淺議財務軟件賬務初始功能設計的改進

　　【摘要】 財務軟件經過三十多年的發展，由核算型轉變為管理型系統，但是其較為完善的功能仍然是財務會計模塊，其中賬務處理模塊為財務會計軟件體系的核心。當前中小企業應用主要以核算系統為主，而賬務初始功能又是進行賬務處理的前提和基礎，賬務初始設計的好壞直接關系到賬務處理的合理應用。文章認為軟件的賬務初始主要包括賬套管理及系統初始化兩個工作，并通過當前不同財務軟件的比較分析，總結其中存在的問題，提出完善設計的意見，以期對軟件設計開發提供參考，使得賬務初始功能更適合實務應用。
　　【關鍵詞】 財務軟件；賬務初始；功能設計
　　
　　通用財務軟件有單業務系統、財務業務一體化系統及ERP系統，賬務處理系統是核心模塊，是信息處理和披露的中心。嚴格意義上講，賬務處理系統主要完成賬憑證處理、記賬結賬、賬簿管理、銀行對賬及自動轉賬等核算和管理工作。為了保證賬務處理系統功能的正常使用，需要有一個完整合理的賬務初始化過程，本文認為賬務初始是進行賬務處理工作前的準備工作，是賬務處理功能模塊發揮功能的前提和基礎，主要包括賬套管理和系統初始化兩項功能。
　　
　　一、財務軟件賬套管理模塊設計分析
　　
　　（一）現有財務軟件賬套管理功能模塊設計
　　一般通用財務軟件賬套管理主要功能有賬套建立、修改、刪除，財務分工，數據備份與恢復，年度賬管理等；主要使用該模塊的人員為系統管理員（Admin）及財務主管。
　　（二）賬套管理模塊存在的問題及建議
　　當前通用財務軟件賬套管理功能設計存在很多問題，主要有：一是思路有很大差異。在賬套建立、修改及刪除功能應用上，有的軟件設計由系統管理員進行，如金蝶KIS；有的軟件劃分過細，即建立與刪除由系統管理員進行，修改由財務主管進行。在財務分工中，所有通用財務軟件都具備兩個功能：增加修改刪除用戶工作、授權工作。區別在于由哪個人員來進行這些工作，金蝶KIS標準版要求由系統管理員進行人員（包括財務主管）的設置和授權工作；用友U8由系統管理員進行人員設置與授權工作，財務主管可以進行授權，不能進行人員增減；新中大財務管理軟件由系統管理員增加財務主管和財務人員，并賦予財務主管權限，然后再由財務主管賦予普通操作員權限；高信財務軟件為系統管理員增加財務主管，由財務主管增加操作人員及賦予權限。二是設計內容上存在很多冗余功能，如行業性質及角色功能。
　　筆者認為，如果企業設置系統管理員崗位，則對于賬套的建立修改與刪除工作既可以由系統管理員進行，也可以由財務主管進行，此功能沒有必要劃分太細，造成操作混亂，增加賬套管理日志記錄功能，用以保留操作痕跡；對于財務分工而言，應當由財務主管進行人員增加及權限授予更符合企業工作需要；對于備份恢復功能應該對于給予權限的人都可操作此功能更為合理。關于建立賬套過程中行業性質的選擇問題，行業性質功能僅僅是確定引入的科目表內容，當前按照統一會計準則進行賬務處理，一級科目是一致的，對于不滿足需要的一級科目或者需要的明細科目，可以通過科目增減來進行處理，因此財務軟件沒有必要設置該功能。從實務工作中來看，基于角色的權限控制是管理多部門、崗位、大量用戶所必需的便利功能，這種方式可以顯著減少用戶權限管理的工作量，也能靈活適應用戶崗位職責的調整，設置該功能具有一定的意義，已經為國內外管理軟件普遍采用。
　　
　　二、財務軟件賬務處理系統系統初始化模塊設計分析
　　
　　（一）現有財務軟件系統初始化功能模塊設計
　　當前通用財務軟件賬務處理功能系統初始化模塊功能設計主要包括以下幾項：憑證類型功能、會計科目及輔助核算功能、外幣設置功能及初始余額錄入功能。另外，各個軟件還設計了一些賬套參數補充功能，這部分功能不同軟件明細程度不同，筆者不再詳細討論。
　　（二）現有財務軟件系統初始化設計中存在的問題及完善思路
