高校檔案保密工作的重要性及措施

　　摘 要： 高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，管理中的保密工作至為重要。加強高校檔案保密工作不僅具有較強的戰略意義，而且有利于給人才提供公平競爭的環境，是高校維護檔案安全的基本保障。高校檔案管理工作需要嚴格的保密措施，必須加強制度建設，提高檔案管理人員的政治和業務素質，完善監督體系，明確監督職責，確立回避制度，建立健全保密工作責任制。
　　關鍵詞： 高校檔案 保密工作 重要性 保密措施
　　
　　高校檔案是衡量個人業績的重要標志，因此，做好高校檔案的保密工作，是推進高校檔案事業持續、健康發展的基本保障，也是促進高校教育體制改革和教育事業穩定發展的重要保證。做好高校檔案的保密工作，不僅具有較強的戰略意義，有利于處理好保密與利用的關系，促進人才培養，而且有利于給人才營造公平競爭的環境，是高校維護檔案安全的基本保障。
　　一、高校檔案保密工作的重要性
　　高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案館是收集和管理高校教學、科研財富，傳播檔案信息，為教學、科研提供原始憑證，維護歷史真實面貌的重要基地。近年來，作為高校檔案部門，尤其是綜合性大學的檔案館每年都收入大量的、具有很高的學術研究和科技開發價值的科研項目、學術論文和上級文件等，其中有不少涉及國家的政治、經濟、重點科研項目及軍事等方面的保密內容。因此，做好高校檔案的保密工作至關重要。
　　1.高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，具有較強的戰略意義。
　　我國《高等學校檔案管理辦法》第三條規定：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”可見，高校檔案管理工作至關重要，高校檔案保密工作是高等學校重要的基礎性工作，具有較強的戰略意義。加強高校檔案保密工作，一方面，有利于推動高校的教育體制改革和科學研究事業的發展，從國家角度來看，不少資料涉及國家的政治、經濟、軍事方面機密；從個人的角度來看，這些資料都涉及知識產權問題，因此，對其必須重點保護。另一方面，高等學校是知識生產、傳播和應用的專門機構，有許多重點學科、重大項目的研究與開發，涉及國防軍工、科技公關、公共安全等重點項目，這些科學技術含量較高的檔案記述和反映了科學技術研究活動的全部過程和具體成果，一旦丟失或失密，將會給整個科學研究造成不可低估的重大損失。保密工作關系到黨和國家的安全，關系到經濟建設和社會發展的大局。保密工作做得不好，會直接影響到改革開放和社會主義現代化建設的進程。
　　2.加強高校檔案保密義務，有利于給人才提供公平競爭的環境。
　　高校學生檔案是高校針對學生在校期間的表現，客觀、真實地記載學生學習活動的原始資料。從學生檔案上可以充分了解到學生在校期間思想、政治、學習等方面的點點滴滴，從而判斷學生素質優劣的最佳憑證。因此，高校檔案是他人了解學生綜合素質最直接、最客觀的記載。正是基于這樣的重要性，高校檔案管理工作必須要采取高度的保密措施，確保檔案安全。因為高校檔案管理和保密工作一旦出現失誤，將很可能導致他人篡改學生信息，從而不利于公平競爭。從這種意義上而言，采取嚴格的保密措施，有利于給人才提供公平的競爭環境。
　　3.加強高校檔案保密工作是維護檔案安全的基本保障。
　　檔案安全是高校檔案管理工作的重中之重，加強高校檔案保密工作則是維護檔案安全的基本保障。因為，檔案安全與否，在管理工作中加強對檔案的保密義務是關鍵，檔案保密工作到位，則是對檔案安全的基本保障，反之，就可能存在潛在的隱患，導致檔案管理工作出現疏漏，最終影響到檔案安全。
　　基于高校檔案管理工作中保密工作的重要性，我認為，高校檔案作為國家機密的一部分，具有較強的政治意義，因此，在日常工作中，檔案管理人員應高度重視檔案保密工作，恪盡職守、盡職盡責，采取一系列切實可行的措施予以嚴格保密。只有這樣，才能保證高校檔案的安全和真實性。
　　二、加強高校檔案保密工作的主要措施
　　檔案管理是高校檔案部門的一項重要基礎性工作，與保密工作有著密切的關系。因此，要在科學管理的基礎上，切實做好保密工作，以保證檔案實體和檔案信息的安全。只有管好檔案，才能用好檔案。在檔案開放過程中，保密工作顯得尤為突出。我認為，加強高校檔案保密工作，需采取如下措施。
　　1.加強檔案庫房的管理。
　　檔案庫房的管理，是檔案安全保密的重點。檔案庫房的建設，從檔案保密的角度來看，按照國家的有關規定，應單獨建設，不宜設在機關辦公樓內，或是將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定負責人，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員禁止入內。
　　2.提高檔案管理人員的政治和業務素質。
　　高校檔案管理關系到國家和民族的人才戰略，高校檔案管理工作者對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高政治、業務和文化素質，還要有較強的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。我國《高等學校檔案管理辦法》第十一條規定：“高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。”高校檔案管理工作人員必須具有較高的政治素質，即以國家和民族高度負責的態度，恪盡職守，嚴格保密。嚴格遵守檔案法規、保密法規是對管理人員的基本要求。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作。檔案管理人員要有高度的政治責任心，工作認真踏實；要樹立嚴格的法律法規觀念，以維護檔案的完整性與安全性，為高校教學和科研的發展提供準確完整的信息服務為己任。