基于工作流技術和B/S模式的文檔流轉系統模型設計＊

王 輝

(青島電子學校,山東 青島 266041)

隨著計算機技術的快速發展,我國政府機關的電子政務系統普及度越來越高,在政府機關中已經有大量的業務處理轉移到計算機平臺,各種各樣的OA系統層出不窮。把公文流轉系統的建設作為政府辦公信息化發展的重點,不僅能夠利用網絡傳送文件,處理行政管理事務,將工作流轉化為電子信息流,實現發文、收文、簽發、批閱等行政事務的無紙化,而且能以網絡為交流平臺,方便工作人員內部的溝通,上級可以對下級進行工作的指派,工作計劃的修正等,對促進我國政府機關信息化建設有著積極的意義。

1 工作流

工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程,它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行[1]。

工作流是經營過程的一個計算機實現,而工作流管理系統則是一個實現的軟件環境。使用工作流作為經營過程的實現技術首先要求工作流系統能夠反映經營過程的幾個方面的問題,即業務過程是什么(由哪些活動、任務組成,也就是結構上的定義);怎么做(活動間的執行條件、規則以及所交互的信息,也就是控制流與信息流的定義);由誰來做(人或者計算機應用程序,也就是組織角色的定義);做得怎樣(通過工作流管理系統對執行過程進行監控)[2-3]。

雖然不同的工作流管理系統具有不同的應用范圍和不同的實施方式,但它們還是具有許多共同的特征,從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統,可以發現所有的工作流管理系統都提供了三種功能[4]。

(1)建立階段功能:主要考慮工作流過程和相關活動的定義和建模功能。

(2)運行階段的控制功能:在一定的運行環境下,執行工作流過程,并完成每個過程中活動的排序和調度功能。

(3)運行階段的人機交互功能:實現各種活動執行過程中用戶與IT應用工具的交互。

2 系統設計與實現

2.1 設計目標

(1)文檔工作信息化管理。本系統完成后,將實現各部門之間、工作人員之間以及上下級之間的信息互通有無,增強文檔的信息化處理能力。

(2)設計和實現了基于角色的訪問控制(RBAC),實現了文檔流程的自動化運轉。

(3)加快業務信息的流通,極大的提高辦公效率。實施文檔流轉系統后,日常的許多工作都可以交給系統來完成,比如下達會議通知,發布人事公告,還有一些需要有簽字程序的文檔處理等等,這些應用都將會提高文件和信息的傳遞速度,方便工作人員辦公,極大地提高了辦公效率。

(4)業務數據信息化處理,節約資源,實現無紙化辦公。系統實施后所有的辦公表單都將以電子數據的形式在系統上處理,傳統的紙質文檔會逐漸的被取代,實現了無紙化辦公,節約了辦公經費。

(5)信息安全得到保證。文檔的傳統管理模式信息容易泄密,采用系統后,所有關鍵數據都會用MD5進行加密,所有應用系統的用戶都是基于角色控制的,不是自己要處理的信息絕對看不到,保證了數據安全。

2.2 總體結構

通過對青島市某區政府機關文檔處理的一般性流程調查,結合系統開發的業務需求,文檔流轉系統需解決文檔建模、收發、已存文檔信息管理、文檔日常處理、部門代碼管理等問題,因此,本系統所設計開發的文檔管理信息系統,擬包含郵件管理、信息發布管理、工作單發文管理、工作單收文管理、工作單管理、流程管理、系統輔助管理七個模塊。

2.3 組織模型

本系統是一個以公文信息化處理為主的軟件系統,系統的總體任務是實現公文流轉的自動化,實現網上辦公。本系統的主要任務是完成信息公告的網上發布、業務單處理過程的計算機化。本系統可以分為后臺管理員、前臺業務處理人員兩大類用戶。

