ERP環境下銷售業務的核算與管理

　　【摘要】 銷售作為企業生產經營活動的中心，其管理模塊是ERP系統的重要組成部分，企業應通過銷售管理模塊優化企業銷售業務處理流程，提高銷售管理水平。文章以銷售業務流程為線索，探討ERP環境下銷售業務的核算與管理。
　　【關鍵詞】 ERP；銷售業務；會計核算
　　
　　ERP作為集合企業內部所有資源并進行有效計劃控制的管理信息系統，在產、供、銷等各個環節實現全面控制，使物流、資金流、信息流高度集成。銷售管理模塊作為ERP系統的重要組成部分，集業務處理、核算、監督、分析功能于一體，掌握ERP環境下銷售業務的核算與管理，對于規范業務流程，全面收集銷售信息，實行動態管理，具有重要的意義。
　　
　　一、銷售業務流程
　　要靈活地處理銷售業務，并完成相應的會計核算與管理工作，以銷售業務處理的流程去掌握系統的內部結構是關鍵。企業常見的銷售模式有兩種：一種是先發貨后開票；另一種是開票直接發貨，兩種模式只是在開發票和發貨單的順序上略有區別。本文以用友U8為例，介紹ERP環境下先發貨后開票的銷售業務流程。
　　ERP環境下的銷售系統與總賬、應收款管理、庫存管理、存貨核算等相關子系統集成，銷售業務流程主要是通過各種單據在集成的子系統之間傳遞完成的。其單據有銷售訂單、發貨單、出庫單、銷售發票、收款單等。首先銷售部門根據客戶提出的需求或銷售合同，在銷售管理系統里填制審核“銷售訂單”，根據審核后的“銷售訂單”填制銷售“發貨單”，作為倉庫出庫及銷售部門填制銷售發票的依據，銷售發票可參照審核后的“發貨單”生成；其次倉庫管理部門根據發貨單，在庫存管理系統里編制“銷售出庫單”，發貨給客戶；財務部門則在應收款管理系統中對“銷售發票”審核，確認銷售收入，根據“銷售出庫單”在存貨核算系統中進行銷售成本的核算；最后將各系統生成的憑證傳遞到總賬系統中進行審核、記賬。如果發生退貨，則要在銷售管理系統填制退貨單，流程與銷售發貨相同。庫存銷售業務與其他系統之間的數據傳遞及流程如圖1。
　　
　　二、銷售業務的處理與核算
　　根據銷售業務流程圖可知，ERP環境下日常業務的處理主要是相關單據的錄入、審核與確認，與業務相關的憑證生成是通過交易方式與結算方式中設置的憑證模板，在業務處理的同時根據輸入的有關單據自動生成的。日常的銷售業務主要包括簽訂銷售訂單、填制銷售發貨單并開具銷售發票、發出商品、收款結算與銷售退回、計提與沖銷壞賬準備等，相應的核算主要為銷售收入確認、結轉銷售成本、銷售退回等。具體過程與會計核算如下：
　　（一）銷售訂單與發貨的業務處理
　　接受顧客訂單是整個銷售與收款循環的起點，在銷售系統中參照合同內容輸入銷售訂單信息，銷售訂單還可以和銷售出庫單對比，隨時掌握銷售合同的執行情況。銷售發貨是銷售業務的執行階段，在先發貨后開票模式下，發貨業務的發貨單由銷售部門根據銷售訂單拷貝生成或手工輸入，發貨單審核后，可以生成銷售發票和銷售出庫單。
　　（二）銷售開票的業務處理與收入的核算
　　銷售發票可在銷售系統手工輸入，或根據銷售訂單、銷售發貨單由系統自動生成銷售發票并傳遞到應收款管理系統，應收款管理系統對銷售發票進行單據審核，根據銷售發票記錄的產品名稱與交易方式確認本次銷售收入及稅金，并根據交易方式生成相應記賬憑證。如是現銷，則在填制銷售發票時選擇現結，應收款管理系統審核單據時要包含已現結發票，在制單處理時選擇“現結制單”方式，則會自動生成收款憑證，借： 銀行存款，貸：主營業務收入、應交稅費；如果是賒銷，在制單時選擇發票制生成轉賬憑證，借：應收賬款，貸：主營業務收入、應交稅費。
　　（三）銷售發貨業務的處理與成本的結轉
　　在ERP環境下，銷售管理與庫存管理、存貨核算模塊集成，銷售部門在銷售管理系統編制并審核發貨單后，倉庫部門在庫存管理系統根據傳遞過來的發貨單確定銷售品種與數量，編制銷售出庫單，選擇輸入貨位進行審核，并將貨物從倉庫搬出，形成實物流轉。存貨核算系統對庫存管理系統傳遞過來的銷售出庫單進行記賬并制單，生成憑證為，借：主營業務成本，貸：庫存商品，從而完成銷售成本的結轉。
