淺析報業集團固定資產管理

　　[摘要]報業集團內部分支機構繁多，固定資產管理上存在不足之處。設置集團資產管理員，責任層層分剝，落實到實際使用人，便于加強對資產的監控，提高資產的有效配置。
　　[關鍵詞]固定資產管理員；固定資產編碼設置；固定資產標簽
　　[中圖分類號]F275　[文獻標識碼]A　[文章編號]1005—6432(2011)18—0025—02
　　
　　內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。
　　固定資產管理是內部控制中的一個重要環節。保證資產的安全、完整，使集團內部的固定資產能有效、合理使用。
　　報業集團分支機構繁多，固定資產管理上存在不足之處。
　　
　　1、存在問題
　　
　　1.1　固定資產歸屬不清
　　(1)同一公司內部，由于經營機構的設置變動，固定資產沒有及時轉移到實際使用部門，如下表所示。
　　
　　由于部門變更，其中市外部、綜合部、會展部的固定資產，三臺電腦分撥給了醫教部一臺，電信部兩臺，資產使用轉移，但賬上并沒做相應處理，造成賬實不符；折舊費用沒有準確歸集，醫教部、電信部資產折舊費用偏低，綜合部、市外部已不存在，但費用仍在不斷產生，費用歸口不清。
　　(2)集團內部公司之間，固定資產隨意借用，沒有及時辦理調撥手續，引起相應費用歸屬模糊，資產無法有效監管，例如：廣告公司的車輛傳媒公司在使用，在固定賬冊上，留在廣告公司。資產間歸屬、費用歸集不明。
　　
　　1.2　固定資產日常管理不到位
　　固定資產只在初始購置時，資產的使用管理部門，只知使用，不知把管理責任落實到部門與相關責任人，造成資產流失或是提前報廢。
　　
　　1.3　固定資產利用率不高
　　部門間存在固定資產配置不均的現象。就拿打印機而言，一個辦公室三個辦公人員，人手一臺打印機，由于打印機在相關部門的普及率，造成機子的配置都是低檔次配置，經常會有修理、更換現象，與其這樣，還不如在該部門配置一臺高配置的激光打印機效率高，把低配置打印機調配給使用率相對較低的部門。
　　這些現象的存在，造成固定資產賬實不符，費用歸集與使用部門相脫節，管理效能的低下，隱形成本的急劇上升。
　　針對這些問題，必須有效建立固定資產管理機制，規避風險。
　　
　　2、建立有效管理機制
　　
　　2.1　建立固定資產管理員、固定資產使用制度
　　
　　集團財務部負責固定資產統一管理，設置固定資產專管員一名；各公司(部門)必須指定專人管理固定資產，對所管轄的固定資產管理負領導責任，并保證賬實一致；本著“誰使用，誰管理”的原則，各使用單位或個人對固定資產的實物狀態負責，并于每月月底向集團財務部上報固定資產月報，以便集團財務部了解資產動向及狀態。
　　
　　2.2　明確公司固定資產管理員的職責
　　第一，建立和維護紙質版和電子版的固定資產臺賬。
　　第二，負責對購置、調入的固定資產進行驗收，填制固定資產驗收單。
　　按規定要求對本公司的固定資產進行編碼；負責實物標簽的粘貼及更新。建立“固定資產登記簿”，對公司固定資產增加、減少、調撥等變動情況進行登記。定期與部門固定資產管理員和使用人核對固定資產的在用情況。對毀損、報廢、丟失等造成固定資產損失的，要分清責任。對非自然災害等人為因素造成的損失，應由過失人按公司有關制度進行賠償。組織實施公司固定資產盤點工作。對盤盈、盤虧的固定資產，應及時辦理相關手續，填寫“固定資產盤盈報告表”、“固定資產盤虧報告表”，并將有關憑證交財務部門入賬。負責公司固定資產檔案保管工作。辦理固定資產使用人離職前的固定資產移交工作。部門固定資產管理員離職或變更交接工作時，負責監交。抽盤相關資產，檢查盤點信息的準確性。