　　綜合各個軟件初始化設計的內容，主要分析如下：一是憑證類型功能。主要解決不同規模及業務的企業進行會計核算時選擇會計憑證種類的功能，所有軟件都給定了該功能，并同時給定了各種不同類型軟件的運用條件，比如轉賬憑證的限制條件是“借貸必無現金或者銀行存款科目”。有些軟件在條件設定時功能設計的不完整，如用友軟件定義收款憑證時有一定缺陷，一般而言，收款憑證要求“借方必有現金或銀行存款”同時“貸方必無現金或銀行存款”。用友軟件僅能實現設定“借方必有現金或銀行存款”，不能同時設定“貸方必無現金或銀行存款”。二是會計科目及輔助核算功能。該功能實現對會計科目的增減變動、輔助核算類型增減變動以及科目與輔助核算連接的功能。當前通用財務軟件對該功能的設計較為統一，基本符合實務要求，但有一項功能存在問題：增加會計科目時，對已經存在余額和發生額的會計科目增加下級明細科目時，各個軟件規定不一致，如金蝶KIS標準版允許增加，并且把余額與發生額轉移到第一個增加的明細科目中，而用友軟件則不允許增加。三是外幣設置功能。本功能只適用于有外幣業務的單位，在設計思路和設計功能中各個軟件基本一致，并符合實務應用要求。四是初始余額錄入功能。錄入初始余額功能是手工處理和計算機處理的銜接點，一個單位使用財務軟件進行會計處理時，需要把使用財務軟件進行賬務處理期間之前的各會計科目的發生額和余額輸入到系統中，保證會計軟件數據的完整性和正確性。各軟件在設計該模塊時都考慮了年初余額、本年借方發生額、本年貸方發生額及當前余額，也考慮了有明細科目的科目、有輔助核算的科目的錄入方式，設計較為完整合理，要求：沒有任何設置的科目可直接錄入數據；有明細科目的需要錄入明細科目數據；外幣與數量的科目需要在指定地方錄入外幣、數量數據和本位幣金額數據；有輔助核算的科目雙擊進入輸入輔助項目金額。
　　筆者以為，對于系統初始化工作是正常賬務處理的前期準備工作，需要仔細認真，模塊設計的好壞直接決定軟件的應用。對于外幣設置和初始余額設置，當前通用財務軟件完整合理，對于憑證類型設計，在手工操作下，由于單位經濟業務紛繁復雜，在崗位分工的基礎上，為了減少會計人員填制憑證的工作量和減少誤差，對會計憑證進行了分類。在計算機軟件核算下，記賬過程實現了自動化，不會產生工作量過大或者錯誤登賬的問題；如果要得到現金及銀行存款的憑證或者是憑證清單（或匯總表），可以隨時通過查詢功能獲得。因此憑證類型功能模塊沒有存在的必要。對已經存在余額和發生額的會計科目增加下級明細科目的問題，筆者認為上述兩種軟件的安排都不合理。按照現實實務工作中經常出現開始科目不分類，后期分類的情況，比如業務規模擴大，原材料由不分類的一種變為三種，為了解決這個問題，在會計年度中期的某一期間開始，軟件應當允許在一級科目的基礎上增加明細科目，但是增加的方式應當為：對于已有發生額或余額的科目增加下級科目時，系統應提示增加第一個科目的代碼、名稱及需要分配的數額，比如原材料有余額1 000元，第一次增加原材料——A材料，代碼名稱完畢后應當提示輸入該材料數額。剩余數額系統自動生成科目“原材料——其他”，并把金額分配進去，操作人員可以把該“原材料——其他”修改成“原材料——B材料”并重新更改金額，如還有剩余，則繼續類推，直至追加完所有明細科目金額合計正好等于原材料一級科目總額。同時增加科目完畢后系統應自動在該期間建立相應明細賬，并把所增加的明細科目余額作為本期初始余額，登記入賬。
　　以上是筆者對財務軟件賬務初始工作的簡單理解和存在問題分析，最終目的是為了更好地完善軟件相應功能，使得財務軟件更靈活、更簡化地運用到實務中，更貼近現實實務。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 王先鹿.財務軟件實用教程［M］.北京：中國致公出版社，2011.
　　［2］ 《用友ERP-U8》使用手冊.用友軟件股份有限公司，2003.
　　［3］ 《金蝶KIS版》使用手冊.金蝶軟件股份有限公司，2004.
　　［4］ 張瑞君.會計信息系統［M］.北京：高等教育出版社，2008.
　　［5］ 王先鹿.淺談通用財務軟件憑證類型功能分析與啟示［J］.中國管理信息化，2010（4）.