輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的應用

　　【摘要】應收及暫付款的賬務處理涉及到各類輔助編碼的應用，統一規范的輔助編碼的設置及應用可以極大提高工作效率和準確程度。以安陽師范學院使用的財務軟件為例，探討輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的設置，以及在賬務查詢、支付、核銷過程中的實際應用。
　　【關鍵詞】輔助編碼；應收及暫付款；賬務處理
　　
　　財務軟件中代碼一般分為科目編碼和輔助編碼?？颇烤幋a在會計制度中做出了明確的規定，而輔助編碼則根據單位自身的核算要求進行具體設置。應收及暫付款的賬務處理涉及到各類輔助編碼的應用，應收及暫付款的輔助編碼通常包括往來號、姓名碼、項目號等。在實際工作中，統一規范的各類輔助編碼的設置及應用可以極大提高工作效率和準確程度。本文以安陽師范學院在用的財務軟件為例，探討輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的設置和應用。
　　
　　一、輔助編碼的設置
　?。ㄒ唬┹o助編碼中往來號的設置
　　在應收及暫付款賬務處理中，每一個往來號代表一筆獨立的往來業務，比如：預付安化工程款、李明借款等，為了便于分類查詢管理，可以用阿拉伯數字來設置往來號。往來號最長有8個字段，每個字段表示不同的屬性。例如：往來號10016035，1-2字段表示該筆暫付款發生的年份，3-4字段表示該筆暫付款發生的月份，5字段表示錄入該筆暫付款人員的分機號碼，6-8字段表示該筆暫付款在記賬憑證中的順序號碼。如果需要查詢一筆業務，看到往來號就可以清楚地了解到該筆暫付款發生的時間、錄入人員、憑證號碼等信息，便于進一步查詢，非常方便。
　?。ǘ┹o助編碼中姓名碼部門碼的設置
　　在應收及暫付款賬務處理中，每一筆經濟業務的支付都要有經辦部門、經辦人來執行。部門碼的設置是經濟業務所屬的業務部門名稱，例如：實驗設備處、后勤管理處等。姓名碼就是經辦人的姓名，最長有4個字段，同時也是每一筆經濟業務在賬務處理中的直接反映。
　　
　　二、輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的應用
　　每一筆應收及暫付款在第一次支付時，首先在記賬憑證中錄入日期、憑證號及會計摘要，再錄入科目代碼、借貸方金額，下一步財務軟件系統將提示錄入該筆暫付款的往來號以及姓名碼，再下一步錄入部門碼，這樣一張記賬憑證錄入完成，如表1所示。
　　三、輔助編碼在應收及暫付款查詢中的應用
　　在應收及暫付款的支付、付款金額統計、暫付款的清理等環節，需要對已支付的款項進行統計和查詢，運用輔助編碼可以有效地提高工作效率和精準度。每一筆應收及暫付款都有往來號，查詢不同的業務，運用不同的關鍵輔助編碼，解決查詢的內容。以李明的借款情況查詢為例，一是同人同款項業務的查詢，以往來號為查詢關鍵字。因為一筆暫付款只有一個編號，如果此筆借款尚未結清，查詢的借方金額為已借款金額，貸方金額為已還款金額，借方余額為尚欠未還借款金額。如果借貸方金額相等則表示還清借款。二是同人不同款項業務的查詢，可以分步進行。例如李明借有多筆款項，要想查找其中的一筆，以姓名碼為查詢關鍵字。鍵入姓名碼——李明，關于李明的暫付款統統顯示出來，再以往來號查詢其中要找的暫付款的支付及結算明細情況。根據上述兩步的結果可以很快地看到該項目所有的支付、還款情況。
　　
　　四、輔助編碼在應收及暫付款支付、核銷中的應用
　　往來號、姓名碼、部門碼不僅便于查詢，更為方便往來業務的支付和核銷而設置。由于需要支付或核銷的每筆往來業務均可歸于一個特定的往來號，并且核對姓名碼以及部門碼，以確保口徑一致，可以有效提高工作準確度和效率。
　　
　　五、輔助編碼設置應注意的問題
　　1.設置往來號的目的是為了方便核算和查詢。它的設置一定要遵循統一的原則，往來號要用阿拉伯數字表示，簡單、明確，便于錄入。
　　2.往來號要根據自身管理的需要，按照一定的編列順序和既定的含義、格式編寫，顯示一定的意義，便于查詢和統計。
　　3.涉及同一筆業務的支出要以既定的往來號反映，不能隨意擴展，即同筆業務往來號唯一并前后一致，以提高統計查詢的準確度。
　　4.支付或結算應收及暫付款時，輔助編碼如往來號、姓名碼要保持一致，不得隨意修改或錄入。不然該筆業務本該結清，由于任一輔助編碼不符都會出現掛賬情況，在統計時反復出現，從而影響統計信息的可靠性。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 李軍.淺談往來賬款管理［J］.財會通訊（綜合版），2008（5）.
　　［2］ 靳頡.淺析行政事業單位往來賬款的有效管理及回收［J］.財會研究，2008（18）.