巧用Office辦公軟件快速去除考題中多余的空行

　　摘 要： 在Office套件中的各個應用軟件之間都存在互動的關系，在各個應用程序之間可以互相傳遞信息，合理巧妙運用各種辦公軟件，可以大大提高工作效率和工作質量。本文針對考題中的多余空行的刪除給出解決方案。
　　關鍵詞： Word Excel Access 多余空行
　　
　　1.提出問題
　　小王是一個積極上進的青年，參加了黨課學習。學習時發了一張光盤，是與黨課教材配套的一個考試系統，以幫助復習相關知識，光碟里自帶1000道選擇題，500道填空題，113道簡答題，21道論述題。小王苦于沒有電腦，無法經常使用考試系統。小王想能將考試系統中的題目轉換成Word的格式，然后打印出來。這樣即使沒有電腦，也能學習和復習。
　　打開光盤，其中有一個執行文件，雙擊這個執行文件，就可運行考試系統，可以進行各類題型的考試。光盤中還有一個data文件夾，其中的文件沒有后綴，無從得知文件類型，但可用Word和Excel打開，所有的考題及答案都在這個data文bf62baa59eec20bba92a0693a607c9b3件夾中，這可把小王樂壞了。誰知打開data/file1文件一看，每兩題之間留有一些空行，有的留有2、3行空行，有的留有4、5行空行，空行行數不等，沒有規律，也沒有題號，如圖1所示。如何快速去除多余的空行，并給題加上序號呢？
　　2.解決問題
　　2.1存為Excel文件格式
　　將data文件夾中的“file1”文件用Excel打開，只有一張工作表file1，在工作表file1中，在第一題上插入一行，在A1單元格輸入字段名“考題”，另存為xls格式的工作簿文件“file1.xls”。
　　2.2去掉空行
　　方法一：利用高級篩選去掉空行
　　在第一行的上面插入2行，用于鍵入篩選條件。在A1單元格輸入“考題”，在A2單元格輸入“=""”。如圖2所示。
　　單擊【數據】|【篩選】|【高級篩選】命令，打開【高級篩選】對話框，【方式】選擇默認選項，表示在原有區域顯示篩選結果；【列表區域】和【條件區域】都可以通過拾取按鈕 ，在數據清單中選定相應的數據區域。單擊【確定】按鈕。
　　插入一個工作表，名為“選擇題”，從file1工作表的A3單元格開始，將篩選結果復制到“選擇題”工作表中。此時，多余的空行已刪除了。
　　在“選擇題”工作表的A列的左邊插入一列，字段名為“序號”。
　　方法二：利用Access的刪除查詢去掉空行
　　將Excel文件導入到Access數據庫中。打開Access，建立一個空數據庫，在“數據庫”窗口中右擊鼠標，在出現的快顯菜單中選擇“導入……”，打開“導入”對話框。在導入對話框的“文件類型”框中選擇“Micrsoft Excel（*.xls）”文件類型，在“查找范圍”框中找到導入的文件。單擊“導入”按鈕，打開“導入數據表向導”的第一個對話框，在該對話框中選中“第一行包含列標題”復選框，單擊“完成”。得到數據庫表“file1”，其中有“ID”和“考題”兩個字段。如圖3所示。
　　將數據庫表中的考題字段中值為空值的記錄刪除。打開查詢“設計”視圖，將“file1”表添加到查詢設計視圖上半部分的窗口中。單擊工具欄上的“查詢類型”按鈕 右側向下箭頭按鈕，然后從下拉列表中選擇“刪除查詢”選項。雙擊字段“考題”，在“考題”字段的“條件”行中鍵入“IsNull”，如圖4所示。單擊工具欄上的“運行”按鈕 ，在出現的提示框中選擇“是”。
　　將數據庫表“file1”導出成Excel表。在“數據庫”窗口中右擊數據庫表“file1”，在出現的快顯菜單中選擇“導出…”，打開“將file1文件導出為”對話框。在此對話框的“保存類型”框中選擇“MicrsoftExcel97-2003（*.xls）”文件類型，確定導出文件保存的位置，單擊“全部導出”。
　　2.3為考題加上序號
　　由于選擇題的題目和A~D四個答案各占一行，也就是共占5行。因此，可在A2單元格輸入公式“=IF(MOD(ROW()，5)=2，INT(ROW()/5)+1，"")”，然后向下填充，則在每題的題目前加上了序號。
　　2.4將文件另存為file1.txt的文件
　　在Word中打開file1.txt文件，略作編輯就可打印了。
　　3.結語
　　文中介紹的刪除多余空行的解決方案非常適合于純文本的形式，但對于文中有圖、文、表格混排的就不適用了。
　　Office的每一個組件各有所長，Word在處理文字方面有著超強的功能，Excel在處理數值方面有著獨特的功能，Access在處理數據方面又有其獨到之處。合理巧妙地將這些組件結合在一起工作，共享數據資源，互相取長補短，能使許多復雜的問題簡單化，并可以大大地提高工作效率。
　　
　　參考文獻：
　　［1］易著梁.計算機應用基礎案例教程［M］.長春：吉林大學出版社，2009.5.
　　［2］教育部考試中心.全國計算機等級考試二級教程——Access數據庫程序設計2010版［M］.北京：高等教育出版社，2009.10.