現代企業檔案的信息化管理

王衛星

企業檔案是企業活動的真實歷史記錄、重要憑證和依據，是企業的無形資產，又是企業科學技術信息資源儲備的一種形式，也是提升企業價值、宣傳企業形象的必要條件和依據。正如江澤民同志所說的“檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”，由此可見，企業檔案對于維護企業經濟利益、合法權益和證明歷史的真實面貌具有重要作用，做好檔案工作具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。

隨著現代化管理的應用，檔案工作者面臨著時代的挑戰，檔案信息資源的開發利用是檔案工作的根本目地，檔案工作中高起點，高目標、高標準、高素質是檔案管理取得高效果的保障。時代賦予檔案和檔案工作者以新的內涵和外延，檔案工作者要切實解放思想、更新觀念、要有清醒的認識，調整工作思路，緊緊圍繞企業中心工作，堅持以《檔案法》為準繩、以檔案信息建設為重點，以檔案業務基礎為根本，以網絡化服務方向，以改革創新為動力，在市場經濟的大潮中練就一身過硬的本領，切實做好、做細檔案管理工作中各個環衛，才能適應現代化經濟社會需求。隨著企業的進一步發展，如何落實企業工作目標中對檔案工作的要求，使檔案管理跟上發展的步伐，更好地為企業發展服務，已成為每一位檔案管理人員必須認真考慮的問題，我認為要做好以下幾點：

提高領導對檔案信息化建設重要意義的認識

領導重視與支持是做好檔案工作的有利保證，隨著現代化企業制度的深化，檔案信息資源數量急劇增加，傳統的手工管理方式已經不能適應時代發展的要求，配備電腦、打印機、掃描儀、數碼相機等現代化的管理工具，選擇開發實用的、有強大功能的檔案管理信息系統軟件，就成了檔案管理工作中的重中之重，用現代化的管理思想理論、技術方法和手段來做好檔案信息的錄入、整理、編目鑒定儲存和利用。各級領導要從企業長遠的大局來重視和關心檔案工作，把檔案工作納入議事日程，經組織完成企業中心工作的同時，抓好檔案工作基礎建設工作。

及時收集，擴大信息量

沒有豐富的館藏網開發利用檔案信息資源就成了無源之水，無本之木。收集工作關系到館藏檔案質量的高低和數量多少的問題，是檔案工作的重中之重。要在保證質的前提下，重點做好檔案收集、歸檔案工作，一是建立健全檔案歸檔制度，把收信歸檔工作落到實處，二是公司檔案館要加強對各基層單位的業務指導工作，提高檔案的收信質量，三是采取“四參加”控制措施，檔案人員必須參加本單位的設備開箱驗收、基本建設項目竣工驗收、科研成果評定、產品鑒定等活動，保證文件材料齊全完整。

配置硬件設備和開發應用系統管理軟件

軟硬件基礎設放施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。開展檔案數字化、網絡化信息服務離不開完備和硬件和軟件系統的支持，硬件方面主要是企業各單位計算機設備應形成統一的硬件環境，軟件方面則需要解決系統管理軟件的開發缺乏統一的標準和規范的問題。

高素質的檔案信息員，是企業檔案信息管理現代化的關鍵

檔案信息管理工作是企業信息化管理現代化的重要組成部分，檔案人員對企業信息管理起著重要的作用，因此，要實現檔案信息管理的現代化，首先，要發揮檔案管理人員的主動性和創造性，提高檔案人員的現代化素質，一方面，要求企業檔案管理人員具備現代化的檔案意識，科學地認識檔案在企業經營活動和社會主義現代化建設中的作用，明確檔案工作者的職責和使命，另一方面，要求檔案管理人員不僅要具備檔案技術、計算機軟硬件技術、網絡通訊知識及一些相關專業的科學知識和管理方法，不斷拓寬知識面，提高理論水平和檔案工作技能，掌握檔案現代化的技術和科學的管理方法，只有這樣才能面對瞬息萬變的內外部環境，跟上改革的步伐和時代的變革。其次，要應用計算機知識，改變傳統的管理方式。這就要求檔案人員除了具有一定業務水平之外，還要有較強的計算機操作水平，增強自身建設，優代知識結構，提高綜合素質，培養適應現代化要求的工作能力，逐步使檔案人員成為既掌握現代化技術與方法，又能熟悉檔案專業知識的新型檔案管理人才，使檔案工作由管理型向服務型轉變，由被動向主動邁進，為檔案信息資源的開發利用開拓新局面。

（作者單位：遼河石油勘探局石油化工總廠）