芻議圖書檔案數字化建設的必要性與具體策略

　　隨著信息化的深化，新技術的應用和發展必將沖擊甚至取代傳統的信息載體和管理方式。當前，電子文件已被越來越多的機關、團體、企事業單位甚至個人廣泛應用，由此轉化而來的電子檔案數量也越來越多。因此，加快圖書館網絡數字化的建設已成為公共圖書事業發展的必然趨勢。
　　一、圖書檔案數字化是時代發展的需要
　　1.圖書檔案數字化是圖書管理的要求。
　　與傳統的檔案載體相比，數字化的載體檔案（數字化錄音、錄像、照片等）在形成、保管、利用上具有明顯的優勢。首先，在形成過程中不產生額外的購置費用。用于形成數字化特殊載體檔案的數碼設備，在使用中不需購置如錄音帶、錄像帶、膠卷等耗材，所有的數據全都存儲于可重復使用的存儲設備上，日常使用費用只是用于購置電池或給可充電電池充電的費用。其次，在保管條件上沒有太多特殊要求。最后，查閱方便，不挑設備，所有操作在一臺計算機中即可完成，而且攜帶、交換方便。
　　2.圖書檔案數字化是圖書事業發展的需要。
　　圖書數字化對現代公共圖書事業發展的推進作用是無與倫比的。首先是存儲量的改變。一張光盤可以容納3.4 億個字，相當于1700 本、每本20 萬字的文件，能給社會節省大量筆墨紙張、人力物力，也減少了館藏圖書的存儲空間。二是信息獨立于載體之外。它不但可以依附于不同的載體，而且可以脫離載體，快速、安全、真實地傳遞到地球上任何一個有網絡或接收裝置的地方。三是電子圖書管理中“序”是任意排列、任意組合的。對傳統的圖書管理要求，重要的一條是圖書有序：有序地排列、有序地擺放、有序地編碼，等等。電子圖書中的一切信息都可以根據人的要求存放，只需輕輕一點鼠標和鍵盤即可完成。四是電子圖書的檢索極其簡便。由于圖書信息中的每一個文件、每一個字在存儲器中都有一個確定的地址，利用者想用到它們時可以隨手拈來。
　　二、圖書檔案數字化具有可行性
　　由區域性檔案館直接形成數字化特殊載體檔案，一般要承受兩方面的費用：一是設備的購置費用，二是日常使用費用。普通設備主要有。
　　1.數碼錄音筆等錄制設備。
　　數碼錄音筆用于制作錄音檔案，它是一種采用先進的音頻壓縮技術，直接將聲音信號錄制為數字信號的工具。它采用內存或移動存儲卡為存儲載體，因其外觀大多類似筆形，故稱之為“筆”。其優點是音質好，反復復制不會損害數字信號，不損音質，便于攜帶，體積比一支筆稍大，重量一般不超過100 克，錄制時間長。錄制完畢后，通過連接線就可快速地傳輸到計算機中，而錄音筆中的存儲空間則可再次重復使用。錄音設備發展速度極快，錄音質量和錄音時長、存儲量都在不斷提高。
　　2.數碼攝像機等攝像設備。
　　形成錄像檔案需要使用數碼攝像機。數碼攝像機能將外界的信號通過光電傳感元件CCD 轉化成數字信號，存儲在錄像帶中。目前，數碼攝像機分為D8和DV 兩類，DV 數碼攝像機體積更小，是當前主流產品。數碼攝像機的信號通過IEEE1394 接口傳輸到計算機中，即可進行后期制作。與傳統的模擬制攝像機相比，數碼攝像機畫面質量高，信號可多次復制且不影響畫質和音質，而且能與計算機方便地進行數據交換，便于后期處理。數碼攝像機兼有數碼相機功能，亦可用于形成照片檔案。
　　3.掃描成像設備。
　　掃描設備是用來將圖形文件轉變為數字信號的工具。掃描設備將圖形文件轉變為數字信號傳輸到計算機中，在相關軟件的支持下即可進行后期編輯，而且形成數字信號后可多次復制，不影響畫質。
　　4.多媒體計算機。
　　通過數碼錄音筆、數碼攝像機、數碼相機形成的特殊載體檔案，最終都要傳輸到計算機中進行編輯和存儲。所以，一臺多媒體計算機是必不可少的。
　　5.刻錄設備。
　　由于計算機的存儲空間有限，而且將所有重要數據全部存儲于一臺計算機中也不安全，這就需要在計算機上加接一臺刻錄機，將檔案數據分期分批地刻寫到刻錄光盤上，這樣就可無限制地擴充計算機的存儲能力。
　　三、圖書檔案數字化建設的舉措
　　1.提高檔案標準化、規范化水平。
　　目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。我認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
　　2.著眼于提高系統的整體水平。
　　檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。在一些單位進行較高水平的試點，以取得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
　　3.加快實現檔案數字化網絡建設。
　　從電子計算機網絡化時代的出現，到20世紀80年代后期，由于采用通信標準，成千上萬個局域網連成一個地區網絡，乃至形成全球性的網絡。在80年代后期，“電子文件”概念逐漸出現，并由此得到國際檔案界的廣泛認同和采納。隨著人類進入信息社會及現代電子計算機技術和通訊技術應用與發展，由計算機網絡構筑而成的數字化虛擬環境對人類社會的作用與意義越來越大，數字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用。
　　4.有重點地抓好數據庫建設。
　　目前，檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。
　　5.注重檔案信息的安全建設。
　　檔案信息數字化建設必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，采取的措施為制度管理和技術保證，在數字化建設過程中對此應形成一套嚴格的管理制度體系，并有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。
　　檔案數字化建設，應該是國家綜合檔案館與時俱進、轉變職能、堅持科學發展，在信息時代對傳統載體檔案管理功能的繼承、延伸和發展。檔案信息數字化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。