高校收費(fèi)與學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理信息化研究

　　摘 要： 隨著信息化時(shí)代的到來，高校收費(fèi)及學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理面臨著信息化的問題。作者針對(duì)目前我國(guó)高校收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出了一些建議與看法。
　　關(guān)鍵詞： 高校收費(fèi) 獎(jiǎng)助貸 信息化
　　
　　一、引言
　　高校收費(fèi)與學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣、政策性強(qiáng)。作為高校開展正常教學(xué)科研活動(dòng)的財(cái)力保證，收費(fèi)工作進(jìn)行的好壞，直接關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展和穩(wěn)定與否。高校學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理對(duì)提高經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性具有十分重要的作用。合理的收費(fèi)方式與公平有序的獎(jiǎng)助貸管理對(duì)保證教學(xué)工作穩(wěn)定有序至關(guān)重要。因此，對(duì)于當(dāng)前高校收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸工作中存在的一些問題要全力解決，而高校信息化建設(shè)可以解決高校收費(fèi)工作和學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理中的許多問題。
　　二、高校收費(fèi)與學(xué)生獎(jiǎng)助貸信息化管理中存在的問題
　　1.學(xué)生數(shù)量增加，收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，獎(jiǎng)助貸管理難度大。
　　由于高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)不斷攀升，許多本科院校全日制在校學(xué)生人數(shù)動(dòng)輒數(shù)萬，收費(fèi)金額數(shù)億元，再加上成人教育、夜大等學(xué)生，收費(fèi)業(yè)務(wù)量和信息量之大可想而知。同時(shí)，針對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金和助學(xué)貸款的評(píng)比、辦理、發(fā)放等一系列管理工作也隨之增加。
　　2.高校收費(fèi)管理系統(tǒng)落后，學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理缺乏專門的管理軟件。
　　目前我國(guó)高校使用的收費(fèi)軟件大都是上世紀(jì)末到本世紀(jì)初購(gòu)入的，功能設(shè)置大都單一，收費(fèi)項(xiàng)目少，數(shù)據(jù)處理能力差，學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理更是很少有管理的專門軟件。最近十幾年是我國(guó)高校擴(kuò)招最多最快的時(shí)間，原來的收費(fèi)系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在的高校收費(fèi)需要。
　　3.收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸管理流程設(shè)置不合理。
　　學(xué)生信息的變動(dòng)，如專業(yè)調(diào)動(dòng)、休學(xué)、留級(jí)等，往往導(dǎo)致其收費(fèi)項(xiàng)目和額度的調(diào)整。高校各部門在進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理時(shí)，容易忽略與其他部門間的溝通，從而出現(xiàn)收費(fèi)數(shù)據(jù)的錯(cuò)漏。許多高校收費(fèi)和獎(jiǎng)助貸管理缺乏細(xì)致規(guī)范的操作流程，部門間難以有效銜接，存在不少漏洞，容易導(dǎo)致相關(guān)信息的丟失。與此同時(shí)，許多部門簡(jiǎn)單地沿用慣例，并未對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，存在諸多繁瑣環(huán)節(jié)，使得學(xué)生常為一些毫不必要的手續(xù)而奔走。
　　獎(jiǎng)助貸的管理更是繁瑣，環(huán)節(jié)無序，往往上個(gè)學(xué)期該發(fā)放的獎(jiǎng)助貸款項(xiàng)，一直拖到下個(gè)學(xué)期才發(fā)放。發(fā)放手續(xù)需要層層審批，往往每個(gè)部門、管理環(huán)節(jié)各有說辭，造成審批時(shí)間過長(zhǎng)，發(fā)放不及時(shí)。同時(shí)，在獎(jiǎng)助貸管理中也存在一些評(píng)比過程不夠公平規(guī)范的現(xiàn)象。
　　4.收費(fèi)和獎(jiǎng)助貸管理信息共享率低。
　　雖然各高校在信息化方面已有很大進(jìn)步，但過去由于管理、資金、技術(shù)等各方面的原因，學(xué)校難以從全局角度建立一個(gè)統(tǒng)一完善的信息管理系統(tǒng)。通行的做法是，各個(gè)部門依據(jù)自身情況，先后獨(dú)自建設(shè)自身的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。這樣，各系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)格式、傳輸共享方式等方面存在各種差異，彼此間難以無縫兼容與共享。許多數(shù)據(jù)不得不通過手工的方式逐一核對(duì)、修正、轉(zhuǎn)換，這既增強(qiáng)了工作的難度，又容易導(dǎo)致差錯(cuò)及時(shí)間延誤，使得收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸完全脫節(jié)。比如，某欠費(fèi)學(xué)生在領(lǐng)取大筆獎(jiǎng)學(xué)金后，學(xué)工部門未能及時(shí)從財(cái)務(wù)部門了解其是否嚴(yán)重欠費(fèi)的情況，從而使班主任未能及時(shí)催促該學(xué)生用獎(jiǎng)學(xué)金繳納欠費(fèi)。