其中前臺業務處理根據業務流程處理的需要以及方便程序開發的需求,可以定義工作人員、業務角色、職務、職能部門和流程工作組幾種模型。

(1)工作人員:對應于辦公室中每一位職員,具有一定技術能力和行為能力的獨立實體。

(2)業務角色:一般是指擬稿人、審核人、簽發人等能夠完成某項功能的人員的總稱。

(3)職務:一般是指具有一定行政級別的上下等級關系。比如科員、科長、主任、部長、局長等。

(4)職能部門:對應于政府部門的組織結構劃分,由各機關單位的實際科室設置情況來決定。

(5)流程工作組:執行某一個特定任務流程將所需要的人員角色等構建成的一個結構模型。

工作人員、業務角色、職務、職能部門與流程工作組之間可以具有資格關系、組成關系、設置關系和責任關系,模型圖如圖1所示。

圖1 組織模型結構

2.4 發文流程模型

公文流轉最核心任務包括發文和收文兩個部分。發文過程由擬稿開始,擬稿人擬定發文內容,由該部門負責人對公文進行核稿,如有必要由核稿人指定相應的處室同步進行會簽。最后文檔交由領導進行審批簽發,此過程如未通過,則退回至擬稿處進行重新擬搞或取消發文。發文稿通過領導審批簽發后則先進行發文存檔,然后由系統流轉至相關職能部門進行傳閱等動作。在整個發文流轉過程中,從擬稿到最終領導的簽發每一步在出現需要修改或者否決的情況下,文檔都可以由當前處理退回至前一處理,這可能會是一個反復的過程,如果最終文檔被退回到擬稿人時,擬稿人根據前面反饋有權結束發送,終止當前發文過程,工作單的發文過程模型如圖2所示。

圖2 工作單發文過程模型

2.5 收文流程模型

工作單收文管理模塊是系統的核心模塊,主要完成對收到外部文件的收文登記及收文查詢流程管理。

收文過程由文書的收文登記開始。在政府機關的組織模式下,收文工作一般由秘書或文書充當接收人角色,負責對文檔的收文工作,接收完成則轉至擬辦員處理,擬辦員可以由秘書科長或是辦公室主任充當。然后由擬辦員將文檔轉至涉及到的部門或領導進行批閱,最終處理完成后由收文處進行簽收歸檔,收文流程結束。工作單的收文流程模型如圖3所示。

圖3 工作單收文過程模型

3 關鍵技術

3.1 基于角色的訪問控制(RBAC)

基于角色的訪問控制方式具有靈活、易用的特點,且通常符合企業單位的職權設置規則,本系統中基于這種規則定義訪問控制權限,將權限分配給各種角色,例如文檔登記人、歸檔人、部門領導等,并將這些角色分配給相應的用戶。如果部門內權利設定明確,且職責互不交叉,則可以每人設置一個角色,如果權限相互有交叉,則可以一人具備多個角色,這些都可以根據實際情況靈活設置。

3.2 M VC體系結構

從本系統的業務需求的角度來說,建立B/S結構的文檔管理系統更加符合系統的需求。青島市某區政府機關已經建立好了一個內部辦公網絡,十幾個單位上百個科室部門在一個大樓內辦公,還有部分部門在其它地方辦公,所以非常適合構建一個基于Internet/Intranet結構的B/S模式文檔流轉系統。B/S結構模式一般是三層或四層,以三層常見,即表現層、中間邏輯層、數據庫層,四層一般是Web層、業務外觀層、業務規則層和數據訪問層。這種多層結構如圖4所示。

圖4 多層結構圖

(1)表示層:即我們常說的人機交互界面,它負責管理系統用戶接口部分功能及系統與用戶的交互操作。具體來說主要用于將系統操作結果以一定形式(程序代碼定義的規則)顯示在頁面上;負責采集用戶錄入數據并進行相關校驗;將輸入的數據傳送給系統的業務邏輯層。

(2)應用服務器層:主要負責執行系統的應用和業務邏輯,如驗證數據合法性、數據處理與數據層交換等。

(3)數據訪問層:由數據庫服務器構成,主要負責對系統數據庫的操作與維護。

4 結束語

針對文檔管理的發展要求,運用Web服務技術構建了基于web的分布式文檔管理系統體系結構,以此實現了政府機構的文檔信息的高效管理以及跨部門、跨地域的協同工作。系統采用目前流行的.NET Framework3.5實現,結合SQL Server2005數據庫,采用多層體系結構設計,使得系統獲得最大的性能。系統在開發過程中嚴格遵循層次模型開發,即表現層、中間邏輯層、數據庫層,這種分層的結構為系統提供了較強的可配置性和可擴充性。然后,運用工作流技術對文檔流轉業務加以抽象,建立其工作流模型,使得文檔流轉成為一個機動可變的過程。該文檔流轉管理系統彌補了傳統文檔管理系統的不足,為辦公自動化、電子政務、知識管理等提供了很好的解決方案。

[1]羅海濱,范玉順,吳澄.工作流技術綜述[J].軟件學報,2000,11(7):899-907.

[2]褚光華,吳家春.文檔管理系統的設計與開發[J].現代計算機,2000,(7):27-29.

[3]范玉順,吳澄.工作流管理技術研究與產品現狀及發展趨勢[J].計算機集成制造系統-CIMS,2000,(1):2-8,14.

[4]張秋余,袁占亭,鄭玉峰,等.基于OA系統的工作流技術的實現[J].甘肅工業大學學報,2003,29(4):88-91.