說明索引之于受眾的普及程度不高的問題。目前，國內中文獨立索引軟件只有“索引之星”一種，“既沒有競爭也沒有開辟出廣泛的市場”。應積極推進“普及索引編制，擴大社會影響”。［4］因此，館員除了研發編制索引外，還應該主動參與到對讀者信息檢索、信息素養的培訓中去，從而提高地方文獻的檢索效率和地方文獻的利用率。

綜上所述，地方文獻索引的編制是一項需要長期進行的地方文獻開發工作，它需要編制人員在實際工作中不斷摸索方法，積累經驗，學習和拓展對于地方文獻索引編制的認識領域，深化理論研究。在職業素養上，更需要編制人員充滿對鄉土的熱愛和對地方文化傳承的使命感。

［1］中華人民共和國標準GB/T22466-2008索引編制規則(總則).［EB/OL］.［2010-12-12］.http：∥www.cnindex.fudan.edu.cn/zgsy/2009nz/CPRS2008.htm.

［2］金沛霖.圖書館地方文獻工作［M］.北京：北京圖書館出版社，2000：1—3.

［3］王知津，劉 念，黃瑩瑩，等.國內外索引研究的比較與展望［J］.高校圖書館工作，2010(1)：34—38.

［4］郭麗芳，溫國強.國內外索引軟件比較研究［J］.圖書館，2010(4)：47—48.