新形勢下我國高校財務檔案信息化建設的思考

　　【摘要】 隨著我國政治經濟體制改革的不斷深入，信息化建設已經成為全社會發展的必然趨勢。作為高校信息化建設重要組成部分的高校財務檔案，盡管其信息化建設取得了一定成就，但受管理人員業務水平不高、意識不強、管理機構不完善等客觀因素的影響，當前我國高校財務檔案信息化建設進程中尚存諸多不足之處。文章針對高校財務檔案信息化建設過程中出現的問題作一深入思考及建議。
　　【關鍵詞】 新時期；高校；財務檔案；信息化；建設；思考
　　
　　一、高等學校財務檔案信息化建設勢在必行
　　
　　《全國檔案事業發展“十一五”規劃》明確將檔案信息化建設作為一項戰略性任務。作為誕生“科技生產力”的搖籃、傳播先進文化主要陣地的高等學校，盡管在檔案信息化工作中取得了一定的成績，但與《規劃》要求尚有很大距離，“隨著信息技術與網絡技術的發展及在高校管理中的應用，高校電子文件呈現出無序性、易逝性、更新快等特點。”這就要求高校檔案管理人員要深入研究高校檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，找出切實可行的解決辦法。高校財務檔案是高校檔案管理中的重要組成部分，高校財務檔案的信息化進程對整個高校檔案信息化建設有著舉足輕重的作用。全面實現檔案管理信息化，是高校財務檔案管理適應現代化與社會發展的必然要求，也是提升財務檔案服務水平的必然要求。高校財務檔案的含義是在高校教學工作、科研工作、教學管理和學校的發展建設中，學校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務收入與支出的資料。通過使用信息化的設備、手段和財務檔案管理人員的努力，現在高校財務檔案管理已基本實現了利用計算機進行處理和存儲，實現了財務檔案的電子化，不但實現了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。但因種種主客觀因素，高校財務檔案信息化建設并非一帆風順。面對當前我國高等學校財務檔案信息化建設中存在的問題，我們應從加強組織領導，做好基礎數據的挖掘、整理和采集，提高檔案使用效率，建立健全高校財務管理制度，加強財務檔案管理輔助決策系統建設，提升財務檔案管理人員的信息化素質等方面來完善財務檔案信息化建設。
　　
　　二、阻礙高等學校財務檔案信息化進程的主要因素
　　
　　（一）高等學校財務檔案信息化建設沒有得到足夠重視
　　由于思想觀念等因素的影響，部分高等學校負責人沒有真正從思想上認識到財務檔案信息化工作的重要性，領導信息化意識不強，勢必影響到高校財務檔案信息化建設的進度、深度和力度。一些領導對科學管理觀念的理念與意識的薄弱，導致在資金、人才、設施等方面的支持力度不夠，使高等學校財務檔案信息化這項工作得不到應有的保障，從某種意義上來講，一定程度上消弱了這項工作的有力進展。
　　（二）高等學校財務檔案信息化標準不規范
　　高校財務檔案信息化概念的提出雖然已經十幾年了，一些相關主管部門盡管也曾零敲碎打地制訂了并不系統的規章制度，但檔案信息化建設畢竟是一個新興事物，人們對舊的理念和觀念已經有了很深的根基，因而在實際工作中，財務檔案信息化的理論并沒有與實踐有機結合。幾乎所有的高等學校財務信息化工作都是從一張白紙開始的，缺乏可以照搬的經驗和標準范例，使得高等學校的財務人員產生畏難情緒，一定程度上阻礙了這項工作的有力推進。
　　（三）高等學校財務檔案管理人員缺乏相應知識
　　毋庸置疑，經過漫長的變革與發展，高等學校財務管理人員的素質已經有了很大改觀，在學歷、職稱等方面已經基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們在業務上僅僅重視財會理論與實踐的學習與研究，而對檔案業務特別是檔案信息化這項工作的重視程度沒有提升到一定的高度。導致一些財會從業人員觀念陳舊，對高校財務檔案信息化工作認識簡單化、隨意化、粗放化。另外，因為職責不清，相關部門對高校財務人員缺乏培訓和指導，對高校財務人員檔案信息化管理人才的培養顯得滯后。因為學科交叉的客觀因素，既熟悉財務和檔案，又能將紙質檔案進行數字化、信息化處理的復合型人才更加匱乏。
　　（四）高等學校財務檔案信息化建設目標模糊
　　高等學校財務檔案信息化建設看似簡單，似乎僅僅是財務管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進來。有些學校財務檔案信息化的管理缺乏學校黨委和行政的統一領導，學校各黨群機構和管理部門以及院系在財務檔案信息化進程中沒有盡到應盡義務，配合工作不到位，行動上拖拖拉拉，甚至于上至黨委書記、校長，下至師生員工對財務檔案信息化建設的目標非常模糊。
　　
　　三、高等學校財務檔案信息化構建策略
　　
　　（一）建立健全高校財務檔案信息化管理制度
　　要站在科學發展觀的高度，建立健全高校財務檔案信息化管理制度。俗話說，“沒有規矩，不成方圓”，“安全保障，制度先行”。要以財務管理部門和檔案管理部門為主，相關部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的高校財務檔案信息化管理制度。比如對數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網與外網要實現物理隔離制度等等。類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求等等。
　　（二）切實完善現代化的基礎設施建設