　　（四）銷售折扣與折讓的業務處理與核算
　　銷售折扣是企業為了鼓勵客戶在一定期限內早日償還貨款而給客戶的折扣優惠。為了處理這種業務需要進行付款條件的設置，設置有效期限、對應折扣率和應收賬款的到期天數。在應收款管理系統設置中將享受現金折扣的科目設置為“財務費用”，編制銷售訂單或進行銷售結算時，對于享受銷售折扣條件的客戶輸入與付款條件對應的折扣率，應收款管理系統對收款單據審核后，生成憑證，分錄為，借：銀行存款、財務費用，貸：應收賬款。
　　銷售折讓是指企業因售出商品的質量不合格等原因在售價上給予的減讓。在處理時，企業要根據折讓證明單與折讓金額開具紅字專用發票，沖減銷售收入與銷售稅金。
　　（五）銷售退回業務的處理與核算
　　與銷售折讓相比，銷售退回不僅扣減銷售收入，還涉及貨物退庫處理。銷售部門要在銷售系統里編制并審核退貨單。為保證退貨單據與原銷售發票的數據一致，輸入退貨單時首先輸入原銷售發票號，由系統自動將原銷售發票的客戶、貨物名稱、單位、單價、稅率等數據自動復制到退貨單中，企業只需輸入負數退貨數量，倉庫部門根據退貨單生成并審核紅字銷售出庫單。如果銷售退回是在開銷售發票前，則不需作沖銷收入與成本的處理，否則銷售部門要根據退貨單生成并復核紅字銷售發票，傳遞到應收款系統中進行審核，生成金額為負數的憑證以沖減銷售收入，同時，存貨核算根據紅字銷售出庫單進行記賬并制單，沖減銷售成本的結轉。
　　（六）應收款的核銷
　　對于延期付款和分期付款的業務，如果收到貨款，則在銷售管理系統輸入收款單，記錄企業所收到的客戶款項，核銷應收款。系統可自動根據收款單的發票號和銷售發票的發票號進行核銷，對于自動核銷后尚未建立對應關系的銷售發票和收款單，可以通過手工核銷。生成憑證為，借：銀行存款，貸：應收賬款。
　　
　　三、銷售業務的管理
　　（一）銷售訂單管理
　　訂單是整個銷售業務的核心，整個業務流程的執行都會涉及銷售訂單，通過銷售訂單可跟蹤銷售的整個業務流程，訂單管理主要包括訂單生成與訂單維護。
　　1.訂單生成：客戶通過查詢商品報價，以及和銷售人員交流以后，就可以訂購商品，系統自動生成客戶訂購清單，經過客戶確認后生效。銷售人員通過查詢客戶的訂購清單，通過手工錄入銷售訂單。
　　2.訂單維護：銷售人員通過訂單維護系統可對銷售訂單的狀態進行跟蹤和維護，可以查詢訂單的狀態。對處于沒有下達狀態的訂單可以進行修改和刪除，對于已完成的銷售訂單，可以進行手工或自動結案。系統提供訂單的查詢功能，使企業可以方便、及時、快速地了解訂單的完成情況。包括：延期訂單查詢、訂單執行情況查詢、未完結訂單查詢等。可按產品統計訂單執行情況、按客戶統計訂單執行情況、按地區統計訂單執行情況。
　　（二）銷售價格管理
　　銷售價格管理提供了豐富的價格管理功能，包括價格定義、價格維護和價格查詢。
　　銷售價格定義是對銷售價格的設置，主要包括價稅管理、價格政策、取價方式、報價參照、折扣管理與最低售價控制等。價稅管理是對價款與稅款的管理，處理銷售報價與銷售計劃金額價稅核算；價格政策以存貨成本為基礎，并結合客戶信用等因素，對每個客戶制定不同的銷售價格，具有多種方式的折扣處理，根據客戶價格、客戶大類價格、存貨價格、存貨大類折扣等取報價、零售價、扣率；取價方式包括最新售價、最新成本加成、價格政策等價格參照規則，在錄入期初單據或日常單據時，系統根據取價方式帶入存貨的報價、零售價、扣率，用戶可根據實際修改，同時在價格欄目進行參照，可根據價格參照規則帶入參照價格，減少了填制單據的工作量，避免了人工誤差，為業務人員提供了可靠的參考價格；最低售價控制是根據存貨的成本設置最低銷售單價，以此控制銷售打折的程度，當貨物的實際售價超過最低售價時，不能開具銷售單據，限制業務人員的權限，降低經營風險，保障市場價格體系的穩定。