　　第三，落實部門資產管理員職責。
　　在公司資產管理員職責明確的情況下，相應設置部門資產管理員，職責參照公司資產管理員，以便責任能層層落實。
　　第四，規范固定資產的編碼設置。
　　集團內部根據各分支機構設置相應代碼，可設置傳媒公司代碼101、廣告公司代碼102、印務公司103、發行公司104。
　　(1)常態下固定資產的編碼
　　ZZZ—XXXXXX—YYY(12位)
　　ZZZ——公司代碼(用3位數字表示與總賬保持一致)；
　　XXXXXX——順序編碼，公司所有資產大排隊；
　　YYY——該固定資產增值時的編號記錄。
　　如廣告公司服務器，其編碼為102—000006—000；購置為服務器升級的固定資產時，其編碼為102—000006—001。
　　(2)調撥固定資產的編碼規則
　　為跟蹤固定資產的調撥，同時方便公司間固定資產的檢索，特制定調撥固定資產的編碼規則如下：
　　①對于固定資產編碼第三段為“000”的固定資產進行調撥，其編碼規則為：
　　AAA—XXXXXX—BBB(AAA——調入公司代碼，BBB——調出公司代碼，XXXXXX——原調出公司的數字編碼，保持編碼不變。
　　舉例說明如下：
　　廣告公司的一臺電腦調撥到發行公司，調撥前資產編碼為：102—000088—000，調撥后調入公司應將原來的資產編碼改為：104—000088—102。
　　②對于固定資產編碼后3位數為非“000”的固定資產進行調撥，其編碼規則為：
　　AAA—XXXXXX—CCC。AAA——調入公司代碼，CCC——等于500+原三位編碼，XXXXXX——原調出公司的數字編碼，保持編碼不變。為查詢到調出公司的信息，需要在備注中錄入調出公司的代碼。
　　舉例說明如下：
　　廣告公司調撥到發行公司，調撥前資產編碼為：102—000053—001，調撥后調入公司應將原來的資產編碼改為：104—000053—501。
　　同時賬務處理時，備注錄入原資產調出公司信息。調撥的固定資產編碼和相關信息的修改，由調入方負責。
　　第五，固定資產及時貼標簽，在固定資產清冊中使用人簽字確認。
　　根據集團固定資產編碼設置規則，由固定資產專管員發起，在集團內對固定資產進行清理、盤查。所有資產按部門分類登記，部門間已調整的、公司間已經調劑的，登記造冊。同時對固定資產按編碼貼上標簽，讓實際使用人在清冊中簽名，落實責任人。通過清理資產，重新進行固定資產的重組，提高資產的利用率。
　　第六，固定資產的購置、變更、報廢由資產管理員發起，逐級申報。
　　資產的購置、變更、報廢由需求人申請，部門資產管理員、公司資產管理員、集團資產管理專員逐級上報，而資產的下發由上而下，層層下發，加強了管理。
　　第七，固定資產定期清查盤點。
　　固定資產要定期進行清查盤點(一年至少兩次)，年終前必須再進行一次全面的清查盤點。固定資產的盤點工作必須認真落實，從小、從細抓起，盤點應編制固定資產盤點清冊，盤點時部門資產管理員要配合、協助公司資產管理員，對發現有賬賬不符，賬物不符的，應由使用部門負責查明原因，并填寫盤盈、盤虧清單。若發現因未按規定管理而造成不符情況嚴重的，追究當事人及相關責任人的責任。
　　通過設立資產管理員，明確固定資產管理、使用等方面的職責，加強了固定資產的監管，同時也提高了報業集團資產的有效使用率。
　　
　　參考文獻：
　　中華會計網，固定資產管理制度[EB／OL]，(2006－06－27)http：／／www.chinaacc.com／new／403／404／411／2006／61／ma959832431726600220596-0.htm.
　　
　　[作者簡介]裘小芳(1971－)，女，漢族，浙江紹興人，本科，會計師，注冊稅務