　　三、收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸信息化建設(shè)問題的解決辦法
　　1.減少數(shù)據(jù)冗余。
　　針對(duì)高校收費(fèi)工作量大、任務(wù)重、數(shù)據(jù)量大及收費(fèi)方式和獎(jiǎng)助貸審批程序過多的問題，學(xué)校財(cái)務(wù)處、學(xué)工處、教務(wù)處等管理部門應(yīng)做好基礎(chǔ)信息錄入和管理工作。首先，要選擇一套適合本單位收費(fèi)情況和獎(jiǎng)助貸管理情況的管理軟件，此軟件要能輕松應(yīng)對(duì)日常的收費(fèi)需要和其他數(shù)據(jù)管理需要。其次，要認(rèn)真確定各類學(xué)生的收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。再次，要定期統(tǒng)計(jì)各類學(xué)生的欠費(fèi)名單、欠費(fèi)金額、已發(fā)放獎(jiǎng)助貸學(xué)生的發(fā)放信息，配合有關(guān)職能部門發(fā)出催費(fèi)通知單，及時(shí)發(fā)放獎(jiǎng)助貸款項(xiàng)。同時(shí)，收費(fèi)和獎(jiǎng)助貸款項(xiàng)盡量通過銀行直接從學(xué)生銀行卡中扣除或者發(fā)放，以解決數(shù)據(jù)冗余問題?？傊?，收費(fèi)信息、獎(jiǎng)助貸信息、學(xué)生教學(xué)管理信息等均應(yīng)納入高校學(xué)生管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理和使用。
　　2.采用先進(jìn)的收費(fèi)方式。
　　目前我國(guó)高校常用的收費(fèi)方式有現(xiàn)金交費(fèi)、pos刷卡交費(fèi)、銀行卡扣除、銀行網(wǎng)點(diǎn)代收、銀行自動(dòng)柜員機(jī)繳納等方式，為了適應(yīng)收費(fèi)數(shù)據(jù)集中回傳等信息化管理的要求，高校應(yīng)盡量選擇銀行卡扣除和銀行代收的方式。鑒于目前網(wǎng)上銀行的發(fā)展，高校可以讓學(xué)生嘗試在線交付學(xué)費(fèi)，也可以通過“支付寶”、“財(cái)付通”等方式收取，這樣不但省時(shí)省力，而且較為方便。
　　3.簡(jiǎn)化收費(fèi)與獎(jiǎng)助貸發(fā)放流程。
　　協(xié)調(diào)好財(cái)務(wù)管理部門和其他相關(guān)部門之間的關(guān)系，明確各自的職責(zé)、規(guī)范業(yè)務(wù)操作、簡(jiǎn)化流程，并以文本制度方式固定。各部門應(yīng)與財(cái)務(wù)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，設(shè)立專用郵箱和電話。盡量不要通過私人聯(lián)系方式，避免人員更替造成的信息溝通障礙。各部門應(yīng)定期交流收費(fèi)，即時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)放獎(jiǎng)助貸款項(xiàng)中出現(xiàn)的問題并及時(shí)改正。
　　4.實(shí)現(xiàn)信息共享。
　　在資金、技術(shù)、管理等各種約束下，若貿(mào)然廢棄各部門現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)而開發(fā)一個(gè)全校統(tǒng)一的系統(tǒng)，相信對(duì)多數(shù)高校而言都是難以承受的。因此，一個(gè)更現(xiàn)實(shí)、成本更低廉的做法是，各高?？稍诂F(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，利用其擁有的信息技術(shù)支持人員，對(duì)一些常規(guī)性學(xué)生收費(fèi)管理工作，編寫若干輔助工具軟件，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、傳輸、核對(duì)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。盡可能降低收費(fèi)管理中的人工操作，以避免疏漏和提高效率。比如，學(xué)校財(cái)務(wù)部門可以委托收費(fèi)軟件開發(fā)企業(yè)研制專門的收費(fèi)信息查詢模塊提供給學(xué)工部門使用，從而方便學(xué)工部門了解學(xué)生收費(fèi)相關(guān)信息。
　　四、結(jié)語(yǔ)
　　總之，高校收費(fèi)與學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理信息化是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，是必然的趨勢(shì)和時(shí)代要求，各高校應(yīng)該根據(jù)自身的情況，穩(wěn)步推進(jìn)高校收費(fèi)與學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理的信息化建設(shè)。
　　
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　　論文資助項(xiàng)目為廣西中醫(yī)學(xué)院2008年普通科研項(xiàng)目（負(fù)責(zé)人呂幸豐，課題號(hào)P2008001）。