為此，要經常性對檔案管理人員進行培訓、學習，不斷提高其綜合素質和管理水平。引導檔案工作人員與全體教職員工了解相關法律法規，明確各自權利和義務及相關法律責任，增強他們在開發利用檔案中的保密意識，確保檔案安全和完整。檔案管理人員是檔案開發利用的執行者和落實者，對檔案的開發利用和保密工作負有直接責任，必須具備較高的政治覺悟和業務能力。一是要把做好檔案的開發利用和保密工作上升到政治的高度，通過組織政治學習對他們進行教育，提高他們的政治覺悟。二是要采取派出去、請進來等方法，請專家進行專業講座，送檔案管理人員出去參加進修深造、培訓及參觀學習，努力提高他們的業務素質，增強他們的保密意識。三是要從檔案管理人員自身發展角度出發，替他們著想，在職務升遷、學歷提升等方面為他們開綠燈，注重提高他們的思想素質與業務素質，調動他們的工作積極性。
　　3.完善檔案管理人員的監督體系，明確監督職責。
　　檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既利用檔案，又保證檔案的完整與安全。我國《高等學校檔案管理辦法》第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”我認為，檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，又是檔案保管工作的目的，更是檔案保密工作的重要保證。它能及時發現并制止檔案利用過程中出現的不利于檔案保密的各種不良行為，為檔案的利用、檔案的完整與安全打下堅實的基礎。首先要加強涉密檔案調閱管理，對沒有上級主管領導批示的涉密檔案，任何人都無權調閱。調閱完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查找原因，進行補救。要對查閱者明確閱覽須知和有關規定，做好監督工作，以減少和杜絕不良習慣的查閱者對檔案資料的損壞。對因瀆職造成檔案泄密或造成不良后果者，追究相應的責任。其次要加大檢查的力度，可采取專項檢查、綜合檢查、突擊性檢查等多種形式的檢查方法，對檔案開發利用過程中的每一個步驟、每一個環節進行檢查和督促，加大監管的力度，嚴格查處違法違紀行為，督促檔案管理人員和檔案利用者做好保密工作，確保保密工作在開發利用過程中落到實處。在檔案利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護，有條件的高校對檔案館（室）還可以安裝攝像監視器。檔案管理人員還要做到嘴勤、眼勤、手勤，要在利用者離去之前，仔細檢查被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，以防檔案的損壞和丟失。
　　
　　4.確立回避制度。
　　以往高校檔案管理工作中難免遇到工作人員同時管理自己及與自己有親密關系的人的檔案，在此情況下，很難保證工作人員嚴格遵守保密義務，致使管理人員難以恪盡職守，篡改、泄密事件時有發生。鑒于此，我認為，高校檔案管理工作中應確立回避制度，即當檔案工作人員遇到自己或與自己有親密關系人員的檔案時，要求其回避，而將這些檔案交由與本人無利害關系的其他人員或機構管理。鑒于高校檔案管理工作的實際，建議高校設立檔案管理委員會，當出現上述情況時，將檔案工作人員及與其有親密關系人員的檔案交由學校檔案管理委員會管理。
　　5.建立健全保密工作責任制。
　　在以往的檔案保密工作中，由于沒有建立和健全一套切實可行的責任追究制，在高校檔案管理工作中出現了許多重大的瀆職事件，給相關工作帶來了不可估量的損失。而對失職的管理人員，由于沒有建立保密工作責任制，往往對其瀆職行為視而不見，其直接助長了檔案管理人員的瀆職行為。我國《高等學校檔案管理辦法》第四十條規定：“有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；（六）其他違反檔案法律法規的行為。”從上述規定來看，我國《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案的直接負責人和其他責任人的違法行為課以較重的責任。檔案直接責任人如果違反上述規定，將受到處分甚至依法追究刑事責任。就高校檔案管理工作者來說，其對檔案的安全負有直接責任，必須具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規，進一步加強業務基本功訓練，包括熟悉掌握計算機應用技能，嚴禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。落實責任制，科學管理，確保檔案管理萬無一失。
　　綜上，高校檔案管理工作人員的保密工作至關重要，需采取嚴格有效的措施予以保障。正確處理好檔案保密工作對高校教育事業的發展具有重要的意義，應從做好檔案開發利用過程中的監管和提高管理人員素質等方面入手，加強制度建設，完善監督體系，明確監督職責，制定回避制度及建立健全保密工作責任制，正確處理好檔案利用與保密之間的關系，從而保證檔案工作的順利開展，為高校發展和社會主義經濟建設服務。
　　參考文獻：
　　［1］閆廷均.檔案工作中的保密措施.北京檔案，2006，9.
　　［2］于魯霞，閆莉書.對高校檔案保密工作的幾點思考.蘭臺世界，2006，8.
　　［3］朱政.新時期檔案資源的開放利用與保密.甘肅農業，2005，10.
　　［4］錢芳青.淺議檔案利用與檔案保密.廣東行政學院學報，2003，15.
　　［5］倪軍.加強檔案保密工作的幾點思考.浙江檔案，2006，3.
　　［6］許建新，羅勝男.高校檔案開發利用中的保密工作淺議.湖南廣播電視大學學報，2008，2.
　　［7］溫宏.淺談檔案管理工作的保密性.科技信息，2008，25.
　　［8］魏菊芳.淺談檔案管理中的保密工作.中國檔案，2006，12.