　　檔案信息化過程中，基礎設施建設是重中之重，它決定了檔案信息化建設的成敗與水平。我們所謂的基礎設施包括計算機、存儲器、操作系統、路由器、交換機、服務器、數據庫管理系統、安全系統等。檔案信息化基礎設施建設包含硬件平臺建設與網絡平臺建設，信息化建設的基礎在于網絡建設，而成功的關鍵在于軟件建設。這里的軟件指系統軟件和應用軟件。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，來方便使用者管理和使用計算機系統中各項資源的程序，它包括計算機監控管理程序、語言翻譯程序、調試程序、數據庫管理程序、存儲與安全管理程序、操作系統等。而應用軟件是指能夠方便使用者解決具體應用問題的程序，它包括電子文件管理系統軟件、檔案信息管理軟件等。在檔案信息化基礎設施建設中，應在硬件建設與軟件建設之間形成平衡，特別是設計和開發應用軟件時，要力求完美，做到精益求精。只有完善基礎設施建設，才能使檔案信息化工作健康、穩步、高效地向前推進。
　　（三）進一步做好檔案網站的建設
　　建設檔案網站是實現檔案信息化的重要一步，也是高校檔案面向社會、共享信息的重要渠道。在建設檔案網站時，要注意突出檔案網站的專業職能。第一，完善服務功能。檔案網站應設計專項服務，便于社會公眾查詢檔案信息，使相關用戶能夠利用便捷的網絡查詢檔案信息，并在網絡上實現檔案信息的下載與傳輸。第二，突出宣傳功能。檔案網站要著力宣傳檔案工作、檔案機構的職業形象，擴大檔案工作的社會影響力，提高群眾對檔案工作的認識，推動檔案事業不斷向前發展。第三，加強交流功能。檔案網站要設計用戶專區，拉近檔案機構與群眾的距離，及時收集了解群眾對檔案信息的需求，有針對性地提高檔案服務水平和檔案管理能力。
　　（四）加強財務檔案管理輔助決策系統建設
　　采集財務檔案信息并建立網絡傳輸渠道，最終是要讓各級領導、管理部門、財務人員來進行具體運用。由于信息多，對保障提出的要求也高，僅靠傳統的經驗來管理效率較低，必須形成一個以先進的且較高智能化的輔助決策系統。這種決策系統以計算機科學、行為科學、管理科學、控制論為理論基礎，以經濟數學、人工智能技術、計算機技術為手段，對檔案管理中遇到的問題提出多種解決方案，并提供各種方案的對比分析與優化建議，把定性分析與定量分析有機結合在一起，讓財務保障的決策水平和質量得到有效提高，為高校繁重的檔案管理工作提供有力保障。
　　
　　（五）強化財務檔案人員的繼續教育工作
　　根據業務需求，本著分階段、分層次的原則，特別是對財務檔案管理人員的信息化技術培訓和使用新設備、新技術、新方法的培訓更要重點加強，以提高財務檔案人員運用信息技術和信息手段的意識和能力。首先，要注重培養更加專業的信息研究與分析、網絡建設與維護、信息處理、數字化加工與管理、數據庫維護、信息服務等方面的高層次人才。其次，隨著信息技術的日新月異，檔案工作中新的問題、新的技術不斷出現，這些都要求檔案工作人員要不斷補充與更新自身的專業知識，完善自己的知識體系。另外，要針對財務檔案管理人員的工作特點制定相關的績效考核評價標準，及時表彰在財務檔案信息化建設工作中表現突出的單位和個人。同時，還要為專職提供計算機、網絡、信息化技術支持的工作人員進行檔案工作、財務工作的知識和技術的基本培訓，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的基本規律和常識，以便更好地為財務檔案信息化建設中提供更加有效的技術支持。
　　（六）在信息化建設進程中做好技術防范
　　信息化建設中涉及的新技術如同雙刃劍，既支撐了信息化的應用和發展，也帶來了不少難解決的問題。檔案的最大特點之一就是其保密性，高校財會檔案也無法超越這個范疇，所以，在高校財務檔案信息化進程中，做好技術防范是重中之重的頭等大事。在網絡運行中，要加強措施，運用有效手段和技術，防范各類計算機病毒、網上黑客等不良因素的干擾和破壞。檔案信息化進程中，各類新技術、新手段更新變化比較快，運用這些新技術和新手法，使工作進度加快，既方便又快捷。但同時，也面臨著使用者對信息的歸宿關心不夠等問題，導致信息化過程中造成電子文檔或者電子文件丟失現象，為高校財務工作者帶來不必要的麻煩，甚至嚴重的，還會給高等學校自身帶來一定的經濟損失。
　　建立檔案的目的在于利用，實現高校財務檔案管理信息化可以讓財務檔案得到充分有效的利用。將高等學校原來存放的紙質檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入至數字檔案的數據庫，既增強了高等學校財務檔案信息的完整性和安全性，又有效降低了財務和檔案等相關管理人員的勞動強度。另外，可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索等有效的服務，還可以利用電子郵件等對財務檔案信息的咨詢服務。檔案信息化水平的高低，是衡量高等學校檔案管理是否邁上現代化管理快車道的一個重要標準。高等學校財務檔案信息化工作，是高等學校檔案管理信息化工作的重要組成部分。在高等學校負責人及全體師生的共同努力下，高校財務管理部門和檔案管理部門要充分發揮自身優勢，把高校財務檔案信息化建設工作打造成為高校檔案信息化建設中的一個亮點，在實際工作中，積極探索出一條“收集渠道暢通、運轉協調、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案管理服務模式，努力為高等教育事業的發展提供優質高效的服務。
　　
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