中小學檔案管理的現狀與思考

　　摘 要： 中小學檔案是學校發展歷史的重要見證，中小學檔案建設是學校建設內容之一，它對總結辦學規律、推進學校發展具有重要意義。進一步加強中小學檔案管理的規范化建設，培訓檔案管理人員，開發檔案管理資源，提高檔案管理效益是當前中小學加強基礎性建設中迫切需要解決的問題。作者首先肯定了中小學檔案管理的主要成績，分析了存在的問題及其成因，并對加強管理工作進行了思考。
　　關鍵詞： 中小學檔案 管理現狀 思考
　　
　　中小學檔案是中小學歷史與現狀的真實記錄，它對探索學校管理規律、尋求發展契機具有重要意義。中小學檔案管理水平也直接反映著學校的管理檔次和辦學水平。隨著中小學管理工作的日益規范化，以及信息化程度日益提高，當前學校檔案建設面臨著許多新的情況和問題，需要予以重視和關注。
　　一、中小學檔案管理的主要成績
　　近幾年來由于各級領導的重視，各級各類中小學的檔案管理意識不斷增強，普遍建立了檔案管理室，學校的檔案建設已經成為學校管理的重要組成部分。據近幾年檔案管理部門的抽查結果看，各級各類中小學檔案材料的歸檔率不斷提高，教育、教學、財會、基建等檔案材料管理集中，分類明確，為檔案的保管利用創造了有利條件。
　　1.積極開發檔案資源。為了將檔案信息資源直接服務于學校的教育教學，各中小學檔案管理人員齊心協力，充分利用學校豐富的資源優勢，擴大檔案信息范圍，為學校的管理、教育、教學和教研工作作出了積極貢獻。特別是有些中小學校，利用學校校慶的契機，組織編寫《校友通訊錄》，匯輯了歷屆校友名單及通訊地址，加強聯系，擴展了學校教育的外延，提升了學校的社會聲譽。同時，檔案管理人員根據日常工作需要，將學校的人員安排、黨員名單、教育教學論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢爭創等各類工作都有細致的歸檔，使學校的基本情況和各種成果一目了然，為工作創造了便利條件，以更好地服務于廣大師生。這些事實有力地說明，檔案管理工作在學校各項工作中處于相當重要的地位，加強檔案建設，有利于提升學校管理工作的整體水平。
　　2.嚴格分類管理歸檔。學校在管理、教育和教學中形成了大量的圖表、聲像等材料，類型也較為復雜，中小學校檔案管理人員在經過細致的甄別以后，按分類方案立卷歸檔，使材料得到了有效的管理。近年來，學校檔案員在文件的分類、卷內文件的整理、案卷的裝訂、封面的編目、案卷的排列和目錄的編制方面，基本上能按照立檔的規定嚴格要求，為今后學校檔案科學地保管、統計和利用奠定了基礎。為統一保存和科學管理，有效地利用好檔案，學校加強了檔案的制度建設，對文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限，以及開發利用都做了明確要求，責任到人，使檔案工作逐步走上了科學化、標準化和規范化的軌道。
　　3.配套設施進一步完善，管理人員業務素質明顯提高。各中小學校都建立了檔案室，做到專人負責、專門管理，有些學校還在各處室配有兼職檔案員，初步形成了以檔案室為中心的綜合管理網絡。各校在經費投入上進一步加大，積極為檔案管理工作創造有利條件。如有的學校為配合檔案室升級，特意增加了檔案櫥具，解決了案卷積累過多、無法存放的現實困難；有些學校專門在新建教學樓中開辟庫房用于檔案存放。這些措施和打算，耗資不多，但在改善檔案管理的條件方面取得了較好的效果，充分體現出學校管理工作的計劃性、預見性和科學性。由于檔案工作要求嚴格，任務繁重，質量要求高，牽涉面廣，其特殊性質決定了對檔案員的素質有較高的要求。學校配備的檔案員總體上業務能力較高、工作態度端正、責任心強，長期以來為學校的檔案建設勤懇努力，積累了豐富的經驗，探索出不少成功的管理方法，其敬業精神和務實態度在廣大教職員工中產生了良好影響。
　　二、中小學檔案管理存在的問題及其成因
　　盡管各級各類學校在檔案管理工作取得了不少的成績，但我在調查了鎮江市數十所中小學檔案管理現狀后發現，管理質量參差不齊，重視程度輕重不一，發揮效益不高等問題比較普遍地存在著，具體表現在如下方面。
　　1.檔案管理意識尚不夠強。部分學校領導的檔案意識淡薄，不注重原始材料的收集和保存，對檔案員的工作不支持、不配合，這為檔案材料的收集和有效管理帶來了難度。