　　
　　系統除提供錄入報價單功能外，還可以對報價信息進行查詢和修改。當需要給予報價時，根據企業的產品價格信息庫中的基本價格信息，在適當的基礎上確定本次報價的實際報價、服務條款等；然后生成報價單。通過銷售報價處理，使企業有效地對售前商務活動進行監控。
　　（三）銷售可用量管理
　　在ERP環境下，因銷售管理與庫存管理集成使用，銷售管理可以進行可用量的管理，包括可用量控制、可用量檢查與現存量查詢。
　　可用量控制是在保存銷售訂單或發貨單時對存貨發貨的可用量進行控制，如果設置不允許超可用量發貨，則系統按“倉庫+存貨+批號”進行嚴格控制，在填制發貨單、銷售發票、銷售調撥單等銷售單據時，貨物的發貨或開票數量必須小于等于該貨物的可用量，否則單據不可保存。該設置可以根據單據控制發貨數量，限制業務人員的權限，降低出貨回款的風險。可用量檢查在檢查時只按存貨進行檢查提示，不強制控制，但不可超可用量發貨。現存量查詢主要根據倉庫與存貨編碼、名稱等條件進行查詢相關存貨的現存量。
　　（四）信用管理
　　ERP環境下，因銷售與應收款管理集成，信用管理能根據某客戶的信用狀況決定是否與其進行業務往來，即是否給其開據銷售單據。其控制流程為根據信用檢查點，在保存、審核銷售單據時，若當前客戶收賬款余額或期間超過了該客戶檔案中設定的信用額度或期限，系統會提示當前客戶（或部門、業務員）已超信用，并根據是否需要信用審批進行控制。
　　信用管理主要包括信用對象設置、信用策略、超信用處理。信用對象設置是在基礎檔案中對客戶、業務員、部門等信用對象進行信用額度、天數、等級設置，并在銷售系統中進行信用控制，業務處理時可根據某客戶的信用狀況決定是否與其進行業務往來，當客戶超過他的信貸許可范圍時，系統提示客戶超過信用額度，則不能給其開據銷售單據；信用策略是通過設置額度檢查公式，對未執行完畢的訂單、發貨單、未審核的發票等單據進行額度檢查，如果額度檢查公式＋當前單據價稅合計－信用額度＞0，則系統會報警。
　　除此之外，系統同時可以查出有關應收賬款相對應的客戶信息資料，通過客戶訂購量、客戶還款時間、客戶退（換）貨等相關信息，綜合評定客戶的信譽程度。針對不同的客戶，企業可以及時采取不同的收賬政策與報價政策。
　　（五）內部控制管理
　　ERP環境下的業務流程具有程序化與實時性的特點，有利于加強企業銷售內部控制的事前、事中控制。
　　事前控制主要體現在初始設置的權限控制。ERP環境下的權限控制，實行操作員身份密碼控制與操作員授權制度，操作員采用口令或密碼按照所授予的權限對系統進行操作，不得超越權限接觸系統。通過權限設置，可以對操作員、客戶、業務員等業務對象進行權限控制，便于在錄入與查詢單據時進行相應的控制。
　　事中控制主要是錄入控制與業務流程控制。信息輸入系統前明確責任，要保證數據的錄入是經過授權批準，比如銷售訂單、發貨單、銷售發票等單據的錄入是經過授權批準與審核才能向下一環節傳遞。銷售業務各環節在操作已授權與審核的基礎上，對業務流程加以控制。比如通過建立銷售報價，提供銷售訂單維護和變更管理，進行銷售發貨，產生銷售發票及完成與客戶的結算；通過銷售訂單前置業務、信用額度管理、銷售價格管理、發貨數量控制、銷售訂單監控等功能加強銷售業務的過程控制。
　　
　　四、結論
　　總之，ERP系統以其現代企業的管理理念和管理手段，有效地對企業的內部資源和外部資源進行整合，改善了企業的管理和運營模式。企業通過實施ERP銷售核算與管理系統， 規范了銷售部門基礎管理， 優化了部分業務流程， 保證了業務處理的通暢和數據的準確性， 為基層應用人員及中層領導提供了方便的數據查詢和統計分析結果， 為高層管理者提供了深層的決策依據， 對企業綜合管理水平的進一步提高產生了積極、深遠的影響。
　　
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