　　2.檔案管理效益尚不夠高。有的學校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學校服務的功能，其主要的原因是學校領導、教師對檔案工作本質的認識不夠明確，不善于利用檔案學校檔案記錄來進一步總結經驗教訓、摸索辦學規律。
　　3.檔案管理的分類尚不夠科學。有的學校檔案文件的分類不夠準確，影響案卷質量。還有些學校由于檔案建設起步晚，檔案員業務熟練程度不夠，在文書處理、檔案收集整理、卷內文件的分類排列、案卷標題的擬寫等細節問題上出現的疏漏較多，也影響了案卷質量。
　　4.檔案資源利用尚不夠充分。保存檔案的目的是為了“用”，如果只“存”不“用”，檔案就失去了存在的價值。通過提供利用可以發揮檔案材料的作用，也更能引起領導對檔案工作的重視，擴大檔案工作的影響。現在檔案室多是“守株待兔”，消極地等待人們去查閱，而沒有挖掘自身的資源優勢，變被動為主動，主動地提供利用檔案或信息。
　　5.檔案管理人員隊伍尚不夠專業。檔案管理工作強度大、周期長，要保證工作的質量就必須加強檔案員隊伍建設。當前，隨著學校崗位聘任制的實施，檔案員工作必須引起學校足夠的重視。要做到定崗、定員，并通過各類培訓使他們專業化，盡量不聘用臨近退休的教職員工擔任檔案管理員。
　　三、對加強中小學檔案管理的思考
　　當前中小學檔案管理已呈現出正規化、信息化、專業化的發展趨勢，也為中小學檔案管理提供了史無前例的發展平臺，為此，加強中小學檔案管理可以從如下方面入手。
　　1.加強宣傳。學校各級領導必須采取切實有效的措施，強化中層干部、教師的檔案意識，促使他們自覺參與學校檔案建設，認真地做好管理、教育、教學和財務等工作中形成的計劃、總結等原始記錄的保存整理，并納入到各處室的工作職責和定期考核之中，加強監督，在全校范圍內形成人人重視檔案收集、積極參與檔案建設的濃厚氛圍。
　　2.加強指導。各中小學校應切實加強對檔案管理專項工作的監督指導，群策群力，從全校范圍內加強動員、人人參與，從思想上提高對檔案管理工作的認識。今后，中小學校應逐步建立檔案保管鑒定制度，成立領導小組，對一些原始材料認真甄別保管期限，確認永久、長期、短期類別，對一些無長期保存價值或超出年限的短期案卷及時清除，有效地解決庫房與櫥具有限而材料日益增加的矛盾，使檔案員從大量的原始材料的分類、裝訂等機械工作中解放出來，有更多的精力從事案卷整理，提高案卷質量［１］。
　　3.加強服務。學校應進一步擴大檔案管理在日常教育教學工作中的影響，主動為廣大教師服務，讓更多對學校發展有意義、有價值的檔案材料進入學校檔案管理工作的視野，更好地推動工作的開展。同時，嘗試深層次開發學校檔案信息資源，積極主動提供利用。檔案室應針對單位或利用者的實際需要，發掘信息，通過各種形式“主動出擊”，提供檔案利用內容或信息［２］。可以通過進行二次、三次加工而成專題材料，把分散的信息系統化，提供給相關的利用者；也可以把歷年來學校的優秀教職員工事跡、優秀的論文等資料分類匯編成冊，把學校歷年來優秀畢業生的資料及取得的成就經過系統編輯加工，在學校的宣傳櫥窗或網站上展示出來，這既是對學生進行創業指導與品德教育的生動教材，又是宣傳學校、樹立學校形象的生動素材。
　　4.加強培訓。要進一步加強對檔案員的業務培訓，定期聯合檔案局舉辦講座，或者外派管理人員參觀學習。部分學校的檔案員年事已高，要注重發揮他們的“傳、幫、帶”的作用，選拔和培養年輕的檔案管理員，并努力保持檔案員隊伍的相對穩定，使學校的檔案工作健康、有序地發展下去。
　　5.加強督查。每年年末，學校校長室要對檔案室工作進行年檢，從整體上進行督促檢查。要把檔案建設納入到目標管理工作中，專門設立檔案工作領導小組，由學校主要領導擔任組長。在具體工作中，層層分解，落實到人，時時有記錄，事事有依據。形成全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍；形成一個組織有序、規范完整的檔案管理體系。
　　
　　參考文獻：
　　［1］郭志敏.檔案信息管理系統應注意的幾個問題.山東檔案，2003，（19）.
　　［2］吳建美.高校人事管理檔案淺議.江蘇廣播電視大學學報，2006，